Produtividade e Alta Performance para Empreendedores

Estamos em uma era de muita informação e isso muitas vezes deixa aquela sensação de falta de produtividade e sobrecarga. Imagina só o que ocorre com Empreendedores que estão a todo momento pensando no negócio, no mercado, em marketing, vendas e estoque, e ainda mais com toda essa carga de informação…. loucura, não é mesmo?!

Por isso estamos escrevendo esse artigo, que de forma completa traz uma luz sobre o tema, e dá diversas informações e dicas para ser mais produtivo e com certeza ajudar a sua empresa a crescer e prosperar.

Sem mais delongas, se você quer se tornar um empreendedor ou empresário mais produtivo, esse texto é para você. vamos lá!

1. O que é Produtividade e sua Importância para o Empreendedor

O que é produtividade

A produtividade pode ser definida como o esforço que é realizado para a conclusão de atividades e tarefas e o resultado do que é feito.

Nos sentimos improdutivos quando esse esforço é mais longo do que o esperado inicialmente e quando não conseguimos concluir uma ou mais tarefas importantes.

Já quando realizamos tarefas importantes no menor prazo possível, nos sentimos produtivos. Em certa medida a Produtividade tem a ver com a definição de eficiência, que é alcançar um objetivo pretendido ou o máximo de resultado com o mínimo de esforço, gasto de tempo e recursos.

Além disso, a produtividade é sempre voltada para a relevância das atividades que são realizadas. Quando concluímos um monte de tarefas sem sentido, esse esforço não vem com um sentimento de produtividade, pelo contrário.

Por isso, precisamos sempre direcionar esse esforço para atividades realmente importantes. Ter uma lista enorme de tarefas e estar sempre ocupado, não quer dizer que você é produtivo.

Isso é essencial para o empreendedor, pois o tempo corre contra, e não ser produtivo pode significar o fim do sonho de empreender e ter o seu negócio próprio.

2. Como você pode concluir tarefas com Produtividade

Conclusão de Tarefas

A primeira questão a ser resolvida pelo empreendedor para ter entregas com máxima produtividade é ter foco.

De acordo com uma análise feita pelo Dr Donald Wetmore, do Instituto de Produtividade, 20% de um dia de trabalho é gasto com tarefas importantes, enquanto os demais 80% do dia é usado para coisas com pouco ou nenhum valor.

E é por isso que o desafio é inverter essa lógica, trazendo as tarefas mais importantes para 80% do seu dia. Um bom começo para isso é trazendo essas atividades para serem resolvidas na primeira hora do dia.

Outra questão complicada de se resolver para empreendedores é a questão da multitarefa. Fazer várias atividades de áreas diferentes realmente rouba sua produtividade.

Em um artigo publicado por Peter Bregman na Havard Business Review demonstra que pessoas Multitarefas têm 40% de queda de produtividade, 10% de aumento de stress além do cérebro não conseguir se concentrar.

Mas daí vem a pergunta: “Leandro, como um empreendedor pode não ser multitarefas se assumimos uma série de compromissos?” Bem, eu sei, não dá, mas algumas ações irão ajudar profundamente:

1. Reduza as distrações, elas fazem com que você se envolva em questões diferentes do problema que está resolvendo.
2. Planeje o seu dia, definindo atividades e se concentrando nelas, unicamente.
3. Agrupe tarefas comuns para manter-se no mesmo tema e economizar com o “tempo de setup”.

Empreendedores ligados a área industrial sabem que devem minimizar o impacto do “tempo de setup” que é o tempo gasto preparando a máquina para iniciar a produção de um item novo.

Com nosso cérebro é a mesma coisa, se estamos fazendo uma atividade e pensamos em algo não relacionado, ao voltar ao tema inicial nosso cérebro leva um tempo até voltar a concentração inicial. Por isso, tente iniciar e terminar tarefas sem se envolver com novos problemas, hein?!

– Estado de Flow

Isso tudo tem a ver com entrar no Estado de Flow. O Estado de Flow é o momento de máxima concentração para a resolução de um problema. Significa não ter qualquer distração e ter a sua energia voltada unicamente para terminar determinada tarefa.

Entrar neste estado ajudará a finalizar tarefas complexas ou ainda aquelas que necessitam de uma concentração intensa, como exemplo, escrever um texto como esse.

Para conseguir fazê-lo sem distrações, eu acordo as 5 horas da manhã do final de semana, e o termino antes de qualquer pessoa da família acordar. No dia a dia seria impossível, e cedo, faço sem que atrapalhe meu final de semana com a família.

No dia a dia, se isolar para terminar uma tarefa, ou desligar as interrupções, como telefone, redes sociais é essencial para entrar em Flow.

3. Quais são as distrações que te atrapalham no dia a dia

Distrações que roubam produtividade

Bem, já falamos o quanto as distrações atrapalham o dia a dia, não é mesmo?! Sabemos ser uma tarefa complicada evitar todas elas, mas existem algumas que com a estratégia correta, você conseguirá abrir espaço para mais produtividade sem distrações.

Vamos lá às principais distrações e estratégias.

a- Redes Sociais

Não tem jeito, as redes sociais estão aí e são uma importante forma de se relacionar com amigos e até com trabalho, tendo em vista que algumas são voltadas para o network.

Mas dá para evitar que elas distraiam e reduzam a sua atenção no que é importante.

• Evite acessar a todo o momento, e faça isso em determinado horário, de preferência ao final do dia após concluir suas tarefas
• Use um navegador diferente para isso, assim seu cérebro associa coisas diferentes como trabalho e diversão.
• Deixe os ícones das redes, em página diferente no celular pelo mesmo motivo acima.
• Utilize um timer para marcar e não “ultrapassar” o tempo de utilização da rede.

b- E-mail

Não existe ainda uma ferramenta de comunicação empresarial tão eficaz como e-mail, mas você precisa cuidar bem disto para ser produtivo.

O ideal é que você ao receber e ler um e-mail, reaja com uma ação. Esta ação pode ser: resolvê-lo, delegar a atividade, ou disparar uma ação futura. Para isso, seguem algumas dicas:

• Sempre tome uma ação ao ler um e-mail. Resolva, delegue ou crie uma tarefa futura;
• Defina momentos de abertura e leitura de e-mails com tempo para a solução deles. Tudo o que for “ver e agir” deve ser resolvido;
• Hoje em dia existem muitas listas de e-mail com informações. Descadastre das listas que não te importem, ou mude para um outro e-mail pessoal, mantem as mais importantes. Espero que mantenha a lista da Capital Social, rs;
• Adote uma ferramenta anti-spam para reduzir e-mails indesejados.

c- Procrastinação: o empurrar com a barriga.

Uma das piores distrações é a procrastinação, que é o empurrar com a barriga. Ela é muito prejudicial, pois pode parecer silenciosa e por isso rouba sua produtividade sem parecer.

Saiba identificar essa situação, ela ocorre principalmente se você:

• Levanta a todo o momento para um café ou coisas sem importância;
• Lota a sua lista de tarefas com coisas sem importância;
• Precisa estar de bom humor para realizar atividades;
• Não completa nada o que inicia.

Se você se identificou com algumas destas características, agir imediatamente é essencial. Tome consciência da procrastinação e:

1. Entenda por que você está adiando seus afazeres;
2. Comece a trabalhar nas atividades mais complexas e demoradas;
3. Faça um acordo de pausa ao terminar atividades complexas, gosto muito da técnica Pomodoro;
4. Seja rígido com os prazos de entrega e deadlines definidos;
5. Peça para que alguém te cobre as tarefas, muitas vezes o empreendedor sofre por não ter um “chefe”, procure alguém com as características para fazer isso.

d- Excesso de informação

Não tem como fugir, estamos na era da informação e não tem como não ser afetado por isso. A melhor arma que você tem para isso é organizar a informação e fazer com que ela se torne útil para a sua produtividade. Seguem algumas sugestões que eu procuro seguir:

• Classifique as informações de acordo com o seu objetivo, assim será mais fácil recuperar e utilizar em momento de Estado de Flow;
• Não adie tarefas por falta de informação. Realizar a tarefa pode significar ter que fazer pesquisas adicionais, então não deixe que isso te atrapalhe;
• Quando encontrar uma informação importante não pare para ler, lembre-se do tempo de setup. Armazene para leitura depois com ferramentas como Pocket e Evernote.
• Determine um dia e horário para o consumo de informações.

Com relação a classificação e organização das informações, tenho utilizado com sucesso um programa de notas. Contei um pouco disto no texto que indico: Os problemas de organização do dia a dia e como um aplicativo de notas pode ajudar.

4. Como melhorar a Produtividade

Sendo mais produtivo

Vamos lá, já falamos muito neste texto para você entender como funciona a produtividade, agora é chegado o momento de realmente melhorar a produtividade.

Seguem as dicas que realmente surtiram resultado comigo e provavelmente serão boas para você:

i- Entenda como funciona o seu dia

Não tem jeito. Cada pessoa funciona de uma forma diferente. Procure entender como o seu corpo de comporta com a produtividade durante o dia. Existem pessoas que tem uma maior produtividade de manhã, e outras já no final do dia.

Sabendo disto, atue para evitar distrações nestes momentos e para concentrar as tarefas realmente complicadas.

ii- Detalhe a sua rotina

Saber como será o seu dia ajudará no foco do que é importante realizar. Planeje isso de preferência no dia anterior tornando um hábito.

A utilização de ferramentas pode ajudar bastante. Utilizamos no escritório o KanbanFlow para a equipe e processos/projetos. Já na minha organização de rotina gosto muito do Todoist que tem marcação de data e horário para tarefas e ligação com a minha agenda no Google, existem outros mas este pelas facilidades relatadas é a minha escolha.

Saiba mais sobre hábitos no texto: O poder dos hábitos para Empreendedores – Como fazer seu negócio crescer com as atitudes certas

iii- Crie uma rotina diária

Indicamos logo acima um texto sobre rotinas para empreendedores. Uma rotina ajudará a você ter um estilo de vida mais saudável e gerenciar seu corpo e mente. É necessário pelo menos ter uma boa noite de sono, alimentar-se de forma equilibrada e praticar uma atividade física.

Saiba mais sobre isso em Empreendedor – Saiba como Gerenciar sua Energia e ser mais efetivo

iv- Cuide de seu ambiente de trabalho

Um ambiente de trabalho organizado pode ajudar na produtividade. Cuide primeiramente do layout para que seja agradável. Após isto, pense em:

• Ter poucos papeis sobre a mesa. Papeis e anotações tendem a ser perdidos ou ainda a minar sua atenção. Eu resolvi boa parte disso digitalizando e usando um aplicativo igual ao Evernote.
• Mantenha uma garrafa de água junto a você para se manter hidratado e não precisar atrapalhar a concentração.
• Sente e tenha uma postura adequada na cadeira de trabalho, evitando ficar o dia inteiro nela.

Existem estudos que indicam que trabalhar em pé pode ser uma alternativa de alternância que traz mais produtividade e saúde.

v- Melhore as reuniões

Reuniões realmente são algo que precisam de total atenção para não se tornarem desperdício de tempo. Então:

1. Planeje a pauta antes, escrevendo em tópicos;
2. Siga a pauta reservando o fim para temas não planejados;
3. Seja claro e objetivo, ido preparado para a discussão;
4. Estipule uma duração máxima, e eventualmente determinando tempo para itens;
5. Marque em um dos horários que não tenham atividades de alta concentração, não prejudicando o seu dia.

5. Ative a sua Concentração Máxima

Ative sua concentração

Após ver todas essas dicas, achamos que seremos muito produtivos, mas isso não ocorrerá com tanto sucesso se não conseguirmos ativar a nossa concentração máxima.

Esse é um tema bem complicado, pois o mundo inteiro sofre como o mau da falta de concentração. E se você observar as pessoas de sucesso, você poderá verificar que elas conseguem atuar de forma concentrada.

Um exemplo é o Steve Jobs que em Entrevista para a Forbes, afirmou que foco não era dizer “sim” para o que você deseja focar, mas saber dizer “não” para as outras milhares de boas idéias ou coisas. Inspirador, não é mesmo?! Queria mesmo conseguir dizer não dessa forma, rs.

Mas essas milhares de atividades que desempenhamos e esse mundo extremamente conectado não deixam, concorda?

Existem estudos que se dedicam a comprovar que redes sociais, e-mails e aplicativos estão realmente diminuindo o poder de concentração, como o realizado pela Gloria Mark da Universidade da Califórnia. Em comparação entre 2004 e 2014 comprovou que passamos de 3 minutos de concentração para míseros 59 segundos. Impressionante!

Então, para melhorar um pouco isso, algumas sugestões:

a- Utilize exercícios de memorização

Ativar a memória ajudará no treinamento do cérebro para a concentração. Tente contar as palavras de um texto, esse por exemplo tem 2.612, rsrs, conte de 1 a 100 ao contrário, repita frases mentalmente por certo tempo. Isso tudo é válido. No dia a dia, escolhas como ir a um lugar sem o Waze ou não fazer o mesmo caminho para casa ou trabalho vão ajudar.

b- Utilize a técnica do Pomodoro

Já comentei anteriormente sobre ela, na técnica consiste em você se concentrar certo tempo realmente para uma atividade e intercalar com períodos curtos de descanso. Esse acordo entre você, concentração e descanso realmente dá certo, saiba mais em técnica Pomodoro.

c- Utilize músicas para o foco

Aqui um assunto bem polêmico, música para o foco. Tem muita gente que menciona que somente consegue realizar tarefas ouvindo música. Isso é em parte correto se feita da forma correta:

• É preciso ser um som específico para incentivar a concentração (procure no Spotify “músicas para concentração”);
• Assim se reduz o ruído externo e mantem ritmo para a concentração.
• As músicas utilizadas devem ser instrumentais sem vocal.

O errado portanto está em utilizar qualquer música ou os ritmos musicais dos quais você mais gosta. Existe a chance de nestes casos a atenção ir para a música ou para a letra e tornar a tarefa algo meramente secundário. Então, cuidado com ser multitarefa!

d- Faça meditações

Costumo comparar a mente com um computador. Muitas vezes você não sabe, mas existem diversos programas rodando em 2º plano tornando o processamento lento ou até travando. O que fazemos quando isso ocorre no nosso computador? Nós reiniciamos, certo?! Como a mente não tem o botão de desliga e reinicia, essa reinicialização pode ser feita através da meditação.

Existem diversos benefícios associados a esse exercício, como:

• Promover a melhoria na formação da memória;
• Reduz nível de estresse;
• Aumentar a empatia e a autoconsciência;
• Melhorar a criatividade e diminuir a ansiedade e;
• Melhorar a concentração e foco.

Antigamente meditação era um tabu, e haviam muitos mitos sobre a pratica, mas os aplicativos mobiles estão ajudando a quebrar isso com a meditação alto guiada.

Procure na loja de aplicativos do seu celular por “meditação” você encontrará boas opções, inclusive brasileiras, como Lojong e Natura Meditação. E por favor, se não conseguir nas primeiras vezes, não desista, a repetição é a chave para conseguir, já dizia o Técnico de Futebol Telê Santana.

Conclusão

Bem, se você acessou o texto e leu ele até aqui com atenção, é claro, é porque você procura por ser mais produtivo. Neste texto eu escrevi o resultado de todas as minhas anotações e dividi com você todas as práticas que realizei que realmente me deram sucesso.

Eu fiz essa procura pois me senti muito improdutivo, principalmente após deixar meu trabalho na Natura Cosméticos para ser Empreendedor em um negócio que ajuda Empreendedores, como são os Escritórios de Contabilidade.

Por isso me sinto muito a vontade aqui para deixar essas dicas, que levei anos para criar suas rotinas e aprender. Espero que elas contribuam para que você seja um Empreendedor de Sucesso.

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