A Estratégia Certa de RH para Empresas em Crescimento – One on One

Você já teve o sentimento que sua empresa não consegue reter talentos? Esse sentimento aumenta em momentos de crescimento econômico? E com relação a engajamento, todos estão engajados com sua Cultura?

Deixe-me adivinhar, se você respondeu sim a algumas dessas perguntas, tenho certeza que sua empresa já sair do patamar de 5 a 7 funcionários e vem crescendo de forma consistente.

Bem, é nesta fase que a sua PME passa a concorrer com grandes empresas pelos melhores talentos e a influência dos sócios passa a ser menor com relação ao engajamento. O pior é que encontrar, contratar e preparar, parece cada vez mais um processo de venda, onde ganha em oferece um melhor pacote de remuneração, sendo as PMEs sem um passo atrás.

Sabemos muito bem o que é isto. Tanto que este foi nosso maior desafio em 2019. Passamos o ano procurando e testando ferramentas de gestão de RH, buscando um engajamento maior do time.

Essa procura, de antemão, não foi feita sem sacrifício. No meio do caminho tivemos alguns percalços com elevação do turnover.

Mas depois disso tudo, encontramos uma ferramenta, ops ferramenta não, um método, que de traz diversos benefícios para empresas em momento de crescimento e o melhor de tudo não custa quase nada, com efeitos bastante efetivos.

Vamos falar desse método e como implementar. Temos certeza que se você adotar terá excelentes efeitos em sua empresa.

Características de PMEs em fase de crescimento

Antes de começar a contar, vamos somente contextualizar as principais características de PMEs em fase de crescimento.

No artigo do nosso Blog Evolução dos Negócios contamos mais sobre as 5 fases financeiras de uma empresa. Nele há uma grande pista em qual dos momentos as dificuldades com gestão de RH aparecem.

Na primeira fase, a da “Eupresa” somente há os sócios atuando como uma ideia. Isso logo é superado, e a empresa cresce para manter entre 3 a 7 funcionários na segunda fase. Nesta, o sócio da empresa começa a se sentir sobrecarregado, porém parece que tudo está em sintonia com o crescimento.

Agora é na terceira fase que o bicho pega. Esta fase é conhecida por um patamar do número de funcionários entre 7 e 50 colaboradores. E daí você sente que algumas coisas são do padrão e parecem atropeladas.

As novas contratações ocorrem, mais a qualidade e produtividade caem, e começam outros tipos de problemas que não ocorriam como inadimplência de clientes.

Nesta fase, a gestão tem um peso enorme. E como já comentamos a Gestão do RH ganha uma importância inimaginável no momento anterior. O grande complicador, é que, com o crescimento, normalmente não há folga de caixa para contratar consultorias, melhorar benefícios e ampliar salários.

Foi neste momento que nos encontrávamos no começo de 2019 quando começamos a nos movimentar.

O que é o One on One

Olha, fizemos diversas ações durante todo o ano. Investimos em alguns momentos mais do que podíamos, mas em algumas oportunidades, esses investimentos em Gestão de RH pareciam mais jogar contra do que ajudar. Foi então que descobrimos o One on One.

One on One é uma prática de gestão de pessoas, que consiste em uma conversa informal entre líder e liderados, e realizado com alguma periodicidade, como semanal (preferível) ou quinzenal. Nestas conversas o gestor é responsável por ajudar o colaborador a expressar suas opiniões e sentimentos, seja de assuntos da empresa ou não.

Essa prática, do one on one, é diferente do processo de Feedback que conhecemos. No Feedback, o gestor, promove uma conversa sobre o desempenho do colaborador. No One on One esse não necessariamente será um assunto. Como o gestor promove uma escuta ativa as questões do colaborador e o assunto pode ser por exemplo o desempenho do líder ou ainda os caminhos da empresa.

Veja, no feedback, o líder tem um papel ativo, e muitas vezes é um processo complicado se não houver maturidade de todas as partes. Como existe uma questão de crítica ao desempenho, é um processo que pode soar negativo. Já no one on one, isso se torna diferente.

As conversas nesse método não são planejadas pois ela caminha na direção que o colaborador apontar.

Podemos classificar o One on One como se fosse uma DR (Discussão da Relação). Isso é mais efetivo pois alinha os objetivos comuns e a cultura das pessoas. Além disso as conversas mais francas e respeitosas, ajuda muito mais o casal (líder e liderado).

Quais são as vantagens que encontramos no One on One

Vamos a uma parte interessante, pois o método produz benefícios a todos no processo. Para a empresa e o empresário:

• Ajuda a criar um ambiente de confiança com todos na equipe;
• Ouvir opiniões reais dos colabores e o que eles pensam da empresa e como ela pode melhorar;
• Direciona os colaboradores, na medida em que você pode equilibrar desejos pessoais dos funcionários.
• Antecipa a solução de conflitos, lembrando que problemas interpessoais sempre são difíceis de tratar. No one on one você pode antecipar e agir antes que se configure um conflito.
• Permite a melhoria continua, com as devidas medidas de carga/capacidade. Além disso você poderá receber informações de problemas técnicos previamente.

Agora pensando do lado do colaborador, o processo só faz sentido se o empresário estiver disposto a escutar, então você será ouvido de verdade.

• Sempre há situações que guardadas atrapalham o desempenho.
• Quando isso ocorre, pode provocar um problema grave.
• Aproveite para expor o seu momento, desejos e desafios profissionais.

Esse processo somente contribui para o gestor de posse dessas informações agir, e ter um colaborador mais feliz e produtivo no trabalho.

Como implementar um processo de One on One em sua PME

Em comentei que esse era um método barato e efetivo não é mesmo. Além disso é simples e não existem regras fixas a seguir.

O conceito é amplo e flexível. O importante é somente estabelecer um processo e se manter fiel a ele, para o método tenha credibilidade na empresa e assim tenha seus objetivos atingidos.

Para isso, você deve fazer algumas definições para os seguintes itens:

• Duração de uma seção de one on one;
• O local, que deve ter uma privacidade mínima;
• A frequência de realização das seções com cada colaborador.

Vamos lá….

a- Sobre a duração de uma seção

A duração ideal é de 30 minutos. Nos primeiros 10 minutos deixe o colaborador falar.

Escutar é um processo difícil, mas fica aqui uma dica de ouro. Escute nestes 10 minutos, respondendo somente o que for solicitado, mas não faça nenhum julgamento, e somente estimule a fala.

Nosso grande erro é interromper, fazemos isso a todo momento e isso quebra o processo. Antes de iniciar uma fala, espere por 5 segundos, nesse período normalmente há uma retomada de um raciocínio com mais informações. Lembre-se que o one on one é um momento do colaborador.

Se não souber como estimular a fala, conheça 100 perguntas para se fazer em um processo de one on one.

Nos próximos 10 minutos, aí sim você fala fazendo as suas considerações, respondendo as dúvidas e as queixas.

Já nos 10 minutos finais, é o momento para ambos fazerem um fechamento. Esse momento pode inclusive servir para propor e acompanhar ações futuras.

b- Sobre a escolha do local

Evite fazer essa conversa em sua sala particular. Como o momento é mais informal do que formal, o loca não pode intimidar a fala.

Você pode usar uma mesinha isolada ou ainda uma área externa da empresa, desde que se mantenha a privacidade da conversa.

c- Sobre a frequência

Aqui um ponto importante. Após fazer a primeira conversa você de manter uma cadencia regular para que ela ocorra.

O ideal seria semanal, para manter o colaborador bastante ativo. Isso poderá ampliar os benefícios consideravelmente.

Mas sabemos que nem sempre isso é possível, então escolha por uma frequência quinzenal. Somente evite fazer mensalmente.

Aqui está o grande ponto de sua dedicação ao processo. Lembre-se da fase de sua empresa e se dedique a cuidar e engajar os colaboradores. Desmarcar uma conversa será muito ruim para manter um processo estável.

Dicas práticas para a realização do seu One-on-One

Bem, agora vamos as dicas para se tornar mais fácil, não é mesmo. Se houverem mais líderes e executivos na empresa alinhe essas dicas com eles.

1- Marque em sua agenda

Não é legal não conseguir marcar essa conversa com os seus colaboradores. Reserve um horário e inclua na sua agenda para não se esquecer.

Ser nos mesmos dias e horários facilitará a comunicação com o colaborador e a criar uma rotina.

2- Tenha sempre um gatilho para iniciar

Para o começo da conversa utilize sempre uma frase de gatilho. Tal como: “E aí, o que você me diz? ”. Isso ajudará a reunião a acontecer de uma forma positiva.

3- Faça uma escuta ativa de verdade

Fazer escuta ativa é mais difícil que pode parecer. Faça um teste, chame alguém e peça para a pessoa falar por dois minutos sem que você interrompa. Você vai perceber que esses 2 minutos você vai pensar em vários momentos a interromper, e em outros momentos irá se dispersar. Escuta é treino e execução.

Voltando, respeite o tempo do colaborar enquanto ele fala. Somente responsa se o colaborar perguntar e esperar por uma resposta imediata. Se a resposta puder ser dada depois, faça.

4- Use a tática dos 5 segundos

Depois de uma fala do seu colaborador espere por pelo menos 5 segundos para começar a falar. Existe uma tendência de desconforto com o silêncio, e nestes 5 segundos o raciocínio do colaborador pode retomar e ser ainda mais completo e com mais informações.

5- Faça anotações e tenha uma lista de entregáveis

É comum alguns acordos serem realizados durante o one on one. Faça notas e programe seu todo list para não esquecer as ações combinadas.

Conclusão

Bem, o que achou deste método? Olha, eu posso dizer que depois de ter feito diversas ações, essa realmente é a que mais resultados efetivos trouxe para a gestão de RH, felicidade de colaboradores e engajamento na Cultura.

Não tem jeito, o que realmente queremos nesse mundo é ser ouvido e isso não tem preço. Se você fazer uma boa implementação em sua empresa, tenho certeza que o seu RH será diferente.

Hoje em dia as empresas funcionam com sistemas de propósitos e disso deve fazer parte o seu colaborador. O propósito da Capital Social Contabilidade por exemplo é “Facilitar o dia a dia do Empreendedor”.

Vivemos esse propósito de forma plena, pois mais do que os serviços corriqueiros de um escritório de contabilidade queremos realmente participar da história dos nossos clientes de forma efetiva. E para fazer isso devemos realmente enfrentar os nossos problemas de gestão e partir disso passar esse conhecimento a frente.

Conheça os nossos serviços, venha fazer parte dessa história, cumprindo suas obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas… vamos juntos.