Processos de Depto Pessoal nas PMEs – Como estar OK para o eSocial?

O Projeto do eSocial entra em vigor no segundo semestre de 2018 para as PMEs. Pesquisas demonstram que boa parte das empresas não estão preparadas ou possuem pouca informação dos impactos em seu Departamento Pessoal.

Isso demonstra que essas serão as que mais irão sofrer os impactos da implantação do projeto pelo governo.

As pequenas empresas utilizam o seu tamanho e a flexibilidades de processos para crescer mais rápido que as grandes. Com o eSocial, deverão se preocupar mais cedo em estruturar processos e procedimentos adequados para a Gestão de Pessoal. Além disso, deverão se adequar tecnologicamente, principalmente com relação à certificação digital.

Vamos acompanhar nestes pontos, os impactos nos procedimentos mais comuns relacionados a gestão de pessoal.

eSocial e seus Impactos nos Procedimentos de Folha de Pagamento nas PMEs

O eSocial é um programa do governo que faz parte do Sistema SPED e que vai exigir uma mudança no envio de informações e obrigações da folha de pagamento. As obrigações se iniciam agora no 2º Semestre de 2018.

No artigo eSocial – Quais são os impactos e como preparar sua PME, falamos como começar a preparar a sua empresa, e neste falaremos dos procedimentos.

Afinal, o programa mudará o padrão de entrega das obrigações e isso exigirá adequações na forma como cuidamos desta área. Então, vamos a partir de agora, às obrigações:

• Estarão em um formato mais digital;
• Terão ampliada as informações que serão transmitidas ao governo;
• E passarão a ter uma capacidade de cruzamento das informações muito maior.

Sem dúvidas, as PMEs sentirão mais os impactos disso, pois normalmente não possuem uma área exclusiva de pessoal e processos bem definidos, utilizando flexibilidade para não burocratizar a gestão e por vezes não estão informatizadas, o que será uma das grandes exigências para o cumprimento das obrigações.

Com tudo isso, será importante a adequação de alguns procedimentos usuais e o alinhamento com o escritório contábil para que sejam evitados riscos desnecessários.

1- Mais informações no Cadastro de Funcionários

O cadastro de funcionários para admissão foi ampliado com o eSocial, informações antes impensáveis como a situação de financiamentos de imóveis pela Caixa Econômica (utilizando recursos do FGTS), estão na lista de informações transmitidas.

Algumas dessas informações deverão ser confirmadas e consistir para o correto registro, como a informação do PIS. Muitas vezes era feita admissão e somente depois se descobria alguma divergência.

Agora, tudo tem que estar ok e validado para admissão.

2. Admissões de Funcionários? Só se for dentro do prazo

Esse com certeza é um procedimento que deve ser bem observado. Muitas PMEs contratam o colaborador, iniciam as tarefas e somente depois se preocupavam como o registro.

A partir do eSocial, somente após a admissão feita o colaborador poderá trabalhar, algo que já está estabelecido na legislação, mas que muitas vezes não era observado. Isso deve ser feito com todas as formalidades, inclusive com o exame admissional realizado.

As demissões e os ajustes de pontos e faltas são procedimentos que deverão ser observados, na demissão o eSocial deverá receber a informação dentro do prazo de pagamento e não poderão ser lançados ajustes na jornada de forma retroativa.

3. Revise DSR e Médias Salariais para Pagamento de Funcionários

Não deixe de revisitar o DSR, acessando o Sindicato e o seu Contador sobre as bases salariais e de benefícios de acordo com a legislação e acordos coletivos.

Muitas empresas não se atentam ao calcular as DSR (descanso semanal remunerado), principalmente quando são tratadas as horas extras e adicional noturno.

Outro ponto são os rendimentos que possuem como base as médias salariais, tais como as férias e o 13º Salário.

Essas informações serão facilmente cruzadas e é importante que estejam de acordo.

4. Cuidados com Cargos e Salários – Tenha um plano

Algo que precisa ser feito é a estrutura de cargos e salários. Isso é importante para a Gestão de Recursos Humanos e será algo essencial para evitar riscos.

Deve haver uma adequação na descrição, CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) e o CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica) da Empresa.

Saiba mais sobre a definição de CNAE em: CNAE: Se você não definir a atividade de sua empresa corretamente vai se odiar depois

Outro ponto a ser observado é a equiparação salarial entre mesmas funções. Verifique para descrever de forma adequada as funções para a diferenciação de responsabilidades e vencimentos financeiros.

5. Férias, combine e avise dentro dos prazos

Vale lembrar das regras para férias já que é uma outra obrigação com envio em tempo real.

Lembre-se de não ter duas férias, períodos aquisitivos vencidos, para evitar pagamento do dobro do valor. Avise o colaborador com 30 dias de antecedência e principalmente pague a remuneração dentro dos prazos.

Para facilitar, nós da Capital Social encaminhamos todos os meses a posição de férias dos funcionários, para que o gestor possa programar de forma adequada.

Lembre-se que a definição do período de gozo de férias é do empregador, mas é importante que ele faça isso de forma alinhada ao colaborador, que poderá dividir ainda a saída.

6. Acerte nos pagamentos de salário, e tenha os comprovantes sempre em dia

Uma das inovações de informação no eSocial é a data de pagamento das remunerações de funcionários. É importante ficar atento às datas de crédito e principalmente no formato de pagamento.

Algumas formas não recomendadas de fazer o pagamento são:

• Em Dinheiro, Cheque ou “por fora”;
• Em forma de Produtos;
• Através de Depósito em nome de familiares ou Terceiros;
• Ou ainda, depósito em Conta Poupança.

A melhor forma é o funcionário ter uma conta salário e a empresa depositar nesta conta, assim, além de boa informação, a forma de pagamento não poderá ser questionada já que esse tipo de conta é regulada pelo Banco Central.

Além disso, a conta salário possui benefícios para empresas e colaboradores. Para as empresas, o pagamento possui uma tarifa mais baixa, já que as transações são com o mesmo banco. Para colaboradores, não há custo de manutenção, existe a possibilidade de transferência para sua conta sem custo, e há um pacote mínimo de transações com um cartão magnético caso queira movimentar essa conta diretamente.

Mais informações, existe um FAQ no Banco Central sobre o assunto.

Aproveite o ajuste de processos e acerte isso também. Converse com o Banco para alinhar as questões e o formato da carta de indicação.

7. Estagiários, cuidados com o reporte de informações e com o gestor

Em muitas empresas os estagiários não tinham seu processo realizado pelo departamento que cuidava da Folha de Pagamento. Isso ocorria pois não haviam transmissões a serem realizadas.

Portanto, o Agente de Integração realizava todo o controle do contrato e de obrigações.

A partir do eSocial, as informações dos estagiários também serão transmitidas para o Governo. Haverá inclusive a obrigação de informar quem é o Gestor que está dando o suporte para o Estagiário.

8. Atestados e CAT agora devem ter atenção redobrada

O processo de Previdência Social sempre foi muito crítico para as empresas. Erros aqui poderiam prejudicar o recebimento de benefícios pelos colaboradores como Auxílios e Aposentadoria.

A atenção deve redobrar considerando a transmissão dos eventos como Acidentes de Trabalho e faltas e ausências acima de 3 dias, ou abaixo deste prazo se a soma for superior a 15 dias.

Portanto, agora deve haver uma gestão sobre esse tema. Afinal, todo cuidado é pouco para cuidar do bem estar do colaborador da empresa.

Conclusão

Podemos observar que as obrigações do eSocial serão em breve implementadas e causarão muitos impactos nos procedimentos das empresas.

Nas PMEs esse impacto será ainda maior. Tradicionalmente elas não possuem um colaborador específico para área ou ainda não possuem um procedimento formalizado.

Tudo esse impacto pode ser minimizado adotando uma comunicação melhor com os escritórios de contabilidade terceirizados, que normalmente executam essa atividade.

Esse por exemplo é a indicação da Capital Social aos clientes, publicando informações e levando conteúdo para que possamos estar preparados para essa obrigação.

E você, tem se comunicado com o seu escritório contábil? Ele tem auxiliado com informações úteis para ajudar o Empresário? Divida conosco as suas percepções nos comentários.