5 dicas para melhorar a gestão da sua folha de pagamento

Para que você tenha funcionários engajados e seu negócio se desenvolva de maneira saudável, é preciso que o processamento dos valores que os funcionários recebem mês a mês seja organizado e não tenha atrasos e para isso é muito importante ter uma gestão em dia.

A grande questão é que, com o crescimento da organização, a gestão eficiente da folha de pagamento se torna cada vez mais complexa. Então, como se pode gerir melhor a folha de pagamento de sua empresa? Veja algumas boas dicas a seguir.

Registre adequadamente os horários da jornada diária

A folha de pagamento vai apreciar individualmente os períodos trabalhados pelos funcionários. Os dados referentes às horas de entrada e saída servem para dar base ao salário e benefícios que os trabalhadores recebem mensalmente.

E se a empresa tem mais do que 10 funcionários, a legislação atual obriga a manter um registro de ponto, que poderá ser manual, eletrônico ou mecânico. Lembre-se de que cada empregado deverá assinar o seu relatório ou espelho de ponto ao final do mês.

Padronize sua estrutura de cargos e salários

Se você tiver uma estrutura bem definida de cargos e salários, seus funcionários entenderão a forma de distribuição de remunerações, benefícios e gratificações usada pela empresa, além dos caminhos para crescer dentro da organização.

Isso vai ser bom também para você, porque saberá a quantidade de trabalhadores em cada área ou cargo, facilitando os cálculos na folha de pagamento e a visualização de quais funções poderiam receber mais investimentos.

Identifique (e conserte) os problemas de gestão

Talvez você esteja tendo problemas com sua folha de pagamento porque não possui o pessoal suficiente para cuidar desta demanda. Ou, talvez, os profissionais que trabalham na área não têm o know-how para agilizar esse tipo de serviço.

Talvez os processos internos estejam muito burocráticos. Portanto, identifique os principais pontos que atrapalham na gestão da folha de pagamento e veja como poderia melhorá-los.

Crie uma rotina determinada para entregar os holerites

Os holerites (ou contracheques) devem trazer discriminados todos os valores e indicações das remunerações (os salários, benefícios, gratificações mensais, deduções, etc) que constituem o quanto cada funcionário tem a receber naquele mês.

Neste registro ainda aparecem a carga horária trabalhada e o enquadramento de função. A entrega do holerite para os funcionários é uma obrigação legal da empresa; se isso fizer parte de uma rotina, sem atrasos, tanto quanto os pagamentos, os funcionários ficarão bem mais confortáveis e confiantes na relação que têm com a organização.

Ao mesmo tempo, os setores que organizam esses documentos saberão, com rigor, os prazos a cumprir a cada mês.

Tenha um backup dos documentos

É importante lembrar de que a folha de pagamento é um documento de emissão mandatória dentro das regras de fiscalização trabalhista e previdenciária. Isso significa que o empregador deve manter cópias impressas desses documentos, conservando-as em arquivo, tanto para as auditorias internas quanto para as externas.

É muito comum que a gestão da folha de pagamento esteja sob a responsabilidade de pessoas que são de dois setores diferentes: o pessoal de RH e o departamento financeiro.

Por isso, vale muito a pena ter uma contabilidade sólida, com informações precisas, para que os eventos e a situação econômico-financeira da organização sejam compreendidos a fundo, de maneira que o gestor tenha os melhores dados para seu processo de planejamento do negócio, gestão da folha de pagamento em suas tomadas de decisão.

Como está a gestão da folha de pagamento em sua empresa? Compartilhe com a gente através dos comentários!