ECD: O que é, quem deve entregar e a importância da obrigação para a sua empresa (veja o que se atentar e os benefícios)

A Escrituração Contábil Digital ECD já é uma daquelas obrigações que a maior parte das empresas deve entregar e que está no calendário fiscal dos contadores.

O fato é que ano após ano a obrigação vem evoluindo, atingindo mais empresas e sendo um instrumento de fiscalização por parte da Receita Federal. Por isso é importante ficar atento e saber do que se trata.

Essa evolução é constante. Quer um exemplo disto? Esse artigo foi escrito dia 17.04.17 e já houveram mudanças no dia 18.04 e em 05.05. Por conta disso, nós já atualizamos esse artigo para você.

Mas além da questão do fisco, o fato é que existem benefícios de sua entrega desde que feita corretamente.

Vamos saber mais sobre essa obrigação? Então acompanhe este post com informações sobre a ECD.

O que é a ECD

A Escrituração Contábil Digital faz parte do Projeto SPED e foi introduzida em 2007. Essa obrigação diz respeito à entrega para a Receita Federal, de forma digital e organizada, dos Livros Contábeis.

Ela substitui a entrega dos Livros Diário, Razão, Auxiliares e do Balanço e das Demonstrações Financeiras.

A obrigação atualmente é anual e deve-se ficar atento, pois como trata-se das demonstrações financeiras completas, ela certamente será um excelente instrumento de cruzamento a outras obrigações do SPED.

Quais empresas estão obrigadas à entrega da ECD

Quando foi introduzida como obrigação acessória, a ECD não atingia muitas empresas.

Ao longo do tempo, a Receita Federal foi ampliando a sua obrigatoriedade e em 2017 até algumas empresas do Simples Nacional serão atingidas.

Vamos ver quem está obrigada a sua entrega:

• A totalidade das empresas do Lucro Real;
• As empresas do Lucro Presumido que distribuíram lucros acima da presunção conforme legislação do imposto de renda;
• As Sociedades em Conta de Participação, sendo enviadas pelo sócio ostensivo;
• As organizações isentas e imunes que foram obrigadas a EFD Contribuições no período;
• As empresas do Simples Nacional que receberam aporte através de investimento anjo, à partir de 2017.

Para as empresas não obrigadas a sua entrega é facultativa.

Existem alguns prós em se entregar, porém o empresário deve ficar atento, pois se as demonstrações não foram confiáveis isso poderá trazer riscos.

Benefícios na Entrega da ECD

Isso mesmo! Existem benefícios na entrega da obrigação, vamos ver alguns deles.

Para falar disso, devemos nos lembrar que a Escrituração Contábil sempre foi obrigatória, a única diferença com a ECD é que ela passa a ser digital, ou seja, entregue através de arquivos eletrônicos.

E é este justamente o primeiro benefício. Ter um livro digital é muito melhor do que tê-los em na forma física.

Ter que preparar, imprimir, encadernar e depois registrar é simplesmente tudo o que não deve ser feito em uma sociedade moderna. Sem contar que dado o trabalho, muitos empresários não registravam o livro.

Além disso o formato traz uma outra grande vantagem. O custo.

Fazer a impressão e registro dele no formato físico custava algum dinheiro, inclusive com taxas nas Juntas Comerciais. Já o livro eletrônico não tem custos adicionais, a não ser aqueles relacionadas ao trabalho do contador.

O que é necessário para entregar a ECD

Para entregar uma ECD corretamente deve-se seguir alguns passos.

O primeiro e essencial deles é realizar uma escrituração contábil adequada.

Aqui nesse ponto não adianta fazer “meia boca” ou economizar, pois lembre-se: o livro vai para a Receita Federal. Por isso, seguir todas as orientações do contador é muito importante.

Se você é obrigado a entregar a ECD adote boas práticas, encaminhe todos os documentos para o contador, solicite e emita sempre notas fiscais, não misture as contas pessoais com as da empresa. Tenho certeza que isso se reverterá em benefícios para a sua escrituração contábil.

O contador será responsável por fazer os registros contábeis e validar o arquivo no programa disponibilizado pela Receita Federal.

Um ponto importante na entrega é que o arquivo deve ser assinado digitalmente. Essa questão da assinatura já teve duas alterações recentes da Receita Federal e ficou assim.

Devem ter ao menos 2 assinaturas, sendo uma delas do Contador através do seu e-CPF, e uma da empresa que pode ser através de um e-CNPJ (nas regras anteriores deveria ser um e-CPF modelo A3). A empresa pode optar por utilizar o e-CPF do representante legal ou ainda um e-CPF ou e-CNPJ de procurador valido na Receita Federal.

É importante somente se atentar ao Contrato Social, pois se ele determinar mais assinaturas elas deverão figurar na ECD para não invalidar o documento. Outra mudança boa que ocorreu, é a partir destas mudanças é possível utilizar um Certificado Digital do Modelo A1.

Dito isto, vale lembrar que se no ano você teve dois contadores diferentes, cada um deles deverá entregar um arquivo sobre o período em que ficou com a responsabilidade técnica sobre a contabilidade da empresa.

O que se atentar antes do envio da ECD

A ECD é a obrigação acessória que mais possui informações sobre a empresa. Por isso deve ser entregue com muita atenção. Enviar por enviar, ou enviar informação ruim o prejudicado será você.

O Plano de Contas é algo importante. Você deve utilizar o da sua empresa, porém referenciar ele corretamente com o Plano de Contas do Governo.

Outra questão é analisar as demonstrações antes da entrega, afinal será a forma como o governo irá olhar a sua empresa.

Aqui na Capital Social fazemos verificações adicionais de consistências das demonstrações contábeis. Essa ‘auditoria’ se assemelha com as análises que o fisco fará com as demonstrações.

Alguns exemplos:

• Avaliamos se existem saldos credores (negativos) nas contas caixa e bancos. Essa verificação é dia a dia. O fisco entende que não existe essa situação e pode arbitrar impostos caso isso ocorra;
• Verificamos se há Patrimônio Líquido negativo que é a situação onde não há mais recursos de sócios, somente de terceiros;
• Distribuição de Lucros aos sócios com atrasos nos impostos também é uma situação que pode ficar evidente no livro diário e prejudicar a empresa;
• Contas Patrimoniais com saldo invertidos que denotam escrituração deficiente e incorreta;
• Validamos se todos os adiantamentos têm contrapartidas nas contas banco ou caixa;
• Além de verificar se a receita eleva o Contas a Receber e as compras e serviços do Contas a Pagar.

Pode parecer evidente todos esses tópicos, porém uma verificação detalhada como realizamos antes da entrega da obrigação pode evitar muitos dos problemas verificados em uma fiscalização.

Conclusão

Como podemos verificar, a ECD é uma obrigação importante do Projeto SPED e visa substituir os livros contábeis físicos por livros digitais.

Isso entrega uma grande quantidade de informações ao fisco que faz validações automáticas que vão além daqueles do programa validador.

Enviar informação ruim pode prejudicar a sua empresa, por isso conte com um contador habilitado e siga as boas práticas de registro.

É importante também se atentar a necessidade do certificado digital para realizar a obrigação. Caso não tenha, neste link há um desconto do nosso parceiro VALID para a obtenção de um certificado com desconto.

Após a entrega da obrigação, armazene corretamente o arquivo eletrônico e sempre se atente aos prazos de entrega. Mesmo se for facultativo sua empresa poderá entregar e reduzir gastos com o registro de livros.

E agora, você conseguiu saber um pouco mais sobre a ECD? Achou o artigo interessante? Compartilhe o texto nas redes sociais e ajude a mais empresários com o tema.