eSocial – Quais são os impactos e como preparar sua PME

O Ano de 2018 é marcado pela entrada em vigor do eSocial, sendo que para as PMEs a data de início é o segundo semestre.

Pesquisas recentes dão conta que nem todas as Pequenas e Médias Empresas conhecem os impactos em suas operações ou ainda estão preparados para o seu início.

Para quem conta com um Escritório Contábil terceirizado, uma boa parte da comunicação será transmitida por este parceiro, mas é importante estar alinhado e preparado para uma troca de informações mais intensa.

Então vamos lá! Neste texto vamos conhecer um pouco mais sobre o eSocial, seus impactos e como se preparar…

1- O que é o eSocial

O eSocial é um projeto do Governo que faz parte do Sistema SPED, que vai exigir uma mudança no envio de informações e obrigações da Folha de Pagamento e da Previdência para um novo formato tecnológico.

A entrada destes novo formato irá promover uma grande integração das informações trabalhistas antes enviadas através de várias obrigações espalhadas em órgãos e no tempo. Com isso, tudo ficará centralizado.

Uma outra questão que ficará resolvida são as divergências de registros que no momento de cruzar informações surgem para o Governo.

O eSocial substituirá obrigações como:

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
• DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte);
• PPP, MANAD, Fichas de Registros, CAT, entre outras.

Com esta iniciativa o governo tem os seguintes objetivos:

1. Garantir que os direitos trabalhistas e previdenciários sejam assegurados;
2. Simplificar o envio de informações trabalhistas, e;
3. Melhorar a qualidade das informações obtidas pelo governo.

O cronograma para implantação do eSocial é:

2- Como ele mudará os processos empresariais

Das obrigações que entraram em vigor nos últimos anos, é inegável que o eSocial é o que provocará as maiores mudanças.

Ele irá modificar obrigações enviadas há muito tempo da mesma forma e ainda afetará diretamente processos empresariais. Vamos ver as principais mudanças:

a) Haverá maior controle e cruzamento de dados

Atualmente entregamos obrigações para diversos órgãos. É para a Previdência, FGTS, Receita Federal, MTE entre outros.

A partir do eSocial todas essas obrigações serão integradas, enviando para o mesmo ambiente todas as informações antes enviadas a cada órgão.

Isso significa que o nível de controle e a possibilidade de cruzar dados aumentará consideravelmente.

b) Haverá necessidade de comunicação mais frequente com o Dpto Pessoal e/ou Escritório Contábil

O eSocial é baseado em eventos, alguns são prévios, outros no período de fechamento de folha, mas também haverá eventos que deverão ser comunicados tão logo ocorram.

Isso acontecerá por exemplo em Acidentes de Trabalho ou ainda na contratação de funcionários.

Aquele jeitinho de o funcionário iniciar sem a assinatura prévia dos contratos, fazendo retroativo irá acabar. Com o eSocial, o processo de admissão deverá iniciar antes do efetivo início das atividades laborais. Alterações nos contratos como horários, cargos e salários também deverão ser enviados tão logo ocorram.

c) Aumentará a quantidade de informações que deverão ser enviadas e controladas pelas empresas

Junto com as mudanças, a quantidade de informação que será enviada é muito maior do que a processada no formato anterior.

Toda a parte cadastral foi ampliada, e algumas informações internas serão transmitidas.

Um exemplo disso são as Informações de Segurança e Medicina do Trabalho como o PPRA, PCMSO e Exames Médicos e as informações sobre Processos Judiciais ou Administrativos Trabalhistas.

d) Aumento dos sistemas e ferramentas, e necessidade de certificado digital

Para funcionar, o eSocial exigirá que as ferramentas sejam compatíveis com o Padrão. Isso exigirá um processo de assinatura e validação com certificado digital.

Portanto, se uma empresa que estiver no MEI tiver um funcionário, por exemplo, deverá contratar a certificação digital para transmitir as informações.

e) Mudança na informação, mas não na legislação

Este aqui é um ponto importante. Não houve mudança em nenhuma legislação, somente no tratamento da informação.

Então, sejam nos impactos operacionais ou nas prováveis penalidades por descumprimento de prazos e obrigações, nada disto foi criado com o eSocial.

3- Como ficar preparado para atender as exigências do eSocial

Para a preparação do eSocial, é preciso um esforço combinado das áreas da empresa. Para as PMEs que contam com um escritório de contabilidade externo, é muito provável que este esforço já tenha se iniciado.

Vamos dividir esse esforço do escritório e da empresa para entenderem melhor:

a) Preparação do Escritório de Contabilidade

• Treinamento e Leitura de todos materiais, layouts e legislações aplicáveis: É importante que a equipe do escritório esteja bem familiarizada e saiba exatamente o esforço que deve ser realizado.
• Iniciar a Validação Cadastral da Base: Esse é um primeiro esforço de ajuste que deve ser iniciado pelo escritório, porém, que deverá ser auxiliado pelas empresas contratantes.
• Configuração e Testes nos Sistemas: A maioria das plataformas contábeis estão realizando ajustes para a integração e envio de dados. A equipe do Escritório deve estar atenta e realizando testes das ferramentas.
• Revisão e alinhamento dos processos críticos: Existem alguns processos que deverão ter a comunicação imediata aos órgãos, como Admissões, Desligamentos, Férias, e Acidentes de Trabalho.
• Revisão dos RAT’s, FAP’s e CNAEs preponderantes das empresas, conferindo se os cargos são compatíveis.

b) Preparação das PME’s

• Revisão do Processo de Saúde Ocupacional: É importante que todos os laudos médicos estejam compatíveis com os formatos do eSocial. É também momento de revisitar se está tudo em ordem, como as informações do PPRA, PCMSO, ASOs, e demais. Existem muitas empresas que não possuem estes processos em dia.
• Revisão das Informações de Cargos e Salários: É uma excelente oportunidade para revisão, pois essa informação deverá ser transmitida junto com detalhes da função. Deve-se verificar se está adequado o CBO à nomenclatura do cargo.
• Reunir informações dos processos trabalhistas: Aqui é importante que a empresa já procure o seu prestador da área jurídica para solicitar informações relacionadas aos processos no formato do eSocial.
• Checar se a empresa possui Certificado Digital: Ele será importante para a transmissão das informações. Verificar também se o sistema que irá utilizar aceita os padrões A1 ou A3, ou ambos. Se precisar de um desconto para a compra, acesse pela nossa parceria com a Valid, neste link.
• Informar os trabalhadores que possuem outros vínculos como os temporários e ainda indicar supervisores para estágios, essas são informações novas nas obrigações.

4- Penalidades para ficar atento

Embora não tenha alterado a legislação e portanto as datas e prazos de procedimentos, é esperado com o eSocial uma capacidade grande de fiscalização eletrônica.

Por isso será importante cumprir de forma adequada todas as obrigações. Isso pois, existem penalidades que antes não ficavam evidentes.

Vamos conhecer algumas penalidade da legislação trabalhista e previdenciária:

• Atraso na comunicação de admissão do trabalhador – De R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, podendo dobrar em caso de reincidência.
• Folha de pagamento fora das normas – A partir de R$ 1.812,87.
• Irregularidade no ASO – O valor vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
• Não comunicar acidente de trabalho – Pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição. Em caso de reincidência, ela pode ter o seu valor dobrado.
• Multa por irregularidade no PPP – Varia entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63.
• Não informar afastamento temporário – Pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
• Não entregar relatório de informações – A multa tem o valor mínimo de R$ 425,64, com acréscimo de R$106,40 por cada bimestre de atraso. O valor máximo pode chegar a R$ 42.564,00.
• Não comunicar férias – R$ 170,00 – por férias.
• Não informar alteração de dados cadastrais e contratuais – Pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54 por empregado.
• Não atualizar informações dos empregados – R$ 600,00 – por empregado
• Admissões – a multa é cobrada por funcionário e varia R$ 3.000,00 para grandes empresas e R$ 800,00 para ME – dobrando em caso de reincidência e sendo corrigidos pelo IPCA.
• Perder o prazo do FGTS – R$ 10,64 a R$ 406,41 – valor por empregado e dobra por reincidência.

Conclusão

Este ano de 2018 está marcado pela entrada do eSocial. O Governo tem indicado que não irá mais prorrogar as datas de início das obrigações como anteriormente.

Esse projeto irá promover uma grande integração das informações trabalhistas. Isso exigirá algumas mudanças em procedimentos que hoje são realizados em larga escala e há um bom tempo por algumas empresas.

Por isso é importante ficar atento ao calendário e se programar. O Projeto exigirá uma comunicação eficiente com o Dpto Pessoal ou Escritório de Contabilidade.

Isso pois, a falta desta comunicação impactará diretamente em possíveis penalidades que poderão ser observadas de forma eletrônica.

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