Fluxo de Caixa – Um Guia para iniciar e realizar o controle financeiro da sua empresa

O objetivo de qualquer empresário é lucrar. Para isso se concretizar é necessário ter recursos para a atividade, cumprir as obrigações e tomar decisões a todo momento, não é mesmo?

Mas como fazer isso sem informação? É quase impossível. Seria como dirigir um carro sem instrumentos, ou ainda andar a cavalo sem as rédeas. Mas o empresário possui à disposição o Fluxo de Caixa, uma ferramenta simples e eficiente para se ter esse controle.

Quando analisamos os índices de mortalidade, podemos observar que 56% dos motivos são claramente financeiros, como não ter recursos, problemas de caixa, inadimplência e precificação. O que não podemos negligenciar é que o restante é de más decisões de negócio, que poderiam ser melhor tomadas com boas informações financeiras.

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Estamos engajados em facilitar um empreendedorismo mais efetivo, por isso te convido a seguir na leitura desse guia, que facilitará a adoção desta ferramenta em sua empresa. Vamos lá!

1. O que é Fluxo de Caixa e porque ele é essencial

O Fluxo de Caixa é uma ferramenta básica de controle financeiro. Sua função é demonstrar os valores de recebimentos, pagamentos e saldos de recursos financeiros da empresa em determinado período.

A sua adoção é bem simples, pois partindo de um saldo existente nas contas de caixa e bancos da empresa, se registra as movimentações e as classifica conforme ocorrem, tendo ao seu final informações essenciais para tomar decisões do negócio.

É essencial que todo empreendedor adote o controle financeiro através do fluxo de caixa para que seu negócio possa ser realizado.

Veja, não é possível lucrar sem ter recursos para sua atividade, cumprir as obrigações, ter informações para tomar decisões e buscar por melhores resultados.

Então, tão importante quanto o produto e serviço que sua empresa entrega ao cliente, é cuidar de sua saúde financeira, e não existe ferramenta mais simples e fácil de entregar informações com qualidade quanto o Fluxo de Caixa.

2. Quais são os benefícios de adotar o Fluxo de Caixa na empresa

Vamos listar alguns benefícios de se realizar o Fluxo de Caixa para que entenda melhor do que estamos falando:

– Saber a situação real das finanças da empresa, agora!

O Fluxo de Caixa por ser uma ferramenta simples, pode te dizer a qualquer momento qual é a situação financeira da empresa, o que ela recebeu, o quanto gasto e qual é o resultado.

Isso pode acontecer a todo o momento, e você saber agora o que está acontecendo, é uma ferramenta quase que simultânea. Assim você sabe onde será o seu próximo passo.

– Descobrir se terá recursos para cumprir obrigações

Eu costumo brincar que um empreendedor só tem obrigações. São salários, fornecedores, governo, clientes, parceiros, etc.

É muito ruim não saber se você poderá cumprir com as suas obrigações no dia de amanhã, não é mesmo? O pior é quando não há tempo para tomar uma ação preventiva. O Fluxo de Caixa vai te auxiliar nesta descoberta.

– Ele vai fazer com que combata desperdícios

Ao longo da gestão da empresa, você terá uma série de gastos desnecessários que não influenciarão nos resultados.

Descobrir, reduzir e otimizar é uma constante. Com informação financeira você saberá onde deve atuar.

– Você vai tomar melhores decisões

Você já teve dúvidas de qual é o melhor momento para contratar novos funcionários ou parceiros, ampliar os investimentos, abrir uma nova unidade ou ainda fazer promoções para melhorar o estoque?

Tome decisões embasados com as finanças de sua empresa, e assim, evite tomar decisões certas em momentos errados.

– Tirar a sensação de descontrole

O empreendedor que não tem controle fica ansioso, não sabe o que vai acontecer, perde noites de sono, tem uma qualidade de vida pior.

Acabe com isso em sua vida. Tenha controle de seu negócio. Saiba mais como se recuperar de uma crise financeira.

Bem, acho que com estes motivos, podemos seguir para os próximos passos, certo?

3. Quais são as barreiras que fazem você não faze-lo corretamente

É melhor superar as barreiras do que ser atingido por elas…

Então você me vira e diz: “Leandro eu já tentei fazer, mas não consegui continuar, ou ainda, não vi nenhuma vantagem.”

Isso acontece muitas vezes, e muitas vezes é porque o novo nos dá medo e receito. É muito melhor estar na zona de conforto e fazer aquilo que sabemos muito bem fazer. Mas lembre-se, esse é o seu negócio, se não cuidar, logo mais aquele sonho pode não ser a realidade.

Veja abaixo algumas barreiras que você encontrará ao longo do percurso:

– Falta de conhecimento de termos financeiros

O fluxo de caixa é uma ferramenta simples, totalmente aplicável e que tem que estar alinhada ao seu negócio.

Não se trata de “finanças aplicadas puras” e sim de gestão do dia a dia. Afinal, pagamentos e recebimentos fazem parte de qualquer empresa.

Quando a coisa complicar e aparecerem muitos termos financeiros, repense, procure ajuda e simplifique.

– Falta de costume em lidar com números

Esse também é uma lenda, achar que o fluxo de caixa tem matemática avançada… Não!!!

O fluxo de caixa é a matemática das duas primeiras operações, soma e subtração. Não tem nada a ver nem com multiplicação e divisão. O fluxo de caixa é parecido com o primeiro problema que você teve na escola: “João tinha duas maçãs, deu uma para Pedro. Quantas maçãs João tem agora?”.

A matemática e lidar com números não pode impedir você de ter informações financeiras.

– Achar que toma muito tempo e tratar como uma tarefa burocrática

Esse é a minha rotina diária: Acordo cedo, levo meu filho na escola e chego às 07hs na empresa. Faço a conciliação e às 07:20 já tenho o fluxo de caixa pronto, antes mesmo da coluna do Ricardo Boechat na Bandnews FM.

Bem, claro, faço isso há muito tempo, mas se você estabelecer uma rotina diária, com o tempo será o que gastará para saber no dia, se sua empresa foi bem ou não.

O que acontece é quando não cumprimos a rotina, acumulam-se períodos, informações são esquecidas e demoramos para fazer a atividade. Não deixe isso acontecer e o fluxo de caixa nunca levará seu tempo embora.

4. Como fazer um Fluxo de Caixa e estabelecer uma Rotina

Fluxo e Rotina de Caixa

A primeira questão a se lembrar para estabelecer a rotina é de que para ter um bom fluxo de caixa é necessário anotar e registrar receitas de despesas da empresa, quando ocorreram e através de qual conta bancária ou caixa.

Esses registros devem ocorrer em categorias, para poderem ser analisadas e comparadas mês a mês.

Um dos erros que são desmotivadores, é a criação de um plano de categorias com várias subcontas e níveis e não estruturado para trazer informações úteis para o empresário.

O melhor é sempre trazer uma Categoria e uma Subcategoria. Nas categorias indicamos ter Receitas/Entradas, Custos, Despesas, Investimentos e Financiamentos. Sim, é possível ter um nível a mais e separar as despesas administrativas, de RH e outros, mas muito cuidado!

Com essas categorias, é possível extrair algumas informações úteis do Fluxo, como a Margem de Contribuição, o Lucro Operacional, o Lucro após Investimentos e o Resultado Líquido.

O resultado disto ficará parecido com o exemplo abaixo. O interessante é procurar por uma ferramenta que já lhe traga essas informações neste formato. Por sorte, rs e também por muita procura encontramos um parceiro que nos entrega a informação desta maneira.

Plano de Contas Exemplo

• Receitas/Entradas
  • Receita de Venda de Mercadorias
  • Receita de Serviços
• Custos
  • DAS – Simples Nacional
  • Comissão sobre as Vendas
  • Mercadorias para Revenda
• Margem de Contribuição (Receitas/Entradas – Custos)
• Despesas
  • Tarifas Bancárias
  • Serviços de Terceiros
  • Papelaria
• Lucro Operacional Antes dos Investimentos (Margem de Contribuição – Despesas)
• Investimentos
  • Aquisição de Máquinas
  • Aquisição de Equipamentos
• Lucro Operacional (Lucro antes dos Investimentos – Investimentos)
• Movimentações de Financiamento
  • Recebimentos de Empréstimos
  • Pagamento de Empréstimos
  • Aumento de Capital Social
• Resultado Líquido (Lucro Operacional – Financiamentos)

– Separe as contas bancárias que a empresa possui

Outra questão importante é fazer os registros separados por conta bancária ou caixa da empresa.

Após os registros de despesas e receitas, separando por contas, você terá informação de saldos. Isso é importante pois imagine só, ter saldo em uma conta e pagar juros de cheque especial na outra.

Depois da criação das contas e iniciar o fluxo de caixa, somente não se esqueça de realizar transações de transferências entre contas, assim você terá os saldos conciliados e ajustados às suas movimentações.

– Defina onde irá registrar as movimentações do Fluxo de Caixa

Chega a hora de definir a ferramenta em que você registrará as informações.

Pode ser uma planilha de excel, se ajustada às suas necessidades. Particularmente a minha preferência é por sistemas nas nuvens. Existem alguns no mercado com um custo bom, e que trazem algumas funcionalidades que ajudam a ser mais produtivo.

Nosso parceiro por exemplo, puxa diretamente do banco as movimentações prontas para você conciliar. Além disto ele “aprende” por inteligência artificial as categorias que você utiliza e te sugere para gerar as receitas e despesas, uma mão na roda, não? Esses sistemas ajudam a você realizar de forma muito mais fácil e prática essa tarefa, dando mais tempo para análises.

As únicas formas proibida, por mim é claro, são o papel, livro caixa, ou tudo aquilo manual que vai fazer você desistir logo e não ter informação alguma para te ajudar na empresa.

– Defina uma rotina para seguir à risca

Bem, em finanças não existe meio termo, ou você faz ou não faz. Então tenha uma rotina e a siga custe o que custar.

Para te ajudar, segue uma sugestão:

Diário

• Toda manhã (primeira tarefa) – concilie as movimentações do dia anterior;
• Registre os pagamentos a serem realizados;
• Salve os documentos (NFs, Recibos, Contrato, etc).

Semanal

• Avalie as movimentações da semana;
• Verifique se você tem recursos para as obrigações no restante do mês.

Mensal

• Analise os seus resultados;
• Crie um plano de ação para elevar receitas e despesas da empresa.

É claro, você pode variar essa rotina, a única coisa que sugiro evitar mudar é a conciliação do extrato bancário diariamente. Isso vai evitar uma série de imprevistos e possibilitará você tomar ações imediatas se algo inesperado acontecer.

Agora basta você definir o dia que iniciará o controle, colocar os saldos iniciais e começar a registrar tudo o que entra e sai da conta. Saiba mais sobre como fazer a conciliação bancária.

5. Análises que são possíveis realizar após obter a informação

Analises

Iniciados os controles, tendo algum período já registrado segue o tão esperado momento de analisar. Mas para onde olhar? O que verificar? Por onde começar?

Bom, não existe um caminho definido pois depende de empresa a empresa. Mas, para ajudar seguem algumas dicas:

– Avaliar entradas e saídas, comparando com os meses anteriores

A primeira visão que você deve ter é geral, observar todas as entradas e saídas e o resultado final no caixa. Por fim, comece a fazer comparações com os meses anteriores.

– Verifique a evolução das receitas ao longo do tempo

Para poder ter um caixa, você precisa vender e receber, certo? Comece a analisar a evolução das entradas relacionadas às vendas ao longo do tempo. Qual é a tendência? Estão subindo ou caindo e porquê?

– Avalie as principais despesas e custos

A Gestão de Custos é estratégica em qualquer empresa ou organização. Entenda as principais em volume financeiro, avalie a sua necessidade, e crie planos para avaliar e reduzir esses gastos.

– Observar os dias em que há concentração de pagamentos e recebimentos

Em muitos negócios há lucros, mas em alguns meses há algum engasgo financeiro no fluxo de caixa. Isso é ocasionado por concentração nos dias de pagamento ou recebimento. Por exemplo, no dia 20 há uma série de pagamentos com impostos, imagine que o vencimento de suas vendas seja 25, esses 5 dias de diferença, com certeza irão te impactar.

Por isso, observe a sua informação diária, e identifique problemas como esse, isso sinalizará se você precisa mexer nas datas de suas contas ou dos recebimentos. Conheça as dicas para se otimizar o caixa da empresa.

6. Quais são os próximos passos de controle financeiro empresarial?

proximos-passos

Depois de ler esse texto, se você aplicar o que ele diz e começar a analisar as finanças de sua empresa, eu já ficarei 100% feliz.

Como disse, é essencial, e só de ter este controle a sua informação e gestão sobre o negócio melhorarão. E se não melhorarem, rs “me mande um e-mail que eu retiro esse texto do ar”. Garantia incondicional!

Bem, mas vamos lá, se eu conseguir te provocar você vai querer mais, não é mesmo? Então vamos aos próximos passos de controle financeiro.

– Ter uma previsão de caixa futuro

Se você controlar o que ocorre, nada te impede de prever o futuro. Como por exemplo incluir no seu fluxo uma estimativa de tudo que ocorrerá em algum horizonte de tempo, do tipo 3 meses, e começar a observar se terá recursos para a empresa.

– Fazer o orçamento e planos de ação para suas contas

Pronto, depois do fluxo de caixa futuro, o próximo passo é fazer um controle orçamentário, com metas de crescimento, receitas e gastos, e transformar a gestão de sua empresa através das finanças.

Esse é o passo que muitas grandes companhias seguem com resultados efetivos.

7. Como a Capital Social Contabilidade e Gestão contribui com as Empresas

A Capital Social é um escritório de Contabilidade e temos alguns motivos para escrever este texto. Temos um grande papel junto aos empreendedores, já que somos, para muitas empresas, o profissional de gestão mais próximo do empreendedor. Saiba mais os motivos para contratar um contador.

Queremos fazer bem esse papel, para isso:

• Incentivamos que as empresas adotem esse controle de fluxo de caixa, isso trará mais informação, organização e ajudará o empreendedor;
• Divulgamos e publicamos nos nossos canais de comunicação, boas práticas para que possamos ter clientes e parceiros mais saudáveis do ponto de vista financeiro;
• Estamos oferecendo para todos os clientes, uma ferramenta inteligente para iniciar esse trabalho, de forma produtiva. Dentre as suas características temos:
  • Ser simples para facilitar sua adoção e continuidade;
  • Importar automaticamente o extrato dos principais bancos;
  • Facilitar a conciliação com inteligência artificial;
  • Ter uma ferramenta Mobile para os Empreendedores mais conectados.

Essa contribuição é uma ajuda para todo o início, e com isso teremos muitos benefícios, dentre eles:

• Ter clientes mais saudáveis por muito mais tempo e possibilitar que cresçamos juntos;
• Possibilitar a troca de informações muito mais ágil com o escritório para a elaboração das obrigações contábeis e fiscais;
• Promover a integração das informações gerenciais da empresa com os demonstrativos contábeis, que muito não se vê entre as PMEs.

Esse é o nosso compromisso, se quiser saber mais entre em contato para falarmos.

Versão Mobile – Fluxo de Caixa

Conclusão

Não vou estender muito na conclusão pois ela deve ser simples: Tenha um fluxo de caixa na empresa. Simplifique ao máximo para obter produtividade com boas informações. Use uma ferramenta que automatize parte do processo. Analise sempre o financeiro para tomar decisões e esteja junto sempre com o seu contador.

Um grande abraço e não deixe de nos enviar seus comentários após implementar seu Fluxo de Caixa.