Gestão Fiscal a partir dos Documentos Fiscais – O que fazer em sua PME

Uma das preocupações que um empreendedor deve ter ao abrir uma nova empresa, é com as regras Fiscais. São dezenas e até centenas de regras de acordo com o negócio e todas com validação e cruzamentos automáticos pelo Fisco.

Recentemente tivemos a evolução para o formato 4.0 de Nota Fiscal Eletrônica, e o principal avanço foi a inclusão de mais campos para informações que antes não poderiam ser verificadas como o Código CEST e o meio de pagamento.

Por isso, tudo que é importante observar e introduzir procedimentos fiscais em sua empresa começa pelas Notas Fiscais.

Esse documento é superimportante para as empresas e o confronto entre o documento fiscal e o que de fato ocorreu é essencial, lembre-se que se não houve a operação, o fisco entenderá que existiu por ter um documento fiscal.

Além deste ponto, uma informação pouco conhecida é a necessidade de armazenar o documento de XML válido pelo prazo legal de 5 anos. Ignorar esta regra pode levar a multas, mesmo que você tenha perdido o HD, então fique atento.

Dada toda essa importância, vamos falar um pouco mais sobre boas práticas neste texto.

1. Qual é a importância de fazer a Gestão de Documentos Fiscais

Os documentos fiscais até pouco tempo atrás serviam somente para algumas atividades na empresa, como reconhecer um débito para um fornecedor no contas a pagar, escriturar o livro de apurações ou ainda receber um serviço prestado.

O fato é que boa parte das inovações do governo no controle de obrigações fiscais ocorreram após a introdução da nota fiscal eletrônica. Com ela, boa parte das informações de transações e regras fiscais utilizadas já estão no Fisco e são conhecidas.

Isso abre espaço para novas obrigações do SPED, como SPED ICMS IPI, SPED Contribuições entre outros. Agora com a escrituração e apuração de impostos, há a possibilidade de amplos cruzamentos e verificação da regularidade da empresa.

Isso se junta a necessidade de armazenar os documentos fiscais válidos por até 5 anos sobre risco de multa de R$ 1.000,00 por documento. Com isso tudo, não é possível ignorar essa gestão, tampouco faze-la somente com os documentos físicos, pois a DANFE é somente uma representação gráfica e não representa a nota fiscal validada pela SEFAZ.

As Notas Fiscais fazem  parte dos documentos necessários para a Escrituração Fiscal pela Contabilidade, mas não são os únicos, se quiser saber mais sobre estes documentos, indicamos: Documentos que eu tenho que enviar mensalmente para o contador.

Então, vamos comentar algumas boas práticas a serem realizadas.

2. O que fazer para a Gestão de Documentos Fiscais

Os processos mais importantes a serem verificados na empresa são os de entrada e saída de materiais e produtos. Algumas empresas adotam uma área de recebimento fiscal e isso facilita a introdução dessas boas práticas. Se sua empresa verifica as notas fiscais somente no contas a pagar, ainda sim é possível introduzir algumas mudanças.

Então, vamos as ações na Entrada de Notas Fiscais:

a) Conferir os itens adquiridos, valores, validade do xml e outras informações na entrada de documentos.

O momento do recebimento é o momento de fazer todas as conferências para aceitar ou não a entrada das mercadorias. Se houver erros, você poderá recusar de receber e devolver a mercadoria sem emitir uma nota fiscal de devolução.

Um ponto muitas vezes ignorado é conferir o XML, pois a DANFE é somente a representação gráfica da Nota Fiscal, confira baixando o XML da SEFAZ e se houver problemas também recuse.

b) Manifeste o conhecimento daquela operação na SEFAZ confirmando a validade

Estando tudo ok com a nota fiscal e mercadorias, manifeste na SEFAZ a validade da operação. Desta forma você garante que não haverá mudanças posteriores que prejudicam a sua consistência. Além disto, essa ação servirá para a próxima etapa que é rejeitar operações desconhecidas.

c) Monitore e Rejeite documentos fiscais emitidos de operações não realizadas e inexistentes

Existem diversos tipos de fraudes que iniciam com a emissão de um documento fiscal. Por isso é tão importante rejeitar os documentos na SEFAZ de operações desconhecidas ou não realizadas. Isso faz com que a sua empresa não se envolva em eventuais problemas como fraudes fiscais e financeiras.

Para saber mais sobre emissão de notas fiscais, confira o artigo: 9 coisas que você precisa saber sobre emissão de Notas Fiscais.

d) Armazene todos os documentos fiscais e xmls em local seguro e com redundância, como backup e nuvens

Como comentamos, existem penalidades para o não armazenamento dos documentos fiscais pelo tempo previsto na legislação. Muitos fazem, mas não se preocupam com a segurança, fazendo com que eventos como a perda de dados de um hd possa prejudicar o trabalho. Então, tenha backups e arquivos em nuvens.

e) Monitore também documentos fiscais de serviços na Prefeitura

As notas fiscais de serviço são responsabilidade da prefeitura. Monitore também esse tipo de nota e rejeite da mesma forma que uma nota fiscal eletrônica. Muitas prefeituras possuem essa possibilidade e não esqueça também de armazenar os dados em local seguro.

Na Saída de Mercadorias e na Prestação de Serviços é mais fácil, pois é a sua emissão. Essas notas fiscais não são baixadas nos processos automáticos da SEFAZ, pois isso tenha uma rotina de salvar esses documentos. Não esqueça de manter o mesmo nível de segurança das notas fiscais de entrada. Não confie somente no sistema que as emitiu.

Para saber mais sobre rotinas fiscais, indico a leitura do artigo: Rotinas e obrigações de uma empresa: O que você precisa saber para não se perder e fazer seu negócio dar certo

3. Como baixar os documentos da SEFAZ e Prefeituras

A SEFAZ possui um portal para a baixa dos xmls, no site existe a possibilidade de baixar a NF-e resumida ou completa. Veja abaixo os procedimentos:

a) Para baixar o XML da NF-e completa

Acesse o site: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx

Você será direcionado para a página inicial do site, vá para a seção “Serviços Mais Acessados” e escolha a opção “Consultar NF-e completa”:

Clicando nessa opção, o site te redirecionará para a página:

1. Insira a chave de acesso (número de 44 dígitos presentes no DANFe);
2. Adicione o Código captcha (letras e números que confirmam que você não é um robô);
3. Obs: Para que a consulta funcione corretamente, é necessário que seu navegador esteja habilitado para gravação de “cookies”.
4. Clique em Continuar

Ao continuar, o site abrirá a página sobre a NF-e completa incluindo informações como: Emitente, Destinatário e etc.

No final do formulário, existe a opção para Download do documento em XML.

Importante: Para baixar, é necessário ter certificado digital. Se estiver precisando, nós conseguimos 20% de desconto para você, mesmo não sendo nosso cliente. Confira clicando aqui!

b) Para baixar o XML da NF-e resumida

Acesse o site: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx

Você será direcionado para a página inicial do site, vá para a seção “Serviços Mais Acessados” e escolha a opção “Consultar Resumo da NF-e”:

Clicando nessa opção, o site te redirecionará para a página:

1. Insira a chave de acesso (número de 44 dígitos presentes no DANFe);
2. Adicione o Código captcha (letras e números que confirmam que você não é um robô);
3. Obs: Para que a consulta funcione corretamente, é necessário que seu navegador esteja habilitado para gravação de “cookies”.
4. Clique em Continuar

Ao continuar, o site abrirá a página sobre o resumo da NF-e.

No final do formulário, existe a opção para Download do documento em XML.

Importante: Para baixar, é necessário ter certificado digital. Se estiver precisando, nós conseguimos 20% de desconto para você, mesmo não sendo nosso cliente. Confira clicando aqui!

c) Documentos Fiscais da Prefeitura

Cada Prefeitura adota um conjunto diferente de funcionalidades para a gestão de documentos fiscais. É preciso desta forma verificar as funcionalidades. A principal seria a Rejeição é adotada por muitos municípios, verifique se o seu também possui.

d) Utilizando Ferramentas para facilitar a Gestão de Documentos Fiscais

Com essa importância e dada a necessidade de adoção de procedimentos, pode fazer sentido você contratar uma ferramenta de mercado.

Elas automatizam a procura de notas fiscais na SEFAZ, faz a verificação de DANFEs no Computador, armazenam e possivelmente até validam dados. Verifique a necessidade de contratação. Pode ser um interessante investimento considerando a produtividade que pode ser alcançada. Veja algumas destas ferramentas:

• Arquivei
• E Auditoria 360
• SIEG

Conheça o Arquivei

4. O papel da Contabilidade com relação a Gestão Fiscal

Você vai perceber que a maior parte destas ações e boas práticas que listamos deve ser desenvolvida no ambiente interno da empresa. Isso pois, é importante o casamento do processo fiscal com o processo físico. Tentar realizar a gestão somente posteriormente no escritório contábil pode não ser uma boa medida.

Assim o contador deve ter o papel de orientar seus clientes sobre a importância do tema e é claro, em se adotando uma ferramenta ele deve facilitar a integração com a contabilidade, a fim de que todo o trabalho realizado não seja perdido.

A Capital Social, por exemplo possui integrações com o E Auditoria 360, e o Arquivei. Tendo essa integração e orientando os clientes com relação as boas práticas conseguimos manter um bom nível de compliance fiscal para os nossos clientes.

Conclusão

A gestão de documentos fiscais deve ser um item importante na agenda dos empresários. Após a adoção pelo Brasil da nota fiscal eletrônica, muitas obrigações fiscais adotam o cruzamento de dados para ver a regularidade da empresa.

Por isso, o empresário não deve ignorar essa gestão que deve ser feita na entrada e saída de bens, mercadorias e serviços. Realizar esse procedimento pode evitar fraudes envolvendo a empresa e ainda multas que podem chegar a R$ 1.000.

Além disto, adotar uma ferramenta de mercado pode ajudar a sem mais produtivo, além de facilitar a integração com o escritório contábil, que poderá fazer um trabalho mais consistente do ponto de vista fiscal.

E você, tem adotado procedimentos de gestão de documentos fiscais? Conte para a gente nos comentários.