O que é Scrum e como ele pode tornar sua empresa mais eficiente

As transformações que estamos observando no mundo, estão bem mais velozes do que no passado, vira e mexe descobrimos que ela é resultado da aplicação de uma metodologia ágil. Temos ouvido cada vez mais esses métodos e o que muitas pensamos que eles estão restritos a uma única aplicação.

Não é o que acontece com o SCRUM, metodologia muito conhecida por quem desenvolve software, porém que pode ser utilizado para outras aplicações.

A sua implantação é bastante simples e concisa e pode realmente aumentar a produtividade do seu negócio, quer saber mais continue lendo este post…

O que é o Scrum

O Scrum é um termo que tem origem no jogo de Rugby usado para indicar o reinicio de uma jogada onde todos os jogadores estão juntos, frente a frente com o adversário e a cada bola que reinicia a partida faz com que o time tente chegar ao próximo lado utilizando todas as habilidades da equipe.

O método do Scrum foca justamente isso dentro de um projeto, fazer com que toda a equipe avance para realizar atividades essenciais e para o alcance do resultado, que sempre está ligada a uma entrega de um produto ou um serviço.

Para isso, são utilizados três pilares, que durante todo o processo é continuamente praticado.

A transparência

Todos precisam ter conhecimento do que está sendo feito e se esse é o caminho certo, por isso todos dos dias a equipe se posiciona sobre o que foi realizado e o que está sendo feito no próximo Sprint.

Inspeção

Sempre que é apontado um risco ou oportunidade, todos precisam ter o compromisso de buscar o melhor do time, fazer e compartilhas conhecimentos.

Adaptação

A todo momento no surgimento de uma necessidade ou algo que atrapalhe a entrega, toda a equipe participa na resolução, sempre focando no sucesso de todos.

“Scrum humaniza o desenvolvimento de produtos através da introdução de uma comunicação regular, ajudando equipes a se comprometerem com metas compartilhadas.” – Ken Schwaber e Jeff Shuterland.

Como funciona o método

O método é composto de um fluxo interativo da equipe, onde a partir dos requisitos mínimos do que é necessário entregar, chamado Product Backlog, se quebram em pedaços menores.

Aqui fica o segredo para utilizar em qualquer aplicação ou empresas e não só no desenvolvimento de software, o Product Backlog pode ser um projeto, um produto ou um agrupamento de necessidades com um determinado prazo para ser realizada.

Desta divisão em pedaços menores surgem os Sprints Backlog que possuem um prazo entre 2 a 4 semanas para serem concluídos, aqui na Capital Social (sim utilizamos o Scrum!) o Sprints Backlog possui o prazo de 1 mês devido a referência com o período fiscal e as atividades que devem ser entregues aos nossos clientes.

Após definir o Sprint Backlog, é realizado uma quebra em pequenas tarefas que devem ficar visíveis a equipe de trabalho, normalmente é utilizado um quadro de Kanban.

Com as tarefas definidas, se inicia o trabalho para a conclusão delas. As equipes devem ser multifuncionais e terem um tamanho de até 7 colaboradores, maior do que isso a comunicação acaba não fluindo e ocorrem prejuízos na produtividade.

Diariamente ocorrem reuniões rápidas, normalmente realizadas em pé onde cada membro da equipe se posiciona quanto as entregas que realizou e como o próximo Sprint poderá ser melhor.

Além dos meetings diários, há reunião semanais mais amplas com a discussão sobre todas as entregas as expectativas com relação ao que falta entregar e um momento para propor soluções que agilizem as novas entregas.

Essas reuniões periódicas é um dos segredos para que a equipe compartilhe valor e trabalhe de forma mais eficiente.

Quais são os princípios que o Scrum desenvolve na empresa

Implementar o Scrum na empresa possibilitará que a equipe desenvolva princípios que contribuirão para a qualidade do que se realiza. Eu sempre digo que é um caminho sem volta, pois uma vez com Scrum sempre com Scrum.

Abaixo vou descrever um pouco mais destes princípios;

Controle de processos empíricos – Esse é o cerne da filosofia central do Scrum com base nos  três pilares: transparência, inspeção e adaptação.

Auto-organização – Neste princípio as equipes estão sempre se autorregulando e se ajustando aos desafios, e isso faz com que exista um compartilhamento grande de informações e de ajuda mútua.

Colaboração – A colaboração é um princípio gerado pelo envolvimento dos colaboradores na realização das tarefas, a auto-organização e a possibilidade de se alcançar mais em menos tempo gera uma consciência de colaboração.

Priorização por importância – Para a entrega de um valor máximo nos sprints todas as tarefas são priorizadas pelo valor que elas possuem para o projeto.

Tempo – Como existe uma verificação constante nas reuniões diárias e semanais, a limitação se torna aliada para desenvolver melhores soluções para os processos envolvidos.

Desenvolvimento iterativo – Este princípio enfatiza como administrar melhor as mudanças e construir produtos que satisfaçam as necessidades dos clientes.

Para quais empresas o Scrum serve

É claro, como para qualquer método que se implante para a Gestão de uma empresa, ele precisa ser adequado para não gerar conflitos e não acabar prejudicando os negócios.

O Scrum pode ser implementado em qualquer empresa, mas alguns pontos devem ser observados.

• A empresa deve ter em mente que deverá “quebrar” os seus projetos e produtos em etapas de 1 a 4 semanas;
• A empresa deve ter equipes de trabalho pequenas, de no máximo 7 componentes e de preferencia multifuncionais;
• Com a implementação do Scrum, as equipes e a hierarquia se tornam mais horizontais, isso não deve ser um problema;
• A base do Scrum é o empoderamento da equipe para se auto organizar e gerenciar a entrega de tarefas, este ponto deve ser de concordância do empreendedor ou da liderança da empresa;
• A empresa deve ter ciência que alguns mecanismos de controle podem ser substituidos para se tornar mais ágil.

Tendo ciência dos pontos acima, e concordando com a mudança que o Scrum irá provocar, o método é bem aderente ao aumento de produtividade.

Combine com Matriz GUT e PDCA para melhor efetividade

Na Capital Social Contabilidade, além de utilizarmos o Kanban para a visibilidade das tarefas combinamos duas outras ferramentas de qualidade para a melhoria continua.

Na reunião semanal mais profunda, utilizamos uma Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) para classificar todos os pontos que tem interferido para uma melhor entrega. Saiba mais sobre a Matriz GUT.

Com base na matriz realizamos um “ver e agir” para solucionar problemas que são de fácil solução. Para os que sobram e impactam a produtividade, priorizados na matriz, rodamos um PDCA para a solução.

Entendemos que essas duas ferramentas são essenciais para manter a evolução dos processos e garantir uma melhor performance dos Sprints.

Estamos aprendendo muito com a utilização do método, pois a sua própria aplicação pode evoluir de acordo com os inputs da equipe, o que é muito legal disso que realmente isso provoca a colaboração sem igual.

E você tem cuidado da produtividade de sua equipe de trabalho? Compartilhe com a gente os resultados.