BPO Financeiro – Como a Terceirização pode ajudar sua PME

O Departamento Financeiro sempre foi uma área crítica para as empresas que precisam de processos estruturados. Tanto é que quase 60% das causas de mortalidade das empresas estão associados a esta área segundo a pesquisa anual do Sebrae.

O Tema de Finanças se torna mais problemático se levarmos em conta que nem todos os Empreendedores estão preparados para as Finanças, ou ainda que, é uma área que acaba sendo deixada de lado em momentos de crescimento, onde o foco é a operação.

Mas isso pode ser mudado caso o empreendedor opte por delegar essa função para um BPO Financeiro. Esse tipo de atitude tem o poder de deixar as empresas mais ágeis, produtivas e escaláveis com a adoção de boas práticas de gestão financeira.

Vamos ver neste artigo o que é, e como você poderá aproveitar do BPO para terceirizar o departamento financeiro da empresa e ter sucesso.

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1. O que é um BPO ou a Terceirização Financeira

BPO é a sigla para Business Process Outsourcing e significa em bom português: Terceirização de Processos de Negócio. É comum utilizar um BPO para delegar atividades que não estão ligadas ao objetivo fim da empresa. Nesta terceirização são estabelecidos processos e procedimentos e a atividade é realizada de forma integrada à empresa.

As atividades delegadas em BPO Financeiro são aquelas desempenhadas pelo Departamento Financeiro, tais como:

• Contas a pagar;
• Contas a receber;
• Fluxo de Caixa, e;
• Faturamento.

A ideia é que no BPO Financeiro a atividade passe a ser realizada por um especialista, aumentando a produtividade da empresa, trabalhando com as boas práticas do mercado e principalmente reduzindo os custos trabalhistas e problemas de gestão de funcionários, como faltas, férias e absenteísmo para o desempenho desta função.

Assim é esperado que a Empresa, seja qual for o seu tamanho, seja beneficiada por um grande suporte na Gestão Financeira, e isso se torne importante para a sobrevivência do seu negócio.

Além disso terceirização desta área pode valer a pena do ponto de vista financeiro para o contratante, pois as despesas fixas se transformarão em variáveis, além de poder aumentar o atendimento conforme o aumento do volume de transações.

Existem benefícios ainda maiores se o executor do BPO ou da terceirização for o mesmo fornecedor das atividades contábeis. A integração entre essas tarefas, financeiro e contabilidade, são importantes para operar com produtividade e isso irá se traduzir em menor custo. 

Você pode saber mais sobre isso lendo o artigo: 7 benefícios imediatos de ter seu controle de caixa integrado ao Contador

É importante mencionar que um BPO não é uma Consultoria. Na Consultoria há um aconselhamento para a solução de um determinado problema, já no BPO a solução passa pela execução direta de processos e procedimentos e a adoção de boas práticas de gestão. Vale a pena saber mais sobre o tema para sua empresa.

2. Quais as atividades Financeiras podem ser Terceirizadas em sua PME

Todas as atividades de sua Empresa podem ser Terceirizadas em um BPO Especialista, as mais comuns são:

• Conciliação Bancária: Análise de Saldos Bancários, Registros de Entradas e Saídas;
• Elaboração do Fluxo de Caixa: Atualização da Posição Futura de Contas e Gestão das Provisões de Desembolsos;
• Contas a Pagar: Administração de pagamento a fornecedores, Folha de Pagamento de Funcionários e Gestão de Contas de Consumo;
• Contas a Receber: Atualização de Recebimentos, Manutenção do Fluxo de Cobrança e Controle de Recebíveis;
• Gestão de Indicadores: Construção de Indicadores de Desempenho Financeiro;
• Análise de Crédito: Extração de Posição Negativa em Órgão de Crédito e Avaliação de Crédito para a Realização de Negócios;
• Emissão de Documentos Fiscais: Faturamento de Vendas e Contratos, Emissão de Boletos Bancários e Confirmação de Recebimento de Documentos.

A lista não se limita a estes itens e pode ir até Controladoria e Orçamento Empresarial, embora essas atividades são mais comuns realizadas de forma internas nas empresas, devido a sua interação com a execução do Planejamento Estratégico.

3. Benefícios de Terceirizar sua Área Financeira

A Terceirização das Atividades do Departamento permite que o Empreendedor foque todos os seus esforços e os de sua equipe no negócio e nas áreas chave da empresa, sem se preocupar tanto com as atividades de uma área não fim, mas que precisa de processos estabelecidos.

Assim, a dedicação do empreendedor no financeiro é qualificada, já que sua atenção estará voltada para a análise e decisão de negócio, e não a execução de processos.

Além disto, um BPO Financeiro poderá proporcionar ao Empreendedor:

• Permitir que ele adote boas práticas e processos estruturados desde o início da empresa sem precisar contratar um funcionário expert;
• Essas boas práticas possibilitará controlar os vencimentos financeiros e os recebimentos de vendas, liberando rapidamente recursos para giro;
• Reduzir a inadimplência simplesmente por ter um processo estabelecido de cobrança;
• Melhorar o Ambiente de Controle e de Governança pela a existência de áreas executoras e aprovadoras;
• Reduzir custos trabalhistas com áreas não core da empresa e possibilitar aumentar o atendimento desta área conforme o crescimento da empresa;
• Reduzir a preocupação com o processo de contratação e de gestão de pessoas, além de liberar pessoal chave na organização.

Bem, nem tudo são flores dentro do BPO, é claro.

As desvantagens deste serviço é que por mais que seja flexível, há sempre um procedimento padrão que pode não ser adequado em um determinado momento na empresa.

Por mais que você seja atendido por um especialista, ele pode não dominar completamente o negócio da empresa e por isso é preciso estabelecer uma excelente comunicação com o parceiro de negócio.

4. Quais Empresas podem se beneficiar por um BPO Financeiro

Empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar!

Existe uma ideia no mercado que um BPO Financeiro somente serve para empresas Médias ou Grandes. Isso é um mito!

Os benefícios de terceirizar as atividades do departamento financeiro servem para empresas de qualquer tamanho. As empresas Pequenas, em atividades Iniciais e Startups podem se beneficiar muito mais da Terceirização do que uma grande empresa. Vamos ver mais:

a- Para Pequenas Empresas que estão Iniciando um Negócio

Nesta fase a dedicação dos sócios é essencial para que o negócio se desenvolva e crie maturidade no mercado. Dedicar um sócio para a área financeira pode ser um grande desperdício de recurso, já que este representa o “funcionário mais dedicado” que existe.

É claro que as finanças não podem ser descuidadas, por isso um BPO irá encaixar como “uma luva” na necessidade operacional da empresa, podendo ser adotado em formato part-time.

b- Para Empresários que estão crescendo

No momento de crescer é necessário ter todo o pessoal chave da empresa gerando negócios, focados e executando a estratégia. Com o BPO Financeiro o empresário pode fazer isso sem perder a qualidade do suporte a este departamento.

Além disto, é neste momento que sua capacidade de investimento no negócio é provada com uma redução no Capital de Giro da Empresa. Contar com uma equipe especializada poderá ser essencial para o momento. Isso tudo sem necessitar se preocupar com a Gestão de Pessoas e cuidar do absenteísmo de funcionários que poderá prejudicar os negócios.

c- Para Startups que precisam Escalar

Aqui fica mais evidente esses benefícios.

Essas empresas precisam ser enxutas, ter todo o seu foco na operação e melhoria, ter como escalar sem se preocupar com a capacidade produtiva.

Além disso, o Parceiro pode auxiliar na escolha das melhores ferramentas para automatizar todo o processo.

Se você atua em uma Startup, pense nestes benefícios.

Está vendo?!

Não são somente as Médias e Grandes Empresas que se beneficiaram por contratar uma Empresa para Terceirizar as Atividades Operacionais Financeiras. Você também pode.

5. Como a Capital Social pode ajudá-lo nos desafios financeiros de sua empresa

A produtividade é uma palavra de ordem para a redução de custos de operação. Uma das grandes questões para o seu aumento em uma operação de contabilidade é cuidar da informação que vem do processo financeiro.

A Capital Social Contabilidade possui um BPO Financeiro para os seus clientes, e realizando as Atividades de Finanças da Empresa e as Atividades Fiscais e Contábeis, é possível ganhar escala com essa sinergia de processos.

Todos esses benefícios de redução de custos são repassados aos nossos clientes, reduzindo custos e riscos e aumentando a eficiência.

Além disso, cuidamos muito das regras de Compliance, fazendo com que a atividade seja realizada por equipes distintas, mas com regras claras de processo. Além disso, adotamos um sistema ERP nas nuvens para que a empresa tenha sempre informações atualizadas.

Entre em contato com um Consultor da Capital Social clicando aqui e peça uma apresentação dos serviços combinados de Gestão Contábil e Financeira.

Conclusão

A área Financeira é uma área crítica para o sucesso das empresa e por isso precisa de processos estabelecidos. Por outro lado, PMEs ou Startups precisam focar todos os esforços e pessoas chave na operação para que possa crescer e escalar a operação.

Uma solução para isso é contar com um BPO e Terceirizar as atividades do Departamento Financeiro da Empresa, colhendo amplos benefícios. Se aproveitar a Sinergia entre as Atividades Financeiras e Contábeis, os benefícios de redução de custo pode ser ainda maiores.

E você, tem um financeiro interno na sua empresa? Se envolve nas atividades operacionais da empresa? Conte-nos da sua experiência.