É muito importante ter conta bancária em nome da empresa. Isso contribui para separar as finanças da PF e da PJ, facilita a Gestão Financeira, e permite rastrear operações fiscais e contábeis.

Saiba mais sobre a separa de PJ/PF no texto: Contas pessoais + contas da empresa = problemas, na certa! Saiba por que e como separar

Já os Extratos Bancários são importantes para a escrituração contábil e a verificação e conciliação financeira. A falta desta informações pode prejudicar no atendimento de todas as obrigações da empresa realizadas pelo escritório contábil.

Portanto as sugestões para este tema são;

• Ter contas separadas da Pessoa Física e da Pessoa Jurídica
• Identificar todas as operações realizadas nas contas bancárias
• Armazenar todos os extratos de contas bancárias da empresa, sejam contas correntes ou aplicações
• Envia-las para o contador nos formatos OFX e PDF.

É importante o envio de documentos, tais como extratos, notas fiscais, comprovantes de despesas, documentos trabalhistas e outros documentos. A falta destes prejudicam a entrega de obrigações da empresa.

Enviar de várias formas sem alguma integração pode prejudicar o recebimento. A Capital Social Contabilidade envia um e-mail mensal de lembrete e operacionalização do envio dos documentos de forma segura e organizada pelas Nuvens, indicamos que utilize essa forma.

Temos um vídeo tutorial para este vídeo. Veja Aqui.

No e-mail mensal de solicitação de documentos, há uma forma de organização em 5 etapas (tipos de documentos), na qual caso a empresa não tenha aquele tipo de documento deve clicar em “nada a enviar”. Observe isso para tornar o envio dos documentos mais organizada.

Ao enviar por esta ferramenta, nossa aqui é avisada do seu envio e começa a trabalhar assim que recebe estes documentos para entregar e realizar todas as obrigações de sua empresa.

Essa informação é essencial para que nossa equipe possa entender a movimentação financeira e conciliar documentos.

Para tanto sugerimos a utilização do Sistema Nibo Controle de Caixa que é inteiramente gratuito para clientes. De acordo com a necessidade da Empresa é possível fazer o upgrade da ferramenta para mais funcionalidade.

De posse de suas informações nossa equipe realiza toda a escrituração contábil, que pode ser prejudicada pela falta da informação.

Saiba como fazer seu controle de caixa lendo o nosso texto: Fluxo de Caixa – Um Guia para iniciar e realizar o controle financeiro da sua empresa

Separar os documentos fiscais, principalmente as notas fiscais de serviços tomados, ajudará o contador a apurar eventuais retenções de impostos, mesmo que não forem destacadas. Um exemplo disto é a retenção de ISS CPOM (Para saber mais sobre CPOM leia este texto: CPOM – É melhor conhecer do que ser bitributado no ISS)

Indicamos a separação de documentos em 5 categorias distintas para facilitar o processo do contador. São eles:

01 – Extratos Bancários e Aplicações (PDF e OFX)
02 – Notas Fiscais e Comprovantes de Despesas (Emitidas, Recebidas, XMLs, Recibos, Cupons, Boletos, Cartões de Créditos, etc)
03 – Serviços Tomados de outros Municípios
04 – Documentos Trabalhistas (Guias INSS, FGTS, Benefícios do empregado, e outros relacionados)
05 – Outros Documentos (Contratos, Empréstimos, Seguros, etc)

Os Documentos Fiscais, Trabalhistas e das Operações Financeiras, são base para a entrega de obrigações e devem ser armazenados para fins legais.

Existem diversas regras e prazos de guarda que devem ser seguidos. As boas práticas indicam que é importante ter uma forma de backup para o caso de um acidente ou da perda de algum documento.

Leia mais sobre prazos em: Documentos fiscais e trabalhistas: quais são os prazos de guarda?

Após a introdução da nota fiscal eletrônica ocorreram uma série de inovações no controle fiscal das empresas, incluído nas obrigações como SPED ICMS IPI, SPED Contribuições entre outros.

Agora com a escrituração e apuração de impostos, há a possibilidade de amplos cruzamentos e verificação da regularidade da empresa. Isso se junta a necessidade de armazenar os documentos fiscais válidos por até 5 anos sobre risco de multa de R$ 1.000,00 por documento.

Portanto não é possível ignorar essa gestão. Se você não realiza uma Gestão do Documentos Fiscais integral (conferência, manifestação do conhecimento, rejeição de documentos irregulares, armazenamento e monitoramento de NFs) é muito importante passa a adota-la.

Saiba como fazer lendo o texto: Gestão Fiscal a partir dos Documentos Fiscais – O que fazer em sua PME