Fluxo de Caixa: 9 dicas para torna-lo mais eficaz (aposto que você não conhecia a 8ª dica!)

Se você já possui um controle de fluxo de caixa em sua empresa, chega um momento que é necessário agir.

É sobre isto que este artigo fala. Como transformar o controle em informação e quais são as dicas para evoluir sobre o assunto.

Lembre-se: A informação somente se torna útil quando gera capacidade de ação e neste texto vamos falar sobre como melhorar a qualidade do seu fluxo financeiro.

Importância do controle de fluxo de caixa

Se você continuou lendo texto entendo que você já possui algum controle financeiro e pretende avançar para o fluxo de caixa.

Mas somente para recapitular, preciso mencionar sobre a importância deste instrumento, pois é a ferramenta mais simples de controle, planejamento e organização das finanças de uma empresa.

O acompanhamento do fluxo de caixa é essencial, mas dar o próximo passo é importante, analisar e fazer uma gestão ativa para melhorar o dinheiro e recursos em caixa.

Manter os registros com o nível de detalhes e ter um bom plano de contas é primordial para análises.

Quais são as análises mais comuns realizadas

Você já tem uma base de informações sobre as entradas e saídas do seu caixa e chega a hora de analisar.

O que você deve olhar? Segue os principais pontos:

• Analise o comportamento das entradas de caixa: procure identificar a constância ou picos de entradas, prazo entre a venda e principalmente o impacto da inadimplência nos recebimentos.
• Analise o comportamento das saídas de caixa: identifique as mais representativas, a periodicidade de pagamentos e se são fixas ou variáveis às receitas.
• Saldo de caixa: verifique em quais momentos o saldo de caixa se reduziu ou ainda que você necessitou recorrer a bancos.

Feito isso vamos a ação para tornar o Fluxo de Caixa mais eficaz.

Ações no Contas à Receber

Cuidar das contas à receber é algo que depende muito da ação interna. Se a empresa afrouxar um pouco o seu controle, a possibilidade de ir mal é grande.

1ª Dica: Faça o faturamento andar mais rápido

Normalmente o prazo de pagamento ocorre em função do faturamento da empresa para o cliente.

É importante entender o caminho de um pedido de compra até o faturamento e fazer isso ficar mais rápido.

Muitas empresas levam de um a dois dias para faturar, fazer isso de imediato fará o seu prazo de recebimento recuar esse tempo que economizar.

O efeito positivo disso é ainda maior com a fidelização do cliente que receberá antes pela sua compra.

2ª Dica: Revise como você financia uma compra

Quando você dá prazo para pagamento de uma compra para o cliente, você atua como um financiador para aquela compra.

Revise a forma como você faz isso, se o prazo médio é longo procure formas de receber antecipado. Uma boa alternativa é ter parceria com uma instituição financeira, no intuito dela manter o prazo ou até alongar e sua empresa receber à vista.

Outra alternativa é incentivar pagamentos antecipados, isso pode ser feito oferecendo alguma condição mais vantajosa para a empresa.

3ª Dica: Cuide da inadimplência

Cuide bem da inadimplência mas não para ela crescer!

A inadimplência é algo que precisa ter gestão e atenção diariamente.

Uma solução bastante utilizada é estabelecer uma régua de cobrança. Régua de cobrança é composta por ações que devem ser realizadas antes e durante um recebimento e na ocorrência da inadimplência.

Na prática, como ela deve ser iniciada antes do vencimento, ela já elimina uma série de falta de pagamentos por esquecimento e também realiza ações imediatas no caso do pagamento não ocorrer.

Este texto tem excelentes dicas de como criar régua de cobranças efetivas.

Ações no Contas à Pagar

Existe uma série de ações sobre o Contas à Pagar que não é deixar de comprar, embora essa seja também uma boa opção se a despesa não fizer sentido com o negócio.

Bem, ao contrário do Contas à Receber, no Contas à Pagar todas ações sinalizam para o aumento do prazo e adequação dele aos recebimentos. Vamos as dicas:

4ª Dica – Mantenha as contas em dia

Pode parecer um pouco óbvio mas essa dica é simples. Pague as contas em dia.

Qualquer conta que se pague atrasado incorrerá em juros, e se não houver o controle corre-se o risco de ver essa despesa desagradável aumentar a sua participação.

Saber e controlar a data de pagamento ajudará também a você ter visibilidade do fluxo de caixa correto e pensar em alternativas para pagá-las no prazo.

5ª Dica – Renegocie prazos de pagamentos curtos

Se você tem contas com prazos muito curtos de pagamento, isso poderá ser um problema para o seu caixa.

Avalie todos os prazos e tente alonga-los com o fornecedor. Isso ajudará no seu ciclo financeiro.

Neste momento de renegociação você também deverá entender se existe desconto para pagamento antecipado.

Se o desconto for bom, considere alongar o prazo de algumas contas e antecipar o pagamento de outras que ajudará a reduzir o seu custo.

6ª Dica – Concentre pagamentos em uma única data

Outra estratégia de sucesso que alguns setores e empresas conseguem fazer é concentrar os pagamentos em uma única data.

Essa data tem que fazer sentido com o recebimento dos clientes para evitar que falte caixa.

Com isso é possível ter uma ótima previsão para os pagamentos do mês, reduzir o esforço de conciliação bancária e ainda poder usar a data de forma estratégica para sempre ter caixa.

Ações no Enquadramento tributário

Outra forma de ajudar o caixa da empresa é o enquadramento tributário.

Digo isso pois os impostos representam sozinhos uma parcela considerável dos desembolsos da empresa, possuem data liquida e certa para pagamento e não é possível negociar a melhor data.

A boa notícia é ser possível fazer escolhas para minimizar o seu impacto, seja com relação ao valor pago, como a apuração e a forma de pagamento.

E nesse ponto o objetivo deve ser não somente diminuir os impostos como também retardar a obrigação, vamos ver como fazer isso.

7ª Dica –  Escolha um enquadramento tributário que reduza a carga de impostos.

Existem três enquadramentos tributários principais para as empresas;

• O Simples Nacional que unifica a guia de pagamento dos principais tributos de uma empresa utilizando uma alíquota de acordo com a faixa de faturamento;
• O Lucro Presumido que usa uma presunção de lucro através de um % do faturamento para definir a base de cálculo de IRPJ e CSLL e;
• O Lucro Real, onde a base de cálculo para IRPJ e CSLL é o resultado apurado pela contabilidade.

A descrição resumida acima não dá a dimensão de todas as diferenças entre os enquadramentos, por isso indico a leitura do texto sobre as diferenças entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

O fato é que sempre, simulando os três enquadramentos e considerando todos os impactos, o valor a ser pago é diferente.

Tendo em mente isso, é importante escolher um enquadramento que reduza os tributos e revisa-lo sempre que fizer sentido ou que se altere as condições da previsão.

Mas, atenção! A escolha é válida por todo o ano fiscal, então é preciso se antecipar e fazer as simulações considerando as expectativas para o próximo ano fiscal.

8ª Dica – Defina o método de apuração de impostos

Como mencionei mais acima, minimizar os impostos não é o único objetivo de um planejamento tributário.

Pode ser também retardar a obrigação tributária.

Para isso é preciso definir o método de apuração de impostos.

No Lucro Presumido e no Simples Nacional é possível escolher entre os métodos de Competência e de Caixa para a apuração.

No método de competência, o mais comum, normalmente os tributos são pagos no mês subsequente do fato gerador, ou seja, do faturamento da venda.

Já no método de caixa, os tributos são apurados e pagos após o recebimento da venda. Isso é uma grande ajuda ao caixa, não é mesmo?

É claro, isso exige um controle rígido sobre os recebimentos e um alinhamento com o seu contador.

Já para quem opta pelo Lucro Real, pode escolher entre os métodos de apuração Real Anual ou Real Trimestral, e sua escolha deve ser também pensada pois pode interferir nos valores pagos mensalmente pela empresa.

9ª Dica – Avalie mudanças societárias que permitam a otimização

Outra forma de melhorar o caixa da empresa, é através de uma reorganização societária dos negócios da empresa.

Pode ser que a empresa tenha o seu principal negócio uma Indústria que venha prestando serviços aos seus clientes.

Dividir as operações pode ajudar a empresa a escolher o enquadramento tributário adequado para cada negócio.

Como no exemplo, pode fazer sentido o negócio industrial ser do Lucro Real (normalmente indústrias possuem uma baixa margem de lucro) e os serviços optarem pelo Lucro Presumido.

É claro, é preciso fazer essa análise com bastante atenção para levantar e considerar todos os efeitos.

Tenha o apoio de um contador

Por fim, nossa última dica (a décima, a mais do que prometemos) para aumentar a eficácia do fluxo de caixa, é o apoio de um contador.

Ele poderá, com sua experiência explicar as demonstrações contábeis e como fazer a integração destes relatórios com o fluxo de caixa gerencial.

Empreendedores que conseguem atrelar a informação gerencial com os relatórios contábeis conseguem utilizar melhor a informação disponível para o desenvolvimento de seus negócios.

Além disto este profissional poderá ser essencial para um bom planejamento tributário, pois é necessário, na análise, incluir todos os efeitos positivos e negativos da escolha.