7 dicas para deixar sua contabilidade mais organizada

Uma contabilidade bem estruturada é fundamental para o sucesso de uma empresa. Dessa forma, é preciso dar total atenção a esse setor. Lembre-se, por exemplo, que será através dele que você poderá mapear a situação financeira do seu negócio, através de informações que serão usadas como instrumentos de gestão e lhe darão suporte para as tomadas de decisões. Pensando nisso, confira nossa lista de dicas e deixe sua contabilidade mais organizada:

Separe as finanças da sua empresa das pessoais para mantê-las organizadas

Bem, uma das dicas que temos pra você é: não comenta o erro de misturar as contas pessoais com as da sua empresa – o que é uma prática bem comum, especialmente para os empreendedores de primeira viagem ou de negócios menores. Saiba que isso é muito arriscado e mesmo que a comodidade de manter tudo em uma mesma planilha seja tentadora, não caia nessa cilada!

Dentre as justificativas para você não fazer isso está a falta de informações consistentes, consequencia dessa prática. Isso porque chegará um momento em que você não saberá mais o que são as despesas da sua casa e o que está relacionado ao seu negócio e, assim, também não saberá qual é a situação da sua empresa.

Portanto, por mais que você seja organizado, procure se policiar ainda mais sobre esse item e separe tudo. Vale ressaltar que você deve evitar também o uso dos mesmos cartões de crédito e cheques para as despesas de casa e da empresa. Lembre-se que os problemas podem ir além de uma confusão nas contas, pois você pode acabar tendo problemas com a legislação então, tome cuidado!

Analise a contabilidade periodicamente

Essa dica é simples e funciona muito bem. Vale ressaltar que avaliar as contas periodicamente lhe ajudará na visualização e no controle das informações, que não ficarão acumuladas. Porém, fique atento a situações como essa, pois, se você definir que esse controle será feito mensalmente você precisa considerar que existem bancos que não fornecem seus extratos em uma base mensal. Por isso, se esse for o seu caso, peça a alteração desse serviço para que a sua contabilidade tenha acesso aos dados mensais.

Conte com a ajuda de uma contabilidade profissional

A contratação dos serviços de uma empresa especializada, de uma consultoria ou mesmo de um profissional de contabilidade fará com que você dê a esse assunto a atenção que ele merece. Vale dizer que com diversas tarefas diárias, você ficará mais seguro demandando esse controle para alguém com experiência no assunto.

Por isso, procure por empresas já reconhecidas no mercado e indicadas por outros empresários. Além disso, cheque também se o escritório está associado a órgãos como o Sindicato das Empresas Contábeis (Sescon) e o Conselho Regional de Contabilidade (CRC) – o que garante sua credibilidade.

Não tente fazer a contabilidade da sua empresa por conta própria, não pense apenas na economia, pois, nesse caso “o barato vai sair caro” no fim das contas.

Forneça todas as informações necessárias ao seu contabilista

Imagine um cozinheiro sem os ingredientes necessários para fazer um prato. É assim que o seu contabilista ficará se ele não tiver acesso às informações das quais precisa para organizar a contabilidade da sua empresa. Portanto, mantenha os registros em dia – o profissional poderá lhe orientar em relação a isso – e assim você poderá oferecer dados completos. Dessa forma, o contador poderá fazer uma análise mais precisa da situação da sua empresa.

Não deixe para amanhã

Essa frase funciona para quase tudo na vida e para a contabilidade da sua empresa não é diferente. Portanto, se você precisa atualizar algum registro, faça-o hoje. Não deixe que seus lançamentos se acumulem, pois a chance de você se perder em meio aos números e se deparar com informações erradas é muito maior dessa forma. Vale ressaltar também que, se as suas finanças empresariais mudarem de um dia para o outro, você precisará manter seu contador informado sobre isso, para que ele possa cuidar da rotina dos seus negócios.

Com quem ficam os documentos

O primeiro passo foi dado e você já contratou uma empresa para cuidar da sua contabilidade. E agora, quem deve ficar com os documentos da empresa? Bem, todos esses registros – de firma, contratos sociais, notas fiscais, guias de recolhimento, extratos bancários, talonários de vendas, despesas gerais, registro de ponto dos funcionários, etc. – devem ser lançados, mas precisam retornar para a sua empresa, logo após a utilização deles pela contabilidade. Portanto, os documentos ficam na empresa, são apenas utilizados pela contabilidade para a execução dos serviços.

Fique sempre por dentro da sua contabilidade

Descuidar-se depois de contratar uma empresa para tomar conta da contabilidade é um grande erro cometido por alguns empreendedores. Vale ressaltar que você deve ser a pessoa mais bem informada a respeito do seu negócio. Portanto, procure acompanhar os tributos, os encargos, assim como o recolhimento de valores e não deixe tudo na mão do contador.

Cabe dizer que ficar por dentro significa acompanhar de perto as certidões negativas e analisar as informações que foram apresentados ao fisco através das declarações acessórias exemplo: RAIS, CAGED, GFIP SEFIP, DCTF, DIPJ, DASN, entre outras. Portanto, tente encontrar-se com os profissionais que fazem a contabilidade da sua empresa pelo menos duas vezes por ano, para que você fique a par dos serviços prestados, acompanhando como andam as finanças do seu negócio.

Esses são cuidados muito importantes para manter a contabilidade da sua empresa em dia.

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