Geração de Caixa: O que fazer na pandemia de coronavirus na empresa

Todos os negócios no Brasil e no mundo estão sendo impactados pelo coronavirus e pela pandemia de COVID19 e pode ser o momento de manter o seu Caixa financeiro.

Alguns setores com impactos mais imediatos como o turismo, aviação civil, comércio. Para outros simplesmente não é possível obter o crescimento em um momento de queda na demanda.

Então é hora de preparar o caixa da empresa, reduzir os custos e tentar atravessar essa etapa. Vamos falar sobre quais ações devem ser avaliadas para aumentar as chances de sucesso. Vamos lá? ….

É hora de ser realista

Antes de começar as ações, vale a pena revisitar um conceito cunhado por Jim Collins no Livro Empresas feitas para vencer. Trata-se do Paradoxo de Stockdale.

Esse conceito surgiu a partir dos relatos do Almirante Stockdale, que foi um prisioneiro na guerra do Vietnã sobrevivendo a tortura e a 7 anos no campo de concentração, voltado para os Estados Unidos após como um herói de guerra.

Em sua conversa com o Jim sobre o seu sucesso em ter retornado, foi perguntado, quais foram aqueles que não conseguiram sobreviver ao campo de concentração.

E Stockdale surpreendeu em dizer que foram os otimistas. Para Dale, os otimistas achavam que alguma solução fácil iria acontecer, como ser libertado em um natal ou pascoa, e nada disso acontecia. Ocorre, que para esses a frustração de nada ocorrer desanimava a esperança de liberdade e eles simplesmente sucumbiam.

Então, os que obtiveram sucesso foram aqueles dentro de uma perspectiva otimista, e ao mesmo tempo realista, ao ponto de encarar realmente o que estava acontecendo. Dale, disse: “Você nunca pode confundir a fé em um final vitorioso – que é vital para sua sobrevivência – com a disciplina necessária para confrontar os fatos mais brutais da sua realidade, seja qual for”.

É exatamente como precisamos encarar este momento. Com o otimismo que a crise irá passar, mas sem nos esquecer do realismo que se impõe, e com a disciplina para ajustar nossos negócios. É claro que teremos dificuldades e como iremos encarar é que fará a diferença!

1. Monte um Comitê de Ação

Primeira ação é montar um comitê para avaliar a situação e tomar as rédeas de uma estratégia. Não é possível pensar sozinho e ter mais algumas pessoas especialistas com você será essencial para decisões boas e equilibradas.

Seja transparente com relação aos problemas e o que é esperado deste comitê. Ao mesmo tempo, não convide tantas pessoas que empaque as decisões. A principal questão deste comitê é avaliar se é possível sobreviver com a estrutura atual, ou ainda quais ações são necessárias para isso.

Procure pessoas que entendam de finanças e de negócios. Inclua também as pessoas operacionais que podem abastecer a empresa com as informações necessárias.

É fortemente recomendado que você converse com seu contador. Além de um profissional de finanças, ele conhece a sua empresa e negócio, está atento as definições do governo e está em contato com outros empresários observando as principais práticas.

Mantenha a conversa frequente com o Comitê. Se estiverem em home office, mantenha uma opção de vídeo conferência.

2. Selecione indicadores vitais para a sua empresa

Você deve ter foco para fazer a gestão da empresa. O acompanhamento diário dos indicadores te dará a informação necessária para tomar decisões, e dar a percepção de melhora ou piora da empresa.

Porém não dá para olhar para tudo e você deve escolher aqueles que realmente fazem sentido. Indicamos três abaixo;

a- O fluxo de caixa futuro

Não tem jeito, você deve olhar para a previsão de caixa para manter a empresa. Construa um cenário conservador para a realidade e outro de ruptura.

Se você não tem uma boa prática financeira, é hora de ter um controle bem afinado das finanças.

Falamos sobre o Controle Financeiro no texto: Fluxo de Caixa – Um Guia para iniciar e realizar o controle financeiro da sua empresa

Um indicador muito utilizado em Startups é o Burn Rate (queima de caixa) e o Meses de dinheiro restantes. Eles podem ajudar a entender o quanto o caixa atual segura as despesas da empresa. Saiba mais sobre eles no texto: Indicadores Financeiros para Startups – Como medir cada momento do seu ciclo

Adote todas as medidas que esteja ao alcance com eficiência para antecipar os recebimentos e evitar a inadimplência, bem como para postergar ao máximo obrigações correntes que possam ser pagas no futuro.

Algumas destas ações podem ser encontradas em Fluxo de Caixa: 9 dicas para torna-lo mais eficaz (aposto que você não conhecia a 8ª dica!)

b- Indicador de vendas/clientes

Se a demanda está em queda, informações sobre a área de vendas é essencial. Procure saber informações de novas vendas, recompras e retenção de clientes.

Você deve engajar a sua base e ajudar o seu cliente neste momento.

As ações que devem ser realizadas são as orgânicas. Procure não realizar investimentos expressivos neste momento para não aumentar o CAC. Seu objetivo deve ser realizar a venda, como o menor custo possível.

Não deixe de procurar parcerias e conseguindo transfira todas as vantagens destas para seus clientes. O exemplo é uma redução de preço de algum produto ou fornecedor.

Um exemplo disto é a Capital Social. Fomos atrás de um parceiro de sistema de controle de caixa e conseguimos para nossos clientes ter a solução por 6 meses de forma gratuita, isso pode ser o suficiente para nossos clientes controlarem suas finanças sem nenhum custo adicional.

Além disso explore as oportunidades de comunicação eletrônica com clientes. Lembre-se que existe muitas pessoas em casa utilizando a tecnologia.

c- Margem de Contribuição

A Margem de Contribuição é um indicador que representa o lucro de cada venda, ou seja, o quanto cada produto irá contribuir para cobrir os custos e despesas, e ainda gerar lucro.

Sua formula de cálculo é Margem de Contribuição = Valor das Vendas – (Custos Variáveis + Despesas Variáveis).

Você deve encontrar os produtos e serviços de maior Margem de Contribuição e cortar todas aqueles que não ajudam a “pagar a conta”.

Além disso, considere mudar os produtos para ajustar a sua oferta ao ambiente atual. Isso pode significar mudar o que sua empresa entrega para ajudar seus consumidores no tempo atual.

3. Reduza drasticamente os custos

É hora de reduzir drasticamente os custos. Tudo o que não for essencial deve ser reduzido e considerado um luxo.

Não esqueça de fazer isso de forma transparente, demonstrando aos colaboradores para que se envolvam na ação e sendo justo com fornecedores, informando a eles sobre cancelamentos e quando não puder pagar.

Isso abrirá portas no futuro, além de garantir crédito na praça. Vamos lá aos itens para cortar…

a- Despesas Administrativas

Corte todas as pequenas despesas como cartões corporativos, viagens, caixa pequeno, e tudo o que não for essencial ao negócio.

Não ignore nenhum custo por mais pequeno e insignificante que pareça. Neste momento não se preocupe como será visto pelos funcionários. Sua determinação e disciplina nos cortes poderá ser primordial para a sobrevivência.

Reveja e reduza os prestadores de serviço mantendo sobre os serviços de back office essenciais como advogados e contadores.

Uma outra ação que você deverá realizar é no corte de seu pró-labore. Isso é uma forma de dar um exemplo, mudar a mentalidade e também contribuir para manter o caixa na empresa.

Reveja o desenvolvimento de produtos e serviços, e lembre-se de manter somente o que for garantir vendas com margem de contribuição.

Com todas as ações de home office, pode ser um luxo manter um escritório caro. Pare de pagar o aluguel, devolva a sala ou ainda renegocie o contrato.

Por fim aproveite o momento para eliminar o papel em sua empresa. Nos tempos atuais este é um gasto inútil. Digitalize a sua empresa aproveitando as limitações de acesso ao arquivo de um home office. Existem soluções gratuitas por exemplo para a assinatura de documentos de forma digital como a oferecida pelo Portal Assinatura Grátis.

DICA EXTRA: Para não esquecer de reduzir nada, aprove as despesas pelo comitê. Tenha uma lista do que é essencial a pagar e revise-a constantemente.

b- Fornecedores de matéria prima e produtos para revenda

Levante as informações das suas contas a pagar e do seu estoque por fornecedor e classifique do maior para o menor. Solicite prorrogações de prazo por no mínimo 60 dias.

Se sua empresa for uma boa pagadora não tenha vergonha nenhuma de fazer isso. Há não deixe essa comunicação com os fornecedores exclusivamente com o Comprador. Lembre-se que ao ter contato direto com o vendedor, ele deve possuir uma grande empatia para a negociação. Ao participar diretamente você também demonstra seriedade na solicitação e na necessidade de sua empresa.

Congele todas as novas compras. Avalie a situação do seu estoque, e veja a necessidade real de cada compra. Não esqueça de priorizar, novamente, o que tem alto giro, é necessário aos consumidores no momento atual e tenha margem de contribuição.

Em caso de negativa dos fornecedores, não desista. Ao dizer não, ele não quis dizer de jeito nenhum. Fazendo rodadas consecutivas de negociação você vai conseguir as prorrogações necessárias.

c- Equipamentos

Apesar da crise, muitas empresas precisaram de equipamentos, principalmente para conseguir manter o home office com computadores portáteis. Não deixe a compra ficar a cargo da área de TI.

A compra de qualquer equipamento, existe muita paixão de quem entende do assunto. Descubra que tipo de equipamento “dá conta do recado”.

Atualmente as aplicações em nuvens precisam de um menor poder de processamento dos computadores. Então se precisar, adote soluções nas nuvens que reduzam os custos da empresa.

d- Impostos

Costumamos brincar que o Governo é o maior sócio. Como sócio não é possível que ele não participe do ônus deste momento.

É muito provável que o governo adote medidas de redução de impactos, como por exemplo a ação que postergou por 90 dias o pagamento da DAS do Simples Nacional.

Fique atento a essas medidas para poder adota-las.

Se o seu caixa estiver muito curto, considere não pagar algum imposto neste momento. Posteriormente você poderá parcelas a dívida e muito provavelmente após esse momento o Governo adotará alguma medida especial de REFIS para as dívidas fiscais, não é possível que ele não seja sensível aos agentes econômicos.

4. Busque opções de Crédito e Financiamento

A primeira forma de se financiar é utilizando a própria empresa para isso.  Sempre considero um balanço com a visão de fontes e aplicação de recursos. Os ativos são recursos investidos na empresa, então a sua redução gera caixa para a empresa.

Falei um pouco dessa visão do balanço no texto: Balanço Patrimonial: O que é, para que serve e como analisar

Observe as oportunidades de reduzir as contas do ativo, como receber mais rápido, antecipar os recebíveis, vender um ativo que não esteja em uso, ou ainda não esteja operacional. São várias ações que podem ser utilizadas para isso. Recomendamos a leitura de 7 Alavancas para melhorar os Resultados Financeiros para a sua Empresa Crescer

Outra saída é buscar recursos do mercado financeiro. Vamos falar um pouco sobre isso.

a- Avalie todas as dívidas bancárias atuais

Utiliza as projeções financeiras conservadores de caixa e observe o impacto das dívidas bancárias que sua empresa já possui. Você deve tentar renegociar o fluxo de pagamento com os bancos.

A maioria das grandes instituições tem planos de postergar o prazo de pagamento em 60 dias com as mesmas taxas de juros aplicáveis. Ao realizar isto você economiza com a não incidência de novo IOF.

b- Busque por novas linhas de crédito

Somente refinanciar as dívidas atuais pode não ser suficiente, então você deve buscar por oportunidades de crédito.

Procure por grandes bancos do seu relacionamento e ainda os bancos públicos. O crédito irá secar nas instituições médias além de que as taxas aumentarem mais rapidamente.

Existem linhas de crédito com Bancos de fomento como no Desenvolve SP que oferece linhas de capital de giro sem garantia.

Além disso é possível conseguir crédito com as novas fintechs como a Nexoos que opera com captação chamada P2P ou ainda a Finpass que é um agregador de instituições.

Saiba mais sobre as instituições neste texto: Captar recursos para o seu negócio – Conheça as alternativas e dicas para financiar seu crescimento

c- Reveja a sua política de garantias

Com o crédito se reduzindo, muitos bancos estão solicitando garantias para novas liberações.

Reveja a sua política e verifique se existem bens na empresa que podem servir de garantia para esses empréstimos. Assim seus prazos podem ser dilatados e sua taxa pode ser menor.

Avalie também se existem bens em garantia judicial. É possível utilizar seguros e fianças para “trocar” a garantia e liberar bens que sirvam para novos empréstimos. Procure seu corretor se seguro para se informar desta possibilidade.

5. Pense em Reduzir a Equipe

Existem algumas ações a ser feita com a equipe de trabalho, como oferecer férias coletivas ou ainda antecipar as férias de um determinado colaborador.

O problema disso é que mesmo assim isso exige um custo para a empresa. Embora tenha anunciado diversas ações, as medidas provisórias para reduzir os impactos de folha ainda não são efetivas.

Você pode não ter tempo para esperar uma ação do governo ou ainda não exista uma perspectiva de recuperação breve. Sabemos que se trata de uma solução indesejada, mas demitir alguns funcionários pode garantir o emprego de tantos outros.

Vamos nos lembrar do Paradoxo de Stockdale, e sermos realistas. Se chegar a esse nível seguem algumas sugestões.

• Faça somente um corte de pessoa – Isso ajuda a transmitir a informação de que era necessário, e ao mesmo tempo dar segurança e confiança aos demais.
• Verifique as últimas contratações – normalmente esses colaboradores ainda não atingiram sua melhor performance e foram contratados para projetos que não irão se concretizar.
• Garanta que os melhores em performance e em cultura estejam com você, assim a tarefa de retomar os negócios poderá ser mais fácil.

Conte com o Suporte do seu Contador

Uma mensagem importante é para você acreditar que não está sozinho. Todos os contadores que conheço estão atentos para dar um grande suporte para os empresários.

Sabemos que se trata de um momento crítico e que irá passar. Nós contadores nos sentimos responsáveis pelo sucesso das PMEs no Brasil.

Portanto, procure o seu contador. Converse com ele sobre a crise e sobre as ações que está realizado.

Se você é um Cliente da Capital Social, Regina e eu estamos com agendas abertas para te ouvir e principalmente para te ajudar. A medida que se confirmem as ajudas que o governo vem anunciando iremos lhe comunicar para que possam acessa-las.

Sabemos também que é momento de controle financeiro, e, portanto, estamos contribuindo com informações, métodos e ferramentas para isso.

Conte conosco, pois estamos aqui para “Facilitar o dia a dia do empreendedor”. Vamos juntos!