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O eSocial impacta a minha empresa?

Você já ouviu falar sobre o eSocial? Este é um projeto do governo federal que vai agrupar em uma só ferramenta digital todas as informações previdenciárias, trabalhistas e tributárias dos empregados brasileiros, de forma que os empregadores passarão a se valer de tal tecnologia para enviar as informações pertinentes aos órgãos de controle e fiscalização do Estado.

Apesar de o novo sistema não alterar as legislações existentes, ele vai significar mudanças relevantes quanto aos processos internos de controles e registros nas empresas. Como o eSocial passará a ser obrigatório já a partir de 2015 para todos os empregadores físicos e jurídicos, incluindo-se o doméstico, é essencial que as organizações comecem a se preparar o quanto antes. Então, que mudanças isso vai trazer para sua empresa?

Deve-se ajustar a cultura da empresa

O novo sistema eletrônico vai fazer com que os órgãos governamentais tenham acesso amplo às informações acerca das obrigações decorrentes das relações trabalhistas e previdenciárias. Isso significa que, com o tempo, a Receita Federal e outros órgãos afins conseguirão controlar o cruzamento de dados e números com maior consistência, deixando mais difícil escamotear os rendimentos não declarados.

Dessa forma, os dados que não eram usualmente registrados pela empresa que age fora das determinações legais, desde a data certa de admissão de novos funcionários ou o controle da jornada de trabalho, por exemplo, deverão passar a ser inseridos corretamente no sistema. Vale dizer que há risco de receber multas pesadas se a comunicação de dados não for feita ou ainda que seja realizada fora do prazo.

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É preciso aprimorar a gestão de pessoas

O departamento de pessoal ou os colaboradores que cuidam dos recursos humanos na firma deverão, antes de mais nada, adaptar-se à nova tecnologia, de maneira a cumprir os corretos lançamentos no sistema da empresa, para monitoramento interno, e também no eSocial. E é aí, talvez, onde o eSocial poderá trazer mais despesas para sua empresa: talvez seja necessário rever práticas de registro e contratar mais profissionais para lidar com todas as tarefas dentro dos prazos exigidos.

Ou seja, as novas rotinas poderão causar excesso de pressão por conta da sobrecarga de trabalho, mas isso poderá ser retificado com o planejamento indispensável para se adequar a empresa ao eSocial.

Deve-se cuidar antecipadamente das folhas de pagamento

Ainda que o sistema interno e as práticas da empresa estejam adaptados para o eSocial, os números, dados e informações de lançamento devem estar disponíveis e apurados para serem enviados dentro do prazo. Isso significa que, se a empresa estiver acostumada a fazer tal tarefa às vésperas do cálculo das folhas de pagamento dos empregados, precisará implementar outro mecanismo de registro e organização desses elementos, de preferência automatizado, a fim de evitar o retrabalho e correções exaustivas.

É importante estudar o eSocial e fazer um adequado plano de ações para sua empresa, diante das demandas que se mostrarem imprescindíveis para tudo correr bem. Já que o objetivo do programa é tornar mais efetivo o cumprimento das legislações trabalhistas e previdenciárias, diminuindo-se a sonegação fiscal e reduzindo as fraudes na Previdência Social, não há como escapar das mudanças que a empresa terá que implementar.

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Contadora, pós graduada em Marketing com especialização em Gestão de Projetos. É sócia proprietária da Capital Social Contabilidade e Gestão. Website: www.capitalsocial.cnt.br