O envio de documentos de sua empresa para a contabilidade, é um dos processo mais importantes na relação com o escritório contábil.
Enviar os documentos da forma adequada, além de contribuir com o processo, ajudará a não haver erros na apuração de impostos e cumprimento de obrigações. Por isso é importante adequar o procedimento e adotar boas práticas.
Este diagnóstico foi desenvolvido para que você:
possa auto avaliar a situação do envio dos documentos da sua empresa,
descobrir onde estão os problemas, e/ou pontos de melhoria,
possa observar as boas práticas e possa atuar para corrigi-los.
O questionário possui 6 perguntas. A cada questão respondida você terá o feedback de boas práticas.
Importante:A Capital Social não armazena informações individuais do Quiz, que por sua vez é somente demonstrativo e tem a intenção de contribuir com o auto conhecimento dos empresários sobre a sua empresa.
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Sumário do Quiz
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Perguntas:
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6
Information
Este diagnóstico simples serve para verificar a maturidade do processo de envio de documentos de sua empresa para a contabilidade.
Quanto melhor ou mais maduro o seu processo, melhor será para uma utilização mais plena dos serviços contratados, já que o envio adequado significa melhor informação.
Você já fez este questionário anteriormente. Portanto, não pode fazê-lo novamente.
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Respondido
Revisão
Pergunta 1 de 6
1. Pergunta
A empresa envia mensalmente os extratos bancários em formato pdf e ofx para o escritório contábil?
Correto
Parabéns!! Você já possui o nível máximo nesse quesito!
Mas vale a pena recapitular as sugestões para este tema;
Ter contas separadas da Pessoa Física e da Pessoa Jurídica
Identificar todas as operações realizadas nas contas bancárias
Armazenar todos os extratos de contas bancárias da empresa, sejam contas correntes ou aplicações
Envia-las para o contador nos formatos OFX e PDF.
Incorreto
É muito importante ter conta bancária em nome da empresa. Isso contribui para separar as finanças da PF e da PJ, facilita a Gestão Financeira, e permite rastrear operações fiscais e contábeis.
Já os Extratos Bancários são importantes para a escrituração contábil e a verificação e conciliação financeira. A falta desta informações pode prejudicar no atendimento de todas as obrigações da empresa realizadas pelo escritório contábil.
Portanto as sugestões para este tema são;
Ter contas separadas da Pessoa Física e da Pessoa Jurídica
Identificar todas as operações realizadas nas contas bancárias
Armazenar todos os extratos de contas bancárias da empresa, sejam contas correntes ou aplicações
Envia-las para o contador nos formatos OFX e PDF.
Pergunta 2 de 6
2. Pergunta
Qual é o método que tem sido utilizado para envio de documentos pela empresa?
Correto 7 / 7Ponto(s)
Parabéns!! Você já possui o nível máximo nesse quesito!
Se precisar de sistemas de controle financeiro para as finanças de sua empresa, temos parceiros para indicar como o Nibo Controle de Caixa que é gratuito para clientes.
Incorreto / 7 Ponto(s)
É importante o envio de documentos, tais como extratos, notas fiscais, comprovantes de despesas, documentos trabalhistas e outros documentos. A falta destes prejudicam a entrega de obrigações da empresa.
Enviar de várias formas sem alguma integração pode prejudicar o recebimento. A Capital Social Contabilidade envia um e-mail mensal de lembrete e operacionalização do envio dos documentos de forma segura e organizada pelas Nuvens, indicamos que utilize essa forma.
Temos um vídeo tutorial para este vídeo. Veja Aqui.
No e-mail mensal de solicitação de documentos, há uma forma de organização em 5 etapas (tipos de documentos), na qual caso a empresa não tenha aquele tipo de documento deve clicar em “nada a enviar”. Observe isso para tornar o envio dos documentos mais organizada.
Ao enviar por esta ferramenta, nossa aqui é avisada do seu envio e começa a trabalhar assim que recebe estes documentos para entregar e realizar todas as obrigações de sua empresa.
Pergunta 3 de 6
3. Pergunta
A Empresa encaminha para a contabilidade o seu Controle de Entradas e Saídas Financeiras (também conhecido como Boletim de Caixa) ou ainda utiliza o Nibo Controle de Caixa para a identificação das operações financeiras?
Correto 3 / 3Ponto(s)
Parabéns!! Você já possui o nível máximo nesse quesito!
Se precisar de sistemas de controle financeiro, temos parceiros para indicar como o Nibo Controle de Caixa que é gratuito para clientes.
Essa informação é essencial para que nossa equipe possa entender a movimentação financeira e conciliar documentos.
Para tanto sugerimos a utilização do Sistema Nibo Controle de Caixa que é inteiramente gratuito para clientes. De acordo com a necessidade da Empresa é possível fazer o upgrade da ferramenta para mais funcionalidade.
De posse de suas informações nossa equipe realiza toda a escrituração contábil, que pode ser prejudicada pela falta da informação.
As Notas Fiscais de serviços tomados são críticas pois podem possuir retenção de IR, Contribuição Social, INSS, ISS. Você separa este tipo de nota em um grupo para o envio ao escritório de contabilidade?
Correto 3 / 3Ponto(s)
Parabéns!! Você já possui o nível máximo nesse quesito!
Incorreto / 3 Ponto(s)
Separar os documentos fiscais, principalmente as notas fiscais de serviços tomados, ajudará o contador a apurar eventuais retenções de impostos, mesmo que não forem destacadas. Um exemplo disto é a retenção de ISS CPOM (Para saber mais sobre CPOM leia este texto: CPOM – É melhor conhecer do que ser bitributado no ISS)
Indicamos a separação de documentos em 5 categorias distintas para facilitar o processo do contador. São eles:
01 – Extratos Bancários e Aplicações (PDF e OFX)
02 – Notas Fiscais e Comprovantes de Despesas (Emitidas, Recebidas, XMLs, Recibos, Cupons, Boletos, Cartões de Créditos, etc)
03 – Serviços Tomados de outros Municípios
04 – Documentos Trabalhistas (Guias INSS, FGTS, Benefícios do empregado, e outros relacionados)
05 – Outros Documentos (Contratos, Empréstimos, Seguros, etc)
Achou complicado? Na Capital Social o processo de envio de documentos é facilitado por uma ferramenta segura de envio. Veja como os documentos são enviados neste vídeo.
Pergunta 5 de 6
5. Pergunta
Os documentos enviados para a Contabilidade são a base para a entrega de obrigações e de apuração de impostos. Sua empresa possui arquivo dos documentos enviados e uma redundância para o caso de perda dos mesmos?
Correto
Parabéns!! Você já possui o nível máximo nesse quesito!
Incorreto
Os Documentos Fiscais, Trabalhistas e das Operações Financeiras, são base para a entrega de obrigações e devem ser armazenados para fins legais.
Existem diversas regras e prazos de guarda que devem ser seguidos. As boas práticas indicam que é importante ter uma forma de backup para o caso de um acidente ou da perda de algum documento.
A sua empresa faz uma gestão ativa dos documentos fiscais (conferência, manifestação do conhecimento, rejeição de documentos irregulares, armazenamento e monitoramento de NFs)?
Correto
Parabéns!! Você já possui o nível máximo nesse quesito!
Após a introdução da nota fiscal eletrônica ocorreram uma série de inovações no controle fiscal das empresas, incluído nas obrigações como SPED ICMS IPI, SPED Contribuições entre outros.
Agora com a escrituração e apuração de impostos, há a possibilidade de amplos cruzamentos e verificação da regularidade da empresa. Isso se junta a necessidade de armazenar os documentos fiscais válidos por até 5 anos sobre risco de multa de R$ 1.000,00 por documento.
Portanto não é possível ignorar essa gestão. Se você não realiza uma Gestão do Documentos Fiscais integral (conferência, manifestação do conhecimento, rejeição de documentos irregulares, armazenamento e monitoramento de NFs) é muito importante passa a adota-la.
A Capital Social é um escritório de contabilidade e de apoio a gestão (outsorcing). Tem como objetivo facilitar o dia a dia do empreendedor.
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