7 coisas que os pequenos e médios empreendedores precisam saber sobre o eSocial

São Paulo, maio de 2019 – Desde que o eSocial se tornou uma obrigatoriedade, em outubro de 2015, os prazos e fases de adequações a esse sistema sofreram muitas alterações, o que com certeza gerou muitas dúvidas nos empresários, em especial aos que não têm uma assistência proativa de seus contadores. Mas mesmo com as dúvidas dos empreendedores o eSocial é um sistema cuja adesão é obrigatória e, por isso, os empregadores deverão implementá-lo na data legalmente estabelecida. Essa nova forma de realizar as entregas das informações trabalhista ao governo exigirá a realização de mudanças e adaptações em vários setores da empresa.

Embora não traga nenhuma modificação na legislação trabalhista, previdenciária ou do FGTS, o eSocial vem garantindo ao governo a possibilidade de monitorar em tempo real se as empresas estão ou não cumprindo as obrigações previstas em lei – o que exige maior atenção e organização nos procedimentos operacionais relacionados a contratação, dispensa, aviso de férias e afastamento.

Neste contexto, é fundamental que os pequenos e médios empreendedores tenham uma contabilidade parceira, consultiva e atualizada ao seu lado, pois elas podem contribuir significativamente para responder dúvidas e auxiliar no atendimento das obrigações e cumprimento dos prazos. Vale lembrar que a falta de adequação dos procedimentos e a ausência das informações via portal do eSocial deixam as empresas sujeitas à aplicação de penalidades e multas.

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Um ponto de atenção são as empresas que são enquadradas no MEI. Apesar da legislação indicar regras simplificadas no pagamento de tributo e o SEBRAE informar que não há necessidade de contador, essa modalidade tributária não está isenta de atender as exigências do eSocial. Portanto, o empreendedor MEI que tiver funcionário precisa urgentemente ler sobre o tema ou realizar uma consulta ao seu contador de confiança para evitar aborrecimentos futuros.

Separamos neste texto, sete informações fundamentais que todos os empreendedores precisam saber para se adequar da melhor maneira. Confira!

1 – Fique atento às novas regras

O ponto crucial desse processo é a conexão com o governo. Não haverá mais espaço para fracionamento irregular das férias dos empregados, o não processamento periódico de documentos exigidos – como registro de admissão, a não informação exata do salário, jornada de trabalho, laudos da medicina do trabalho, entre outros.

Com o eSocial, o governo poderá realizar um cruzamento de dados para aferir a veracidade das informações prestadas e flagrar ocorrências de inconsistências ou omissões por parte das empresas. Portanto, é importante que as empresas otimizem seus processos internos e realizem um trabalho próximo ao escritório contábil que processa sua folha de pagamento. Desta forma, é possível gerenciar muito bem as informações por meio de controles efetivos. Dependendo do número de funcionários, vale a pena adotar tecnologias para não ter erros ou esquecimentos, além de um ponto eletrônico de gestão rápida que tenha integração com sistema de processamento de folha de pagamento.

É importante ressaltar que o eSocial não permite que seja emitida folha de pagamento para um empregado não cadastrado no sistema, nem a sua emissão sem a inclusão de todos os trabalhadores registrados.

Já que propicia maior controle sobre as informações prestadas, o eSocial exerce maior impacto sobre itens como contrato de experiência, acidentes de trabalho, cancelamento de aviso prévio, entre outros que impactam diretamente na folha de pagamento. Por exemplo, ao comunicar o evento de aviso prévio, o sistema passa a aguardar o envio do evento da rescisão ou do seu cancelamento. São novas rotinas que merecem atenção para não pegar o empregador de surpresa.

2 – Processo de Contratação

A primeira etapa é a qualificação do trabalhador. Antes de iniciar seu cadastro admissional, é preciso fornecer por meio de arquivo eletrônico o nome completo, data de nascimento e os números do CPF e PIS para confirmar se informações cadastrais do trabalhador estão de acordo com o da base do governo. Isso porque a Receita Federal utiliza o CPF para identificar cada contribuinte, enquanto o Ministério do Trabalho e Emprego e a Caixa Econômica Federal valem-se do PIS.

Pode parecer simples, mas caso não seja feita a qualificação, a ação vai gerar muitas inconsistências.

A admissão de funcionários deve ser cadastrada no eSocial até o final do dia anterior à contratação do empregado. É preciso habilitar a recepção para o evento até trinta dias antes da data prevista para a admissão que está sendo informada. Caso ela não ocorra, o processo pode ser cancelado no sistema.

3 – Processo de desligamento de funcionário

Os prazos para informar ao governo a ocorrência de determinados eventos também mudaram, entre eles o desligamento de colaboradores.

O envio da informação deve ocorrer em até dez dias após a rescisão do contrato trabalhista, para o caso de aviso prévio ter sido indenizado. Já no aviso prévio trabalhado, a informação sobre o desligamento deve ser cadastrada no sistema até um dia depois da ocorrência do evento.

4 – Processamento da folha de pagamento

O eSocial ficou conhecido como uma espécie de folha de pagamento virtual, pois nele deverão ser inseridos todos os dados relativos à remuneração como salário, indenizações, abonos, valor pago por horas extras ou adicionais, abatimentos do salário, etc.

Os principais eventos constantes no holerite ou procedimento para cálculo da folha deverão ser encaminhados individualmente para o eSocial, por isso a existência das fases de implantação.

A sistemática exigirá a observância do regime de competência para o fechamento da folha de pagamento. Os eventos que ocorrerem dentro do mês civil devem ser lançados na folha do respectivo mês e não no próximo, como é muito comum nos processos adotados pelas empresas, além disso é nesse ponto que o governo poderá cruzar as informações de horas extras que ultrapassam o limite permitido por mês, além de remunerações como forma de benefícios para reduzir a carga tributária.

5 – Jornada de Trabalho

A jornada de trabalho é mais uma das informações de envio obrigatório para o sistema eSocial. Por meio dela é que poderão ser identificadas as horas extraordinárias e o cumprimento de outras obrigações previstas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), como por exemplo o adicional noturno e os intervalos para descanso do trabalhador.

A jornada deve ser informada junto com as informações essenciais do trabalhador, como salário, função, etc. Qualquer alteração deve ser cadastrada no sistema no momento em que ocorrer. É importante frisar que as alterações de horário devem ser sempre informadas, ainda que o trabalhador não esteja sujeito à marcação de ponto.

6 – Alterações Salariais

As alterações salariais devem ser informadas ao governo nos dias subsequentes à sua ocorrência, informando-se a data da efetiva modificação. Essa informação deve ser cadastrada no sistema antes do envio do próximo evento envolvendo a remuneração do trabalhador, já com o novo salário-base. Se desrespeitado esse procedimento, o sistema acusará erro no cadastramento das informações da folha de pagamento.

7 – Central de atendimento para sanar dúvidas

Ainda tem dúvidas sobre como utilizar o sistema? Fique tranquilo, porque desde agosto do ano 2018 foi disponibilizada uma central de atendimento para ajudar os usuários a resolver problemas relacionados ao envio de informações, além de auxiliar na consulta e na edição de dados. O serviço atende apenas chamadas feitas de telefones fixos e também oferece auxílio para quem trabalha com os módulos Web do eSocial (Web Empresas, MEI e Web Doméstico). O horário de funcionamento é de segunda a sexta-feira, das 7h às 19h e o telefone é  0800-730-0888.

Bem nesse artigo procurei de forma bem resumida falar um pouco sobre o eSocial, pode parecer até notícia velha, mas observamos ainda muitos empreendedores com dúvidas sobre esse tema, aqui na Capital Social Contabilidade e Gestão a nossa equipe está sempre antenada as mudanças e controle das regras para garantir a conformidade e cumprimento dos prazos. Deixo um convite para conhecer o nosso trabalho sem compromisso, quem sabe possamos nos tornar parceiros.

Não se sinta sozinho, estamos aqui – pode nos enviar uma mensagem: 11 96615-0404

Se quiser conhecer o trabalho que a Capital Social será uma alegria apresentar uma proposta personalizada ao seu momento, entre em contato.

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