A folha de pagamento é uma obrigação de todas as empresas que contratam pelo menos um colaborador sob a Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT. É uma maneira de visualizar o investimento realizado em um colaborador, enquanto o trabalhador toma ciência de todos os seus proventos e descontos.

Nesse sentido, é preciso elaborar esse documento todos os meses, no máximo até o 5º dia útil, para realizar o pagamento do salário. Pode parecer simples, mas existem inúmeros pontos de cuidado que os profissionais de Recursos Humanos precisam estar atentos.

Com isso em mente, criamos um conteúdo exclusivo com 5 coisas que você precisa saber sobre a folha de pagamento. Confira!

Confira também: Planejamento Tributário: como fazer o da sua empresa.

#1 O que é a Folha de Pagamento?

A folha de pagamento é um documento que serve para descrever as obrigações fiscais, contábeis e jurídicas de uma relação trabalhista. Apesar do que muitos pensam, não é um documento padronizado, porém, é muito parecido em todo o país.

Ele pode ser executado de acordo com as necessidades do seu negócio, desde que possua, pelo menos, as seguintes informações:

• Dados da empresa;
• Dados do empregado;
• Descontos realizados;
• Número de dias trabalhados ou horas;
• Valor de horas extras;
• Salário bruto e líquido;
• Seguros, quando se aplica;
• Nome das seguradas do salário-maternidade, quando se aplica;
• Quotas de salário-família.

#2 Arquivo de documentos

É importante notar que todos esses pontos citados surgem quando há um fato gerador. Por exemplo, há desconto de INSS pois o empregador paga essa contribuição e ganha um recibo.

Esses comprovantes de fatos geradores, assim como a própria folha de pagamento, devem ser armazenados pela empresa ou pela contabilidade responsável a fim de solucionar futuros problemas jurídicos que possam surgir.

#3 Quais os proventos em folha?

A folha de pagamento é composta por proventos e vencimentos. Esses são termos usados para descrever um valor financeiro que a empresa deve ao colaborador.

Existem as obrigações legais, como salário e horas extras. Porém, cada empresa pode ter a sua política própria, como a inclusão de um adicional por tempo de serviço ou bonificação por assiduidade. Os principais são:

• Salário;
• Hora extra;
• Descanso semanal remunerado;
• Adicional noturno;
• Adicional de insalubridade;
• Adicional de periculosidade;
• Salário-Família.

#4 Quais os principais descontos?

Quando um colaborador é contratado, pouco se fala sobre os descontos que haverá no seu salário. Porém, é preciso conhecê-los na ponta da língua para não deixar nenhuma obrigação fiscal ou jurídica passar em branco. Os mais importantes são:

• Desconto previdenciário;
• Imposto de renda;
• Contribuição sindical;
• Adiantamentos;
• Atrasos ou faltas não justificadas;
• Vale-transporte;
• Vale-alimentação;

#5 Como fazer cálculo da folha de pagamento?

Fazer o cálculo da folha de pagamento não é uma tarefa simples. Afinal, existem códigos que estão atrelados a outros órgãos, e isso exige atenção redobrada para que não caia em erro.

Um erro de digitação pode fazer parte do salário de um colaborador desaparecer, e se não for corrigido, o mesmo pode mover processo contra a sua empresa.

Assim, é fundamental contar com uma contabilidade de confiança para essa função específica, ou usar sistemas apropriados e automatizados.

Você adota alguma dessas soluções? Como o cálculo da folha é feito na sua empresa? Conte aqui nos comentários!

O tema sobre folha de pagamento para RH foi interessante para você? Quer saber mais? Então aproveite para entrar em contato com a nossa equipe e converse com um dos nossos especialistas.

E não deixe de nos seguir nas redes sociais para mais conteúdos!