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Documentos fiscais e trabalhistas: quais são os prazos de guarda?

Ainda que a tecnologia tenha proporcionado muitas facilidades de armazenamento de informações e registros, no que diz respeito aos documentos fiscais e trabalhistas, a revolução da informática ainda não permitiu que as empresas cheguem a uma desobrigação completa. O armazenamento adequado de alguns documentos ainda é importantíssimo para que as empresas não arrumem problemas com o Fisco, órgãos previdenciários e trabalhistas do Governo.

Quer saber quais os períodos mínimos para descartar documentos que passaram seu prazo de guarda e manutenção? Dê uma olhada no artigo que preparamos para você!

As regras de prescrição e decadência

De modo geral, a guarda e a manutenção de livros e documentos fiscais pelas empresas estão vinculadas às regras de prescrição e decadência do direito da Administração Pública. Resumidamente, a decadência significa a perda do direito que o Fisco tem de exigir algo da empresa e a prescrição refere-se à perda da pretensão de cobrança judicial de qualquer débito tributário ocasional. Nesse sentido, tanto a decadência quanto a prescrição são modalidades de extinção do crédito tributário, de maneira que a empresa não é mais obrigada a arquivar os documentos após a passagem desses períodos.

O que fazer com os documentos fiscais

As empresas, de um modo geral, precisam guardar seus documentos e livros fiscais por um período de 5 anos. Isso porque a Fazenda Pública possui esse prazo para efetuar a execução fiscal do crédito tributário, e a contagem começa a partir do 1° dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído; ou da data em que se torna definitiva a decisão que houver anulado o crédito efetuado.

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Isso serve para os tributos em todas as esferas — federal, estadual ou municipal, como IPI, ICMS e ISS. Mas há exceções: no caso do Imposto sobre a Renda de Pessoas Jurídicas (IRPJ), em várias circunstâncias, o documento precisa ser guardado por sete anos.

O que fazer com os documentos trabalhistas

No plano trabalhista, a regra geral dispõe que o prazo de prescrição seja de 5 anos para os trabalhadores rurais e urbanos, com limite de 2 anos para a formalização de reclamação trabalhista. Assim, todos os documentos relativos à relação empregatícia poderiam ser inutilizados após 5 anos, visto que o empregado só poderia discutir na Justiça trabalhista os créditos desse período, a contar da data de ingresso da ação.

No entanto, na esfera previdenciária, o prazo de prescrição válido para a Previdência Social apurar e constituir seus créditos é de 10 anos. Isso sem falar que existem casos especiais, como os depósitos do FGTS, que devem ser guardados por 30 anos.

Manter-se atento a várias datas e indicações normativas pode ser bastante complexo para um gestor ou empreendedor fazer sozinho. Por isso, uma boa dica é contar sempre com a ajuda de um profissional de contabilidade ou de uma empresa especializada nesses serviços para aproveitar melhor seus arquivos, sem perder em eficiência ou ter problemas futuros.

Está mais seguro quanto ao que precisará guardar e de quais documentos poderá se desfazer? Restou alguma dúvida? Deixe um comentário!

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Contadora, pós graduada em Marketing com especialização em Gestão de Projetos. É sócia proprietária da Capital Social Contabilidade e Gestão. Website: www.capitalsocial.cnt.br