Matriz de priorização: um guia para organizar a gestão do seu negócio

A sensação de que o tempo está passando mais depressa já é lugar-comum no dia a dia das pessoas e das organizações. Por toda parte vemos profissionais gastando toda a sua energia para apagar incêndios e alegando a falta de tempo para promover verdadeiras melhorias na forma de trabalhar.

Em função disso, as ferramentas que ajudam as empresas a se orientarem em meio a tantas questões urgentes não podem ser descartadas pelos empreendedores. Conheça a matriz de priorização e saiba como ela ajuda a organizar a gestão do seu negócio:

Crie uma tabela

Uma matriz de priorização nada mais é do que uma tabela que ajuda uma empresa a identificar quais problemas em suas operações e negócios devem ser priorizados. Para criar uma matriz personalizada para sua empresa, basta inserir nas linhas dela todos os problemas a serem analisados e comparados, como cancelamentos de clientes, fidelização baixa, custos elevados e outros fatores que precisam ser otimizados.

Já nas colunas, será necessário inserir quais aspectos do problema serão avaliados, como o impacto sobre o negócio e/ou sua urgência, por exemplo.

Defina graus de importância

Após criar a tabela, será necessário estabelecer, ainda, uma escala de importância para os aspectos avaliados na coluna. É comum vermos a utilização da escala de 1 a 5, em que 1 é atribuído aos problemas com nenhuma relevância e 5 àqueles mais preocupantes. Entre eles, ficam os graus intermediários, que podem ser definidos pela sua empresa.

Atribua notas

Agora que a tabela está pronta e os graus de importância definidos, chegou a hora de atribuir as notas corretas a cada problema. Nesse momento, é importante que a avaliação seja feita em conjunto por pessoas que conheçam a questão.

Dessa forma, evita-se que a priorização seja feita somente a partir de uma perspectiva, que pode não ser representativa da realidade da organização.

Some os resultados

Com todas as notas atribuídas a cada problema, o último passo é somar a pontuação de cada um deles e depois organizá-los do maior para o menor. No topo da lista estarão os problemas com maior pontuação, ou seja, aqueles que deverão ser priorizados pela empresa.

Utilizando uma Matriz GUT

Agora que já vimos como funciona uma Matriz de Priorização, podemos falar um pouco sobre a Matriz GUT que é ferramenta bastante eficiente e utilizada para priorizar problemas. O seu nome é originado das iniciais G de gravidade, U de urgência e T de tendência.

Ele se utiliza de três escalas (colunas de decisão) para definir uma prioridade, e através da combinação delas é possível fazer uma priorização bem eficaz.

Gravidade

A gravidade sinaliza a profundidade do dano que o problema pode causar em sua empresa ou organização se não for resolvido. Nesta escala, atribua as notas de 1 a 5, sendo, 5 para extremamente grave, 4 para muito grave, 3 para grave, 2 para pouco grave e finalmente 1 para sem gravidade.

Urgência

Já na urgência, a escala de avaliação deve representar o tempo disponível para resolver aquele problema ou situação, ou seja, quanto mais urgente for o problema menos tempo você dispõe para resolver.

A pergunta essencial para avaliar corretamente é: Este problema pode esperar ou deve ser resolvido de imediato.

Indo para a escala, utilize 5 para imediato, 4 para curto prazo, 3 para prazo médio, 2 para longo prazo, e 1 para longuíssimo prazo.

Tendência

Por fim temos a tendência, esta avaliação diz respeito à o que ocorrerá com o problema se nada for realizado para soluciona-lo.

Na escala utilize 5 para piora muito, 4 para aumenta, 3 para permanece, 2 para reduz-se ligeiramente, e 1 para desaparece.

Analise da Matriz GUT

Após classificar os problemas nas três escalas é preciso multiplicar os resultados para dar uma nota final (Nota Final = G x U x T), este resultado será utilizado para classificar e priorizar o que deve ser feito primeiro, se você utilizou a escala que demonstramos os resultados com maiores valores são os primeiros a serem resolvidos.

Para entender melhor veja um exemplo logo abaixo da Matriz.

Você gostou da Matriz GUT para priorizar problemas, baixe a versão que utilizamos aqui na Capital Social com alguns exemplos preenchidos para facilitar o entendimento. Clique aqui.

Fique de olho nas alternativas

Bem, já vimos como priorizar problemas e demonstrei a Matriz GUT, agora o mesmo pode ser utilizado para escolher entre alternativas ou soluções possíveis para um problema.

Para isso, basta substituir os problemas por soluções (nas linhas) e incluir nos graus de importância (colunas) os aspectos a serem analisados, como benefícios da solução, a satisfação dos clientes, os investimentos necessários e outros critérios que possam ajudar a orientar as equipes.

Outro aspecto importante a ser considerado é que, nos casos mais complexos, também é preciso que a empresa avalie se as soluções devem ser implantadas de forma sequencial, caso dependam uma das outras. Isso evita o investimento de tempo, esforço e recursos em iniciativas que não trarão resultados somente pelo fato de não terem o apoio de outras predecessoras.

E você? Acredita que a matriz de priorização é uma ferramenta útil para que as empresas solucionem seus problemas no dia a dia? Deixe seu comentário!