Conciliação de Cartão – Tudo o que você precisa saber e ninguém te contou

A conciliação financeira é um passo importante de gestão de qualquer empresa. Ela pode parecer complicada no início. É somente depois que se pega o jeito se torna simples e útil para o dia a dia.

Mas o que dizer da conciliação de operações no cartão de crédito. Esse tipo de recebimento tem se expandido rapidamente. Existem empresas que mais de 95% das vendas é em débito e em crédito. Então não dá para negligenciar, não é mesmo?

As operadoras melhoram muito a informações e relatórios nos últimos anos. Embora esse acontecimento, é comum o empreendedor não sabendo como controlar essas operações. Isso prejudica as suas finanças e complica a gestão.

Então se houver parcelamentos, diferentes taxas e antecipação de cartões… nossa… lascou-se.

Se esse é o seu problema, acompanhe esse texto. Vamos ajudar você a desvendar um pouco de como fazer uma conciliação eficiente e aproveitar os dados em suas finanças.

1- O que é a conciliação de cartão

A conciliação é o ato de conferir e validar as informações e transações realizadas. Na conciliação de cartões, o controle possui algumas etapas. Existem no processo as transações de vendas e as transações de recebimento destas vendas.

Fazer a conferência de transação a transação trará mais segurando e confiabilidade nos dados do seu negócio. Isso possibilitará que você possa administrar suas vendas e fluxo de caixa da empresa.

Além disso, evita-se perda de dinheiro. Existem problemas em taxas, despesas e em fraudes que podem ocorrer na sua empresa.

Por isso ter uma conciliação de cartões pode ser essencial para o seu negócio prosperar.

Recomendamos: Conciliação Bancária: O que é, como fazer e resolver [GUIA COMPLETO]

2- Vantagens em se realizar a conciliação de cartão

A conciliação é uma atividade essencial para o seu negócio. Assim é importante entender as principais vantagens de realiza-la. Isso poderá ajudar na melhora de diversas áreas da empresa como finanças e vendas. Vamos a algumas vantagens:

a- Redução de Riscos Financeiros

Bem, está no objetivo da conciliação. Reduzir os riscos financeiros do negócio. Se boa parte dos seus recebimentos são nesta modalidade, qualquer problema que exista do processo pode reduzir a sua lucratividade.

E aqui estamos falando de diversos aspectos. Temos;

• a confirmação das taxas contratuais;
• a incidências de fraudes no seu negócio;
• e até a perda de vendas pela falta de aprovação da operação.

Todas as informações da conciliação e problemas identificados fará com que você melhore processos e atue de forma mais eficiente com as vendas em cartões.

b- Controlar recebíveis

Veja, existem diferentes datas para o recebimento das vendas em cartão.

Principalmente com a concorrência do mercado que tem feito com que os prazos padrões de 2 dias para débito e 30 dias para crédito sejam modificados.

Existem players no mercado que entregam os valores com 14 dias, e já antecipado no dia seguinte da operação.

Isso sem falar nas opções de parcelamento em 6, 12 e até 18 vezes com taxas do estabelecimento ou ainda do consumidor.

Como há essa distância e diferenças de taxas é importante que você saiba após uma venda quando irá receber os recursos.

Sem isso a sua operação ficará no escuro, e pensando em planejamento, não saberá a necessidade de capital de giro para operar.

Imagine não prever essa situação numa BlackFriday por exemplo e ficar sem caixa para o pagamento de contas dado o sucesso de vendas, situação complicada, não?

Recomendamos: Capital de Giro: O que é e como calcular?

c- Controlar taxas e custos

Embora os recebimentos nos cartões tragam muitas vantagens e comodidade para o empreendedor, por não ter inadimplência por exemplo e permitir a venda de um produto ou serviço de maior valor para o consumidor, há um custo a ser pago.

Esses são as taxas e custos do processo, como a taxa por transação, o custo do POS, custos de antecipação e outras que podem estar embutidos em seu contrato.

Como essas taxas influenciam a sua lucratividade que pode ser diferente por tipo de cartão transacionado, é importante controlar elas. Isso por dois motivos:

– Para evitar erros e surpresas de despesas inesperadas – Isso pode ser mais comum do que o imaginado, e pode te levar a um custo maior por transação e isso custar muito dinheiro.

– Para poder tomar decisão do que contratar para o seu estabelecimento – Com a concorrência no setor, a possibilidade de aquisição do POS ao invés de alugar, esse tipo de decisão é estratégica.

Recomendamos: A verdade que ninguém nunca contou sobre despesas elevadas

d- Verificar e centralizar todas as informações

Com um processo de conciliação e controle dos recebíveis, você centraliza todas as essas informações em uma base única ou ainda em uma base única com um controle suporte.

Isso será importante principalmente se você opera com mais de intermediadora de cartões. Imagina ter que fechar o caixa e ter que entrar no site da empresa a, b e c para descobrir os recebimentos da semana.

Então controlar essas informações significa organizar toda a estrutura de dados de controle da operação de cartões, que pode ter entre outros inputs;

• Relatórios de vendas
• Extratos de pagamento
• Filipetas e Comprovantes
• Sistema de Controle de Caixa
• Extratos Bancários.

3- Quais são as verificações essenciais de uma conciliação de cartões

Está gostando do texto? Vamos lá que temos mais informações organizadas para você.

Dito sobre a conciliação e os benefícios, quais são as conferências essenciais para um processo estruturado de conciliação de cartões.

Saber para onde olhar é importante para que na escolha do formato de controle você tenha a possibilidade de conferir as informações abaixo.

• Verificar se os valores repassados estão corretos: É importante considerando as diferentes taxas por cartão / bandeira e os possíveis descontos até o recebimento
• Verificar se as taxas estão sendo cumpridas conforme negociado: Uma diferença de cobrança da taxa pode significar um prejuízo para o negócio, imagine perder 1% ou mais a cada venda.
• Conferir os cancelamentos de venda que ocorrem e analisar porque ocorrem – Em alguns negócios a ocorrência de chargeback pode significar fraudes, e se você não corrigir imediatamente tende a elevar a incidência.
• Identificar compras invalidadas pela operadora – Neste caso ocorre na venda, então corrigir ou entender poderá gerar mais vendas futuras.
• Verificar e controlar as datas de recebimentos – Tão importante quanto a transação de venda é ter certeza da data do recebimento. Acompanhar para identificar algum erro é importante.
• Ter controle dos saldos a receber e a possibilidade de desconto destes valores.

4- Conciliação de cartões passo a passo

Ufa quanta informação. Vamos para a ação pois é justamente neste ponto que muita gente trava na hora de conciliar.

1º Passo – Organize as informações de taxas por Bandeira/Operadora

Começar, significa organizar as informações básicas e neste caso se tratam das taxas de desconto por Bandeira/Operadora, os custos de POS e situações por parcelamento do cartão.

Organize e identifique todas as situações para a conferência da conciliação.

2º Passo – Organize e defina as informações de venda para a conferência

A primeira transação a conferir é o processamento da operação de venda.

Por isso é importante que você defina qual é a base de informação e relatório para a conferência.

Embora cada operadora te entregue um relatório das transações processadas, o ideal é iniciar a conciliação com uma informação própria do seu ERP, pois a primeira conferência é justamente e verificar se todas as vendas foram corretamente processadas.

Definir padrões é essencial nesta etapa.

3º Passo – Confira e organize as Filipetas

Muito empreendedor já se perguntou sobre o comprovante que sai da POS do cartão. “Devo ou não devo arquivar?” é uma pergunta recorrente.

Saiba que esse comprovante, também chamado de Filipeta é essencial em um processo de chargeback onde a venda pode ser contestada.

É através desta filipeta que você poderá confirmar a operação realizada, ou ainda confirmada se não estiver processada pelo cartão.

Por isso é importante um processo de conferência com o relatório de vendas/processamentos e o seu arquivo, pelo menos até a data do recebimento completo da venda.

4º Passo – Registre as informações de recebíveis em seu sistema de gestão

São poucos os sistemas de gestão que são preparados para o controle de recebíveis de cartão. Se o seu sistema é, parabéns, se não é, isso pode ser algo que gere muita confusão.

Muitos dos sistemas de gestão, são sistemas de controle de fluxo de caixa, então como fazer isso e registrar a venda.

Bem, para ajudar neste entendimento, vamos a etapa de uma venda no cartão.

a- A venda é realizada.

b- O consumidor efetua o pagamento em seu cartão.

c- A operadora manter os recursos intermediados até a data de pagamento.

Como registrar no sistema financeiro?

Entendendo esses passos, se o seu sistema é de controle financeiro, a venda do consumidor deve ser registrada como recebida, pois como poderá observar o consumidor efetivamente pagou e nada poderá ser cobrado dele posteriormente.

Tá, e se eu der um recebido, onde está o recurso que não recebi.

Você deve criar uma Conta em seu sistema Financeiro, assim como faz com os Bancos. Então ao invés de um Bradesco ou Itaú você terá um Rede, Cielo ou PagSeguro como exemplo.

O recebimento da venda deve ser feito nesta conta e a taxa por competência da venda, deve ser já registrada como uma despesa.

Pois bem, o resultado disto é um Saldo da Conta Operadora do Cartão idêntica ao Saldo a Receber de todas as suas operações ainda não recebidas.

No momento do recebimento bancário você realiza uma transferência no sistema de controle, partindo da Conta da Operadora para a Conta Banco.

Esses são os registros corretos a serem realizados, lembrando que o Saldo da Conta da Operadora deve ser retirada de uma análise de caixa disponível, pois embora esse recurso seja do seu estabelecimento, ele somente não está disponível com liquidez imediata.

Isso exigirá um controle adicional de recebíveis do Cartão, que pode ser feito em uma planilha auxiliar como a que disponibilizamos em nossos materiais e neste link.

Recomendamos: Fluxo de Caixa – Um Guia para iniciar e realizar o controle financeiro da sua empresa

5º Passo – Faça a conciliação bancária dos recebimentos

Bem, registrando corretamente no Sistema Financeiro as vendas e recebimentos do cartão de crédito, o passo seguinte é a conciliação dos recebimentos efetivos na conta bancária.

Concilie todas as entradas conferindo se o valor era o esperado.

É comum haverem taxas ou alugueis de maquininha sendo descontados do recebimento, então na evidência deste problema analise e confira se está de acordo com o seu contrato.

6º Passo – Analise e resolva as pendências e diferenças

Pode parecer redundante, pois a todo momento nos passos anteriores podem ter existido problemas analisados e resolvidos.

Porém pode ser que existam problemas de solução mais complicada do que ver e agir.

Por isso reserve algum tempo para retomar os problemas ocorridos e criar um plano de ação para a solução plena.

Digo isso, pois de vez em quando tomamos ações imediatas que remediam, mas não corrigem problemas. Aqui corrija para evitar novas incidências, ok?

7º Passo – Considere os recebíveis futuros em seu fluxo de caixa

Falamos no 4º passo sobre o registro em sistema financeiro das operações.

Em muitos sistemas, não há o preparo para esse tipo de ocorrência, então é preciso ter definida a forma de analisar o fluxo de caixa futuro.

Uma das ações comuns é retirar a conta da Operadora da Analise, já que os saldos não possuem liquidez imediata e criar algumas provisões de entradas de recursos, para que você possa ter a visão correta do fluxo.

Importante é avaliar as possibilidades do seu sistema para que possa fazer uma análise correta das informações financeiras.

5- Recomendações do processo de conciliação

Bem, estamos indo para a parte final, e gostaria de deixar algumas recomendações úteis para que considere em seu processo.

• Guarde as Filipetas: Elas são importantes e, portanto, não ignore o seu armazenamento organizado, para recuperar caso precise.
• Faça a conciliação: Embora mais complexo do que uma conciliação de boletos por exemplo, a conciliação de cartões conforme comentamos no texto será muito útil para que você tenha segurança financeira em sua operação. Recomendamos não negligenciar.
• Utilize seu sistema de Gestão Financeira: Nada pior para um negócio que ter um sistema financeiro e não o utilizar. Encontramos muitas empresas fazendo o registro da entrada somente quando “pinga” o recurso na conta. Espero que este texto ajude realmente a você fazer os registros de forma completa. Encontramos mais da importância do controle nos lucros neste artigo.
• Tenha o controle de sua operação: Uma operação com cartão pode facilitar muito o dia a dia e resultar em mais vendas. Mas não ter controle pode significar jogar dinheiro no ralo… pense nisso e tenha o controle de sua operação.

Conclusão

Espero que tenha gostado do texto. Resumimos toda a informação necessária para uma conciliação de cartões.

Sabemos das dores dos empreendedores, e essa com certeza é uma delas. Nosso dia a dia é ajuda-los e por isso temos produtos e serviços para facilitar o seu dia a dia.

Nosso atendimento vai além dos serviços contábeis tradicionais e oferecemos uma estrutura para a terceirização de sua operação financeira.

Com as suas dúvidas é que podemos criar textos como estes. Textos que ajudem a comunidade empreendedora nos desafios de gestão financeira.

Conheça nossos serviços e entre em contato conosco, ficaremos felizes em atende-lo.