Como dar os primeiros passos de gestão financeira em sua empresa

Iniciar um novo negócio é e sempre será um desafio. É necessário realizar toda a sua organização operacional e ainda cuidar da gestão financeira. Dar os primeiros passos neste sentido é essencial.

Cuidar da Gestão Financeira pode ser mais desafiador na empresa quando o Empreendedor não possui uma experiência administrativa anterior.

No início da empresa, o empresário assume diversos papeis, seja na produção, nas vendas, no marketing. E não cuidar também das finanças pode ser fatal. Muitos deixam para focar no momento de dificuldade e isso é perigoso.

Então para te ajudar, seguem algumas dicas práticas para cuidar das finanças desde o primeiro minuto de vida do seu negócio.

A Importância dos primeiros passos na Gestão Financeira de PMEs

Segundo as pesquisas sobre mortalidade de empresas, todos os dias falem no Brasil cerca de 2.000 empresas e ao longo de 2 anos de existência, mais de 40% fecham as portas.

Avaliando as causas se tem que mais de 60% delas estão relacionadas direta ou indiretamente a Gestão Financeira da Empresa.

É ruim inicia-la e ao longo do tempo não saber se você fez uma boa decisão ou se ela possui ou não lucro, não é mesmo?!

Tão grave quanto isso é não conhecer o fluxo de caixa e saber se você terá recursos para crescer, ampliar sua empresa ou contratar funcionários. Por incrível que pareça, as empresas não falem por não ter lucro, mais sim por não ter caixa.

Por isso, não negligencie sua Gestão Financeira. Avance a cada dia um pouco mais e principalmente tenha o controle do seu negócio. E para isso, vamos as dicas!

1. Abra uma Conta Corrente da Empresa

Vejo muitas dicas sobre a separação das finanças pessoais e as finanças da empresa. Isso é realmente importante para saber se a empresa vai bem ou não, além de que a mistura pode ser um complicador legal e tributário.

A melhor forma de começar bem é ter uma conta bancária para a Empresa. Se você não abrir será difícil cuidar disto.

Muita gente acha que irá economizar dinheiro não pagando tarifas bancárias, mas é fato que existem diversas formas de gastar pouco com uma conta bancária exclusiva. Existem inclusive Fintechs que ajudam nisto e contas bancárias sem custos ou com custos mais baixos. Saiba mais em Como as Fintechs podem ajudar o seu Negócio a Crescer.

Abra a conta bancária e concentre os pagamentos da empresa nela. Caso a empresa precise de mais recursos, deposite na conta da empresa, assim seu contador poderá registrar corretamente esses recursos com adiantamento para aumento do seu Capital.

E principalmente: nas retiradas, cuide para evidenciar o que é o Pró-labore e o que é Lucro. Sem essa diferenciação você também pode incorrer em riscos fiscais pela Receita Federal e Previdência.

Saiba mais sobre o Pró-Labore no artigo Pró-labore: Um Guia com tudo o que você precisa saber.

2. Separe e Controle todos os Custos e Despesas

Imagino que antes de abrir o seu negócio, você pensou bastante e fez diversas contas para validar que a sua ideia seria lucrativa, não é mesmo?

Esse processo ocorre mesmo nos casos em que você não tenha formalizado isso em documento ou escrito seu plano de negócio.

Pois bem, chega a hora que de comprovar que o seu negócio é lucrativo e que não faltará caixa para a empresa.

Não tem melhor forma de fazer isso do que registrando suas entradas e saídas em um Controle de Fluxo de Caixa. Sei que pode parecer chato, mas ter disciplina para esse controle é essencial para o sucesso.

No Artigo Fluxo de Caixa – Um Guia para iniciar e realizar o controle financeiro da sua empresa oferecemos várias dicas, inclusive como estabelecer uma rotina que dá certo. Ter um sistema também que facilite o procedimento pode ser aquele segredo para dar certo.

Aqui na Capital Social para ajudar neste processo, todos os clientes recebem gratuitamente um sistema de controle de caixa se não tiverem.

Fazendo isso, você dará um grande passo para entender a saúde financeira e fazer o controle e redução de suas despesas.

3. Organize os documentos de forma Eletrônica

Não tem jeito, com certeza você terá documentos para armazenar sobre as operações de sua empresa e uma boa parte deles deverá ir para o contador para realizar as obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas.

Falamos de alguns deles no artigo Contabilidade: Documentos que eu tenho que enviar mensalmente para o contador. Vale a pena dar uma espiada neste artigo para entender do que estamos falando.

Mas um fato bom sobre esses arquivos é que na maior parte eles estão em versões eletrônicas. Portanto, para que você tenha eficiência nisso tudo, além de não precisar ficar guardando papel, é que organize os documentos da empresa, em pastas definidas.

Além disso ao escolher a ferramenta financeira, verifique se é possível armazenar os documentos de suporte. Isso poderá facilitar ainda mais para sua empresa, principalmente se houver compartilhamento com o seu contador.

Listamos pelo menos 7 benefícios disto no artigo 7 benefícios imediatos de ter seu controle de caixa integrado ao Contador.

Vale a pena ter uma operação mais eficiente nos dias de hoje e com certeza isso passa pela organização.

4. Solicite Cartão Corporativo para gastos Corporativos

Existem negócios onde diariamente é necessário de recursos para fazer frente a pequenos, mas, essenciais gastos para o negócio.

Se esse é o seu caso, um cartão de crédito corporativo vai ajudar a organizar essas despesas e concentrar os pagamentos em uma única data, ao invés de dar o trabalho de todo os dias regatar recursos.

A única coisa que é “proibida” é usa-lo para os gastos pessoais. Não caia na tentação pela facilidade que trará.

Além disso, pode ajudar a você nunca mais pagar despesas da empresa com a conta pessoal, portanto, tenha a disciplina para colher somente os resultados bons.

5. Instale os Sistemas de Bancos para pagamentos online

A insegurança que os hackers proporcionam não pode deixar você com medo de realizar transações bancárias online. Elas são normalmente mais baratas, além de serem facilmente gerenciadas sem ter que se deslocar a uma agência.

O que você deve fazer é garantir a instalação dos sistemas bancários protegidos. Uma boa parte dos bancos possuem suas versões de internet banking seguras. Por isso, instale no computador que utiliza para transações.

6. Adote uma ferramenta de cobrança

Tão importante quanto vender é receber, não é mesmo?! Por isso, organize as suas formas e facilitadores de pagamento, como: boleto, cartão de crédito e débito, crediários e dependendo do produto financiamento.

Ao definir, procure ferramentas que ajudem na cobrança e na lembrança dos débitos dos seus clientes. A maior parte da inadimplência não é causada pelo problema de recursos dos seus clientes mais sim pelo esquecimento do vencimento.

Por isso, se você tiver uma ferramenta que avise do vencimento, além de reduzir a inadimplência causada por esquecimento, sua empresa pode até ser lembrada pelo aviso proativo.

Fica a dica de pesquisar as Fintechs que resolvem essa questão para o tipo de cobrança que escolher. No nosso caso, por exemplo, utilizamos a ferramenta do Asaas para a cobrança por boleto, com todos os avisos proativos mencionados.

7. Converse com o seu contador

Costumo mencionar que o contador é o profissional de gestão e finanças mais próximo do pequeno e médio empreendedor. Afinal, nós profissionais da contabilidade acompanhamos desde os primeiros passos e sabemos muito sobre a sua empresa através dos números e das obrigações burocráticas.

Por isso, se tem alguma dificuldade na gestão financeira do negócio, converse com ele para que possa ser orientado. Para nós, é importante uma boa gestão financeira das empresas parceiras para que possamos fazer melhor nossa atividade.

Além disso, é uma relação de ganha-ganha, onde o empreendedor crescendo, o contador será mais necessário e crescerá junto.

Por isso que na Capital Social damos tanto valor a Gestão Financeira de clientes e parceiros.

8. Contrate um BPO Financeiro

Por fim, se tudo isso que comentei com você fizer sentido, mas não se adequar a sua rotina, pense em contratar um BPO Financeiro para a sua empresa.

É uma forma de contar com ajuda para operacionalizar as atividades financeiras, com uma série de vantagens, como não precisar contratar uma pessoa para cuidar somente deste tema, e conseguir adotar boas práticas.

Se engana quem acha que esse tipo de serviço serve somente para grandes companhias. As pequenas e médias empresas podem se beneficiar e muito. Foi o que tentamos mostrar no artigo: BPO Financeiro – Como a Terceirização pode ajudar sua PME.

Comentamos também no artigo que dada a sinergia entre as atividades contábeis e financeiras, o seu escritório de contabilidade poderá ser o parceiro ideal para contratar esse serviço terceirizado.

Conclusão

Achamos que empreender é um enorme desafio. Ele pode ser ainda maior se as Finanças não forem organizadas, podendo a empresa vir a falir sem um controle adequado.

Algumas medidas iniciais podem facilitar em muito isso não ocorrer, como abrir uma conta da empresa, controlar o fluxo de caixa, organizar documentos e até contratar um BPO financeiro se for o caso.

Não negligencie a Gestão Financeira de sua empresa, afinal todos empreendemos por algum motivo e não cuidar disto pode ser jogar tudo a perder.