Como proteger sua empresa do Coronavírus (COVID-19) e como adotar política de home office para o período

É fato, o Coronavírus virou uma Pandemia conforme a AMS publicou e já vem afetando negócios por todo o mundo.

Uma crise, trata-se de uma grande mudança temporária, e o risco é não ter um plano, adotando medidas conforme o momento.

Assim, esse assunto não tem que ser tratado de modo a gerar pânico, mas sim, em uma linha de gerenciamento para tornar a empresa mais forte e preparada.

Reunimos neste artigo como as empresas podem fazer para evitar os efeitos da crise e ainda criar vantagens competitivas para o futuro. Vamos lá…

O que deve ser feito para minimizar os impactos do Coronavírus COVID-19

Bem, estamos vendo que os negócios no mundo inteiro estão tendo impactos com a pandemia de coronavírus.

Adotar uma gestão ativa para minimizar impactos é essencial. Sabemos que alguns negócios sofreram mais do que outros, mas não ter plano nenhum pode deixa-lo em apuros.

Separamos algumas frentes que em ordem devem ser a prioridade, com a Gestão de Crise, a Segurança Física, Reputação e Negócios e Finanças e Caixa. Vamos detalhar o que fazer em cada uma dessas caixas.

a- Gestão de Crise

Primeiro item nas prioridades de qualquer empresa é fazer a gestão da crise. A empresa deve se antecipar e ter um plano pensando no pior dos cenários. Entre os itens, pense em:

• Fazer uma lista com atividades e funções na empresa que podem ser impactadas pelo coronavírus.;
• Liste todas as alternativas de contorno para uma possível falta de recursos humanos;
• Preveja situações em falhas de fornecedores e parceiros;
• Tenha um caixa reforçado para o período, veja mais abaixo o item.

A empresa também deve ficar atento aos movimentos do governo, que tende a adotar medidas para minimizar os efeitos na economia, e aos protocolos e orientação de segurança dos órgãos de saúde.

Fazer tudo isso sozinho pode ser desgastante ao Empreendedor, por isso uma boa prática é ter uma equipe de gestão de crise, assim você pode ter reações mais rápidas para os eventos que ocorram com uma análise sem toda a pressão de ser individual.

Manter a calma e não entrar em desespero é essencial, por isso recomenda-se a prática de comunicar aos skateholders da empresa as ações que estão sendo realizadas.

b- Segurança Física

Não se esqueça, você deve antes de mais nada proteger seus colaboradores e clientes dos riscos físicos de contaminação.

Amplie e melhore as ações de limpeza e desinfecção de ambientes. Você pode ampliar a limpeza e adotar medidas para que itens que são acessíveis as mãos tenham tratamento especial, como maçanetas de portas, máquinas de café e todo mobiliário de uso.

Outra ação importante é incentivar que colaboradores que estejam doentes ou com o sintomas fiquem em casa. Mais abaixo falaremos de ações de Home Office que podem ser adotados, inclusive para colaboradores que tenham tido contato com infectados.

Muitas empresas já adotaram como protocolo, reduzir viagens e reuniões externas. Existem ferramentas como Whereby, Hangout Meet e Skype que vão ajudar a adotar vídeo conferência para medida. Outra medida bem vista é adoção de Home Office para colabores que podem desempenhar as tarefas de sua casa, é somente necessário fazer essa ação com cautela para não ter uma quebra de produtividade.

Na impossibilidade de atuar como Home Office é possível criar uma flexibilidade no horário de entrada de funcionários para que eles evitem os horários de pico dos transportes públicos. Essa é uma das ações que adotamos na Capital Social.

Como o contato físico pode ampliar as situações de transmissão, você pode melhorar ambientes de trabalho para colaboradores e de consumo para clientes, ampliando os espaços, evitando o contato direto. Ações simples como limitar a quantidade de pessoas em elevadores tem ajudado nesta questão de evitar o contato. Limitar o ar condicionado utilizando a ventilação natural, também ajuda as pessoas a não ficarem em situação de confinamento.

Por fim, não se esqueça de fazer orientações de boas práticas de saúde. Não deixe se educar para os riscos, sintomas e medidas preventivas disponíveis. Pode ser usado as cartilhas do Ministério da Saúde para a utilização da informação oficial.

Boas práticas devem ser estimuladas, como orientar colaboradores a lavarem as mãos antes de começar a trabalhar, depois de espirrarem ou tossirem e depois de tocarem superfícies ou objetos potencialmente infectados.

c- Reputação e Negócios

Aqui os riscos são grandes, pois sua empresa deve agir em conformidade com a Cultura que possui, e assim devemos evitar ações que não façam parte de seu perfil.

Reveja os valores com a equipe e trate que as ações estejam coerentes com elas. Toda a comunidade deve estar atenta como a sua empresa se portou durante a crise.

Deve-se ter um plano com relação aos negócios, se ele deverão ter uma pausa, ou não, e ainda medidas contra crise e auxilio a parceiros de negócio.

Um item que normalmente não é dado atenção é a segurança de dados sensíveis. Com a utilização de home office, utilize sua equipe de TI para levar em conta os riscos cibernéticos.

d- Finanças e Caixa

O risco de continuidade dos negócios fica por conta do Caixa. Verifique a sua situação de Caixa e se possível melhore ela.

Empresas com o Caixa apertado, ou ainda que dependem de receitas para equilibrar as finanças poderão sofre bastante durante esse período.

Veja o seu Contas a Receber e faça gestão de sua inadimplência. Você poderá verificar um aumento nos atrasos de pagamento. Incentive o pagamento antecipado, oferecendo algum desconto. Veja mais medidas para melhorar o fluxo de caixa em Fluxo de Caixa: 9 dicas para torna-lo mais eficaz (aposto que você não conhecia a 8ª dica!)

É fato que o consumo ou compra presencial tende a ser reduzido com a baixa circulação das pessoas. Por isso você deve reforçar canais online como seu Ecommerce e Delivery.

Uma outra ação importante é verificar a contratação de recursos de Capital de Giro com os Bancos. Em crises, normalmente há uma escassez de liquidez e se tiver disponível uma linha avalie a sua contratação, mesmo que não exista necessidade imediata. Recomendo a leitura de: Captar recursos para o seu negócio – Conheça as alternativas e dicas para financiar seu crescimento

Escrevemos um Artigo Exclusivo para Finanças durante a Pandemia: Geração de Caixa: O que fazer na pandemia de coronavirus na empresa

Como adotar Home Office na minha empresa

O Home Office é uma das principais alternativas que estão sendo utilizadas para evitar a propagação do vírus. Mas será que ele serve para sua empresa, e como adotar? Vamos ver.

Primeiro é preciso conceituar o que é Home Office. Em sua tradução literal, o termo que dizer “escritório em casa”. Portanto ele conceitua quando um funcionário ou colaborador realiza uma atividade fora do ambiente da empresa. Isso elimina a necessidade de deslocamento do colaborador.

Apesar disso ele é diferente de trabalho externo, por exemplo, feito por um vendedor, onde por característica já é feito foras das dependências da empresa.

Para adotar o Home Office é necessário um preparo Cultural também da empresa com suas lideranças, como do colaborador. Adotar e dar certo, é praticamente um caminho sem volta, e você deve estar preparado para adotar esse modelo com eficiência.

a- Vantagens do Home Office (olhar da empresa)

• Redução de Custos com mobiliário, espaço físico e consumo;
• Possível redução de absenteísmos, já que não existem problemas de deslocamento do colaborador;
• Pesquisas indicam aumento da produtividade e na motivação dos colaboradores. Por incrível que pareça a concentração aumenta no conforto do lar.
• Uma redução dos índices de turnover e uma melhor retenção de talentos.

b- Desvantagens do Home Office

• Controle de horários e de tarefas fica mais complicado (por isso uma mudança cultural).
• Existem colaboradores que não se adaptam ao home office, portanto você deve ficar atento a isso.
• Algumas atividades são menos efetivas sem a interação do ambiente da empresa.

Ainda há uma grande resistência pelas empresas com relação a efetividade do Home Office, e o principal é sobre a sua eficácia.

Quais são os pontos da legislação sobre o Home Office

Primeiramente é importante esclarecer que o Controle de Jornada, de acordo com a Lei da Liberdade Econômica, ocorre para as empresas com mais de 20 funcionários. Embora esteja assim no texto legal, sempre recomendamos adotar o controle, como uma ação de gestão de recursos humanos (na analise carga/capacidade) e para a proteção do empreendedor com relação a ações trabalhistas.

Essa recomendação sempre permeia as nossas conversas com empreendedores, pois achamos que o custo benefício deste controle é alto, ainda mais com empresas de tecnologia entrando com serviços de controle de jornada.

Então vamos falar um pouco mais sobre a legislação pertinente do Teletrabalho ou do Home Office como preferir.

Os principais pontos na legislação surgem em 2017, com a reforma trabalhista que reconhece essa forma de trabalho. Anteriormente qualquer assunto relacionado tinha como base jurisprudência o que tornava um risco jurídico alto para o empresário.

O primeiro ponto, é como ele é reconhecido, deve ser formalizado. Então no contrato de trabalho dos funcionários devem ter a indicação do regime de home office.

Recomendamos: [Infográfico] Relações de Trabalho – O que muda após a Reforma Trabalhista

a- Contrato de Trabalho Home Office

Ele pode ser integral, misto ou ainda voluntário. Um contrato normal pode ser alterado para Home Office e vice versa, o único ponto é permitir algum tempo para a mudança efetiva, evitando assim contratempos.

Na legislação ficou estabelecido que o colaborador realizar treinamentos ou ainda participar de reuniões periódicas na empresa não altera a situação do contrato de home office.

No Contrato de Trabalho além do Regime, deve ficar claro quem arca com os custos. Não necessariamente ele é do empregador, mas deve ser especificado os principais itens como equipamentos, energia, internet, etc.

Já observamos diversos aditivos de contrato com Home Office opcional onde as despesas são integralmente do colaborador, tendo a empresa somente participado com o equipamento.

b- Controle de Jornada

A legislação estabelece que não há necessidade de controle de jornada do trabalhador em Home Office.

O entendimento é que os trabalhadores possuem mais autonomia sobre a realização do trabalho e por isso não seria necessário o controle de horas.

Sem o controle de jornada não há do que falar de horas extras. Apesar desta determinação, o teletrabalho deve respeitar o que fixa a CLT com máximo de 220 horas mensais com 44 horas semanais.

Bem, nós entendemos que o controle de jornada no Home Office é possível e isso, mais medidas de controle de produtividade podem ajudar na curva de adoção da modalidade, mas essa é uma opinião, e deve ser equilibrada do ponto de vista da gestão.

c- Saúde do Trabalho

A legislação também garantiu um olhar sobre a segurança do trabalho, já que o colaborador está fora da empresa.

O empregador deve instruir os colaboradores com as precauções de segurança do trabalho, e para isso ser efetivo, entendemos ser necessário produzir um termo de responsabilidade deste como compromisso com o colaborador.

d- Férias, 13º salario, benefícios

Todos os demais itens da CLT são mantidos para o trabalhador de Home Office, a única questão que ele não terá é o direito ao vale transporte uma vez que não há deslocamento.

Criando uma política e regras para a adoção do Home Office

Nós não achamos que basta querer que os colaboradores atuem de suas casas para que o Home Office dê certo em sua empresa.

O principal ponto para a efetividade do Home Office é a cultura da Empresa. Na Cultura da empresa deve ter suporte a esse modelo de trabalho que potencialize o negócio e não o inverso.

Achamos que o Home Office deve ser voluntário e não uma imposição. Digo isso pois sempre existirão bons profissionais que vão bem no formato e outros não.

Para começar uma política deve ser feita uma análise da empresa:

• Quais áreas permitem o trabalho remoto? Quais não?
• Quais funcionário ou áreas poderão praticá-lo sem prejudicar os negócios da empresa?
• Como as áreas irão se organizar com o modelo e a comunicação entre seus membros?
• As ferramentas que a empresa possui são adequadas para esse tipo de trabalho?

Com essas perguntas é possível evoluir com a política, que mais que as regras gerais e obrigatoriedades, deve assegurar que existem recursos necessários para a assegurar o trabalho remoto.

Deve ser pensada a conduta do colaborador trabalhando em sua casa, lembrando que o trabalho remoto não que dizer que o colaborador trabalhe por exemplo de madrugada. É possível prever os horários na qual ele pode atuar.

Além disso, é recomendado reuniões periódicas e treinamentos na empresa. Esses devem ser previsto na política.

A ideia é deixar a relação bastante clara, inclusive com o alinhamento de como será medida a produtividade do colaborador. Deixar essa relação transparente é uma razão de sucesso.

Gestão de Produtividade e Jornada de Trabalho

Aqui mora o segredo do processo. Se você não mudar a sua cabeça de gestor e acompanhar a produtividade e qualidade do trabalho há grandes chances de insucesso.

Nossa experiência recomenda que exista um controle de jornada com um meio complementar para análise da produtividade. O que utilizamos aqui é um Time Sheet. Optamos por uma plataforma integrada, que inclusive já faz cruzamentos para indicar inconsistências.

O controle de jornada, não é obrigatório conforme comentado na seção sobre a legislação, porém ele pode identificar gargalos na produtividade e achamos adequado adotar.

Devemos prever que há uma mudança do Mindset de um colaborador quanto ele adota o Home Office, portanto é necessárias ações de treinamento para os temas de produtividade, autogestão, gestão de tempo e organização da rotina.

Se simplesmente largar a mão, tenha certeza que você jogará fora a chance de isto dar certo e colher os benefícios.

Como montar um piloto de adoção de Home Office

Vamos falar agora um pouco de prática.

1. Selecione os profissionais- Fuja da tendência de escolher todas de uma única vez. Avalie o perfil comportamental e selecione aqueles que se darão melhor. Defina as responsabilidades e certifique-se que os riscos de segurança da informação foram mitigados. Tendo um grupo de controle trabalhando na empresa é possível comparar a produtividade.
2. Forneça sistemas para o trabalho. As ferramentas nas nuvens ajudam na adoção, mas é importante certificar do acesso a todas as ferramentas de trabalho. Nós por exemplo tivemos que procurar uma ferramenta de acesso remoto para um sistema que somente funciona internamente. Tenha também formas de se comunicar com o colaborador e dar feedback.
3. Estabeleça as tarefas e objetivos. Uma medição importante do colaborador em Home Office são seus resultados. Estabeleça e alinhe as métricas do trabalho. Faça reuniões diárias ou ainda periódicas para correção dos rumos.
4. Avalie os resultados. É chegada a hora da verdade. Verifique se os resultados são condizentes com o esperado. Não esqueça de realizar pesquisas com o próprio colaborador para entender a adaptação dele as condições da empresa.

O que a Capital Social está fazendo para minimizar os impactos do COVID-19

Bem, todos nós temos que fazer a nossa parte. Espero que o texto tenha ajudado a você a pensar ações em sua empresa.

Estamos monitorando de perto a situação do coronavírus (COVID-19) e tomando todas as medidas necessárias para garantir que as necessidades dos nossos clientes continuem sendo atendidas e que os nossos colaboradores estejam em segurança.

Compartilhamos abaixo as ações que estamos realizando para garantir nosso suporte:

> Adoção momentânea de jornada flexível, podendo o colaborador evitar horários de pico nos transportes

> Inicio de Piloto de Home Office, para estar preparado se houver necessidade de adoção.

> Adoção de videoconferência para reuniões. Assim, neste momento estamos extinguindo visitas e reuniões externas.

> Ações de orientação e de higiene com a distribuição de álcool gel para todos da equipe

> Adequações do local de trabalho, com utilização de ventilação natural, maior distribuição das pessoas no espaço físico, redução da necessidade de tocar em maçanetas e mais turnos de almoço.

> Manutenção de um Comitê para crise.

> Reforço dos canais de atendimento para entrada de demandas

Fica a dica, caso queira adotar as mesmas medidas e elas sejam válidas para a sua empresa. Adotou outra ação dívida com a gente nos comentários.