Contabilidade: Documentos que eu tenho que enviar mensalmente para o contador

Toda empresa possui documentos de seus fatos patrimoniais e é fato de que toda a empresa precisa de um contador! Esse profissional cumpre uma função muito importante na regularidade das empresas com as informações disponíveis!

A maior parte das informações que o governo recebe de seu negócio,  é transmitido pelo Escritório Contábil. Você imagina o que acontece quando é enviado uma informação errada para o o Governo? Fiscalização e penalidades.

Isso acaba sendo pior em tempos atuais com SPEDs, cruzamentos e mais obrigações inteligentes sendo criadas pelo Fisco. Por isso é tão importante entregar boas informações para o seu escritório.

Se entram boas informações as chances de que a saída seja boa é maior. Vamos falar mais sobre esse tema neste artigo! Continue acompanhando.

1. Por que devo entregar documentos ao Contador?

Um escritório contábil é parte fundamental para manter uma empresa regular. Por esse profissional passa a maior parte das obrigações legais de uma empresa.

O Contador é responsável, entre outras questões, por:

• Calcular os Impostos: O Contador é o profissional que entende e calcula guias de impostos e possui conhecimento para realizar o planejamento e enquadramento tributário.
• Entregar as informações acessórias ao Governo: O Contador também elabora com as informações da empresa, a apuração, a escrituração e a entrega de obrigações acessórias para o Governo.
• Elabora a Folha de Pagamento: Muitos escritórios de contabilidade, como a Capital Social, elaboram e processam a Folha de Pagamento, uma informação muito sensível para manter o clima em sua empresa.
• Por fim, e não por isso menos importante, Elabora os Livros e Relatórios contábeis, livros obrigatórios de acordo com o código civil e que gera enormes benefícios para as empresas.

Indico a leitura do artigo “Rotinas e obrigações de uma empresa: O que você precisa saber para não se perder e fazer seu negócio dar certo” para entender os desafios de um contador.

Agora, com tantas atribuições importantes para sua empresa, você recusaria, mesmo assim, não entregar documentos para o seu profissional?

2. Quais são as principais obrigações de um Contador com documentos?

O Governo nos últimos anos transformou as obrigações acessórias das empresas, através do projeto Sped, exigindo muito mais informações, e principalmente consistência nelas. Essa rede de informações das empresas se cruzam para criar uma verdadeira rede de prevenção à sonegação fiscal.

Assim, mesmo um pequeno deslize, pode gerar fiscalização, diligências de fiscais e transtornos. Por isso é preciso ficar atento as obrigações. As principais são:

a- Área Fiscal

O volume aqui é elevado, no Simples Nacional temos a apuração de impostos e a DEFIS anual. Em algumas empresas é ainda necessário entregar, DIRF, DCTF e Sped Contábil, ECD, este último quando há investidores anjo.

As informações de Substituição Tributária também podem fazer com que a empresa do Simples Nacional tenha que entregar uma série de GIAS-ST para os Estados onde possuem clientes.

Nos outros enquadramento tributários, as obrigações se elevam. Pois tem as diversas apurações de impostos, os SPEDs, Fiscal ICMS/IPI, o Contribuições, PIS/COFINS, o Reinf, a Escrituração Contábil Fiscal, DCTF, DIRF e outros.

b- Área Contábil

As principais obrigações na área contábil estão relacionadas aos livros e relatórios da área. Aqui o SPED também atingiu os empresários com o ECD (Escrituração Contábil Digital) e o ECF (Escrituração Contábil e Fiscal).

A exigência de boas informações ano após ano exige cada vez mais informações em tempo real.

c- Área Trabalhista

Mesmo sem pensar na realidade do e-Social por hora, são diversas as obrigações, como GFIPs, RAIS, CAGED e a própria folha de pagamento.

A sensibilidade é alta aqui, pois um problema durante um processo de desligamento pode gerar um grande passivo trabalhista.

d- Mudanças que impactarão os próximos anos

Além das obrigações tradicionais, a mudança é constante com a melhoria e ampliação gradativa de informações. As novidades que irão impactar nos próximos anos, serão:

i- e-Social

Depois de uma série de adiamentos, 2018 será marcado pelo início do e-Social que integrará informações do MTE, Caixa, Previdência, INSS e Receita Federal.

ii- Sped EFD-Reinf

Essa obrigação é um complemento ao e-Social e entrará em vigor em Maio. Seu objetivo será transmitir as informações das Retenções na Fonte.

Esse sempre foi um “calcanhar de aquiles” pois sempre fica uma nota fiscal perdida pela empresa. Além de criar essa obrigação que cruzará informações do tomador e do prestador, sua exigência em prazo no mês foi antecipada.

iii- Alterações do Simples Nacional

Houve também uma série de mudanças no Simples Nacional em 2018, como mudanças na forma de cálculo, a introdução de informação de folha na apuração (fator r) e mudança de atividades em anexo.

Foi aprovada também a integração entre órgãos para a fiscalização. Para saber mais sobre essas mudanças, acesse esse artigo.

iv – Ampliação da utilização do código CEST e NFE 4.0

Na área da Substituição Tributária, o Governo também vem ampliando a base de informação. Neste ano será ampliada a exigência a exigência do CEST.

Outra mudança que atinge o empreendedor é a mudança da versão da NFE para a 4.0.

v- Introdução da Obrigação de Transação realizada em Espécie.

As informações financeiras sempre foram bem monitoradas com obrigações, como o e-Financeira e o Decred. Mas faltava informações sobre transações em espécie.

Faltava pois não falta mais, agora temos a DME que atinge pessoas físicas e jurídicas.

Todas essas mudanças ampliam em muito a capacidade de fiscalização dos governos, as responsabilidade dos contadores em entregar as obrigações e a dos empresários em enviar documentos de suas operações.

3. Como o empresário pode ajudar?

Fazer todas essas obrigações não é fácil, mas se torna mais difícil se há falha na informação ou se ela é incompleta.

Aqui, vale bastante a parceria!

O empresário deve garantir o acesso a todas as informações ao contador, com documentos em bom estado, hábeis e organizados. Boas entradas de informações vão garantir boas saídas.

Três ações podem ajudar e muito o contador:

1. Manter um controle financeiro eficiente de entradas e saídas – Organizar as finanças da empresa é papel do empresário. Isso ajudará nas decisões empresariais e poderá orientar o contador para o registro contábil. Saiba como fazer um fluxo de caixa neste artigo.
2. Emitir todas as notas fiscais de venda de produtos e serviços – Essa é uma obrigação que consta em Lei e nem sempre é observada. A omissão de receitas é um dos grandes motivos de fiscalização, e não emitir notas fiscais pode prejudicar a entrega de obrigações.
3. Separar as finanças da Pessoa Jurídica da Pessoa Física – É preciso entender que a PJ e a PF não se confundem, existem gastos de cada lado e a “entidade” deve ser preservada. Quando começa a confusão patrimonial entre PJ e PF, o prejuízo de informações é grande.

4. Quais documentos precisam ser enviados?

Todos os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial na empresa.

Sejam eles comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas descontadas.

Para facilitar, vamos separar em alguns grupos.

a- Movimento Trabalhista

Neste grupo, são importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa.

• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;
• Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários
• Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados.

Esses documentos vão suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade.

Poderão servir também para a análise das obrigações acessórias.

b- Movimento Fiscal

Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês.

Aqui é necessária alguma atenção dada a importância das obrigações tributárias. Isso pois, em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária.

Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.

Saiba o que levantar no movimento fiscal:

• Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.
• Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica.
• Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.

A análise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas.

Um exemplo disso é o CPOM em São Paulo e outros Municípios. Mesmo que o serviço não seja objeto de retenção, se o prestador não tiver o cadastro no município, será obrigatória a retenção.

Outro exemplo são os impostos não cumulativos. Se não houver notas de entrada, prejudicará o cálculo e emissão correta da guia a pagar.

c- Movimento Contábil

No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros.

Eles não podem estar ligados a parte fiscal ou trabalhista.

São eles:

• Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
• Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
• Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.

No movimento contábil, temos o controle de caixa. Por mais simples que ele seja, é super importante entrega-lo nos documentos mensais.

d- Controle de Estoque

Por último é importante mencionar o controle de Estoque da empresa e o Livro Inventário ao final do período.

Essas duas informações são essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os demonstrativos financeiros.

Além disso, o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação.

Se você não tiver o controle de estoque e o Livro Inventário, conte ao seu contador e solicite orientações de como entregar as informações a ele.

5- Como a Capital Social ajuda o Empreendedor

Aqui vou falar um pouco de como ajudamos aos nossos clientes nesta tarefa!

Neste ponto temos 3 pilares que contribuem com a entrega de informações: Automatizar/Facilitar a cobrança e envio de documentos e Entregar Ferramenta Eficiente de Controle de Caixa.

a- Automatizar/Facilitar a cobrança e envio de documentos

Tradicionalmente, os clientes e suas contabilidades possuem uma rotina mensal. Reúnem todos os documentos, enviam um portador ou motoboy, e retiram todo o volume.

Isso provoca em um trabalho de organização do Empresário e sua equipe. Isso para depois, no escritório, precisar separar tudo de novo para o processamento.

Para ajudar neste tema, a Capital Social Contabilidade está utilizando duas formas de entrega: através de nuvens e por meio de upload seguro em avisos por e-mail.  No caso de e-mail, se acessar pelo celular é possível tirar fotos dos documentos diretamente no ambiente de envio de documentos.

b- Entregar Ferramenta Eficiente de Controle de Caixa

Muitas vezes o empresário não possui uma ferramenta de controle de caixa, não é mesmo? E as ferramentas do mercado custam um dinheiro que pode ser empregado na operação.

O que a Capital Social fez? Entrega uma ferramenta simples e eficiente de controle, com relatório gerencial para a tomada de decisão e a integração automática de extrato para facilitar a conciliação. Tudo pensando na produtividade das equipes.

Os principais benefícios deste cuidado da Capital Social com seus clientes gera:

• Redução de Papel e Custos;
• Maior Controle e Melhor Informação
• Produtividade do Empreendedor e Agilidade do Escritório
• Segurança no Processo.

Conclusão

O contador cumpre um importante papel para as empresas, mas para isso é necessário informações e documentos. As obrigações e sua complexidade se elevaram nos últimos anos exigindo ainda mais de ambas as partes. A entrega de documentos passa a ser essencial nas áreas Fiscal, Contábil, Trabalhista e Estoques.

Para uma boa organização é necessário cumprir boas práticas pela empresa, como realizar um controle de caixa, emitir todas as notas fiscais e ainda não misturar as contas PJ e PF. Do lado da Contabilidade é preciso ajuda-lo para manter uma relação de ganha-ganha.

A Capital Social emprega soluções para a entrega de documentos com avisos automáticos e transmissão segura. Além disso, a Capital Social mantém um sistema de controle de caixa moderno e eficiente para os clientes fazerem o fluxo de caixa, terem relatório gerencial e orientar os trabalhos do contador.

E você, tem entregado os documentos ao seu contador corretamente? Tem alguma prática que facilite a organização das informações? Conte para a gente nos comentários.