Por que um departamento administrativo não pode faltar na sua empresa

No cotidiano de trabalho de uma empresa, muitos são os desafios a serem vencidos todos os dias. São tantos os problemas que, às vezes, podemos nos esquecer da importância de questões básicas como, por exemplo, as relacionadas à organização da empresa. Neste artigo, vamos explorar um pouco a importância de se ter um departamento administrativo bem estruturado. Quando cada funcionário sabe exatamente o que fazer, não há espaços em branco e toda demanda terá um responsável. É como em um jogo de vôlei onde cada jogador sabe bem qual é sua área de cobertura, do contrário, pequenas áreas na quadra ficariam vulneráveis ao ataque do oponente.
A questão da organização administrativa de uma companhia é essencial para qualquer empresa — da mais jovem e simples até as grandes exportadoras. Porém, cada realidade demanda sua própria versão de departamento administrativo adequado. Por isso, listaremos aqui algumas funções que devem receber atenção cuidadosa de empreendedores. Continue acompanhando e confira!

A liderança conhece todos os processos

Uma das principais funções em um departamento administrativo é o de liderança ou também definido como administração geral. A pessoa ou o grupo de pessoas que cumprem essa função são responsáveis por coordenar toda a empresa. São eles quem utilizam as informações dadas pela empresa e definem as próximas estratégias da companhia.

Porém, estar nesse cargo é muito mais do que “mandar”. A liderança precisa conhecer todos os passos e processos que acontecem na empresa. É essencial saber como cada segmento é importante, além de conhecer o impacto dele no negócio da companhia. Isso porque as variações nesses processos são fator de grande influência na tomada de decisões.

Contas em dia, sono tranquilo

Infelizmente, esse é um dos grandes gaps em micro e pequenas empresas brasileiras. Muitos empreendedores se preocupam basicamente com dois fatores: há produto/serviço para se oferecer? Está sobrando dinheiro para mim? Com isso, ignoram a complexidade de uma contabilidade detalhada e perdem oportunidades de crescimento por mera desatenção.

O controle das finanças de uma empresa é essencial para garantir a sustentabilidade do negócio no longo prazo. Nesse caso, ou cria-se uma equipe qualificada para exercer tal função ou contrata-se um prestador de serviços especializado em contabilidade. A terceirização de sua contabilidade é a melhor opção, porque além de contar com profissionais especializados, é muito mais econômico do que reservar um departamento da empresa exclusivamente para tratar dessa questão. Sua empresa economiza capital, garante uma mão de obra eficaz, evita problemas trabalhistas e entrega um trabalho mais otimizado.

É importante analisar bem com quem estará fechando parceria e contratar um trabalho eficiente, pois o controle financeiro de uma empresa é um dos ativos mais estratégicos. Lembrando que assim como as grandes empresas, as pequenas também necessitam de contador, veja aqui.

Relacionar com o cliente é preciso

Outra função que não é compreendida por muitos empresários é a comunicação. Muito além dos simples anúncios aqui e ali, a importância das ações de comunicação e marketing está na capacidade que esse setor tem de criar pontes entre seu negócio e clientes — potenciais ou efetivos. Com um trabalho de comunicação adequado, é possível ampliar a carteira de clientes e transformar os já conquistados em parceiros fieis, que oferecem uma fonte de informações relevantes para a melhoria do seu produto ou serviço.

Atualmente, as possibilidades de investimento nessa área se transformaram drasticamente com a democratização da internet. Com as estratégias de Inbound Marketing, conteúdo segmentado e anúncios de interesse é barato alcançar clientes relevantes e, principalmente, aprender muito com eles. Esse setor pode ser uma grande “comissão de frente” para o crescimento do seu negócio.

Ter as ferramentas certas para alcançar melhores resultados

Um computador desatualizado pode comprometer o rendimento de pessoas que trabalham em uma produtora de vídeo. Uma empilhadeira estragada vai atrasar o carregamento de uma transportadora. Uma simples falta de papel pode comprometer o fechamento de um negócio importante.

Diante disso, estar atento à infraestrutura da empresa também torna o ambiente mais produtivo. É preciso alguém atento a essas questões de manutenção dos seus equipamentos bem como, no caso de empresas que oferecem produtos, para o controle do estoque.

Pessoas também são ativos de uma empresa

Esta é mais uma das funções essenciais de um corpo gestor corporativo, mas que é negligenciada por vários empresários. O setor ou profissional de Recursos Humanos não é responsável apenas por contratar e demitir pessoas. É essencial incentivar os funcionários a darem seu melhor deles na empresa. Pessoas motivadas rendem mais.

Se você tem um funcionário com curso de oratória e vendas perdido no setor de logística, é trabalho desta equipe identificar esse talento e sugerir a realocação dessa pessoa. Cada empresário pode ser comparado a um músico em uma orquestra, quanto mais afinados e melhor posicionados eles estiverem, mais harmonioso será o resultado.

Como já foi citado, cada empresa é seu próprio universo e vai exigir questões específicas de um departamento administrativo. Aqui estão elencados apenas os pontos essenciais e comuns a todos, mas quanto mais você conhecer seu negócio, mais vai identificar funções estratégicas importantes para seu departamento administrativo.

Como é a realidade da empresa em que você trabalha? Quais são as funções acima que você acredita que poderiam ser melhoradas? Faltou alguma que você considera essencial? Compartilhe conosco sua opinião sobre o tema nos comentários!

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