De cada quatro empresas criadas no Brasil, uma declara falência antes de completar dois anos de atividade. A maior parte delas não conhece suas despesas e receitas!

E um dos principais motivos para essa circunstância é a falta de organização das finanças.

O empresário que acompanha de perto as finanças de seu negócio tem melhores possibilidades de calcular os custos e as compras, acompanhar seu potencial de venda, projetar a margem de lucro de seu produto ou serviço, bem como fazer investimentos de médio e longo prazo.

Começar a fazer essa gestão das finanças não é nada difícil, basta iniciar um controle de entradas e saídas da empresa, fazendo com que se conheça as receitas e despesas do negócio.

Então, vamos ver como começar de forma simples e rápida.

1. Por que devo organizar as receitas e despesas da empresa?

Um controle detalhado das entradas e saídas (fluxo de caixa) é necessário para que a gestão da empresa possa trabalhar com mais segurança.

Esse controle é de suma importância, tanto para calcular o capital de giro quanto para definir datas de pagamentos, recebimentos e também para reduzir impostos.

Ao saber quanto entra e sai na empresa é possível fazer uma melhor gestão, e consequentemente possibilitar a continuidade dos negócios. Acesse o nosso Guia Completo de Fluxo de Caixa.

2. Primeiro passo: onde organizar despesas e receitas

Você pode organizar os custos, despesas e receitas de sua empresa através de:

• Planilhas de Excel
• Software de gestão financeira
• Lápis e caderno

A escolha fica a seu critério e é bem pessoal. Em todas as opções existem prós e contras, mas o que importa é que o controle seja bem detalhado e que possa gerar informação úteis para tomada de decisão.

Nós indicamos o Software de Gestão, pois possibilita uma melhor análise, além de muitos destes sistemas terem ferramentas para tornar a atividade mais produtiva.

Aqui na Capital Social resolvemos o pior contra de utilizar um Software Financeiro que era seu custo. Oferecemos em todos os planos uma ferramenta de controle de caixa, que se integra a nossa contabilidade trazendo benefícios para ambos os lados. Saiba mais sobre estes benefícios.

3. Como fazer o controle

Diariamente, você irá registrar os seguintes itens em seu controle financeiro:

a. Saldo inicial

É o valor que inicia o controle financeiro. Esse valor é o quanto você tem disponível no início do período, sem contar com os valores que irão entrar ou serão reduzidos.

b. Entradas

É o que você recebe pela venda do produto ou serviço. Você deve descrever a data de recebimento, a origem de cada receita e registrar qual foi a forma de pagamento (dinheiro, cheque pré-datado, depósito ou cartão de crédito) bem como o valor de cada entrada.

c. Saídas

São os valores que você irá pagar. Não deixe de registrar o destino das despesas e de que forma foram feitos os pagamentos. Classifique entre custos (que podem ser fixos ou variáveis) e a despesas.

Com isso você terá algumas informações úteis ao final do controle.

• Saldo operacional – É o resultado financeiro das movimentações diárias. Corresponde à quantidade de dinheiro que entrou durante um período estipulado (mês, semana ou dia) e é obtido através do saldo entre gastos, entradas e saídas da empresa durante o tempo estipulado.
• Saldo final – É a soma do saldo inicial com o operacional. Esse valor define quanto de receita foi acrescido a um negócio, ou caso feche em margem negativa, quanto será reduzido do saldo inicial.

4. Quais são as diferenças entre Receita, Custos e Despesas

É muito importante entender as diferenças entre os itens de controle financeiro para poder gerar boas informações. Vamos lá.

i. Receitas

Receitas são toda a renda gerada por uma empresa. Ela pode ser através de sua operação, como a venda de produtos e serviços, financeira com o recebimento de juros em suas aplicações ou ainda com a venda de itens de investimento, como máquinas e equipamentos.

ii. Custos

Custos são as saídas do caixa da empresa que se relacionam diretamente ao produto e aos serviços produzidos. São exemplos de custos as matérias primas da fábrica, suas embalagens, itens para revenda e salários da produção.

Há uma diferença entre custos fixos, que não se alteram de acordo com o volume (ex. aluguel de uma máquina), e custos variáveis, que se alteram de acordo com o volume produzido (ex. matéria prima).

iii. Despesas

Despesas são todos os gastos que se referem à manutenção da atividade da empresa e não estão relacionadas ao produto diretamente. Como exemplos temos: Tarifas Bancárias, Contas de Telefone (se não for empresa de Teleatendimento), Gastos com Copa e Cozinha e Assinatura de Jornais e Revistas.

5. Cuidados ao se organizar receitas e despesas

• Separe o controle financeiro da empresa de suas finanças pessoais.
• Não contabilize como saldo positivo cheques devolvidos ou a serem compensados.
• Contas em atraso devem ser cobradas com rapidez para não prejudicar o capital de giro.
• Faça uma anotação das movimentações bancárias, como recebimento de depósitos, transferência e saques.
• Mantenha a disciplina em dia: não deixe de anotar e fazer atualizações periódicas no seu controle financeiro. Isso é fundamental para o sucesso da sua gestão financeira.
• Busque fazer sua projeção financeira anual. Isso facilita a projeção de despesas e receitas, evitando surpresas desagradáveis.

Sem segredo, anotar tudo é a maneira mais fácil de organizar as despesas e receitas de uma empresa. Com organização e um controle minucioso, é possível ver à quantas caminha o destino financeiro de sua empresa – e assim, pensar qual é o próximo passo a ser tomado!

Você tem alguma dúvida sobre como organizar as despesas e receitas da sua empresa? Veja nosso Guia Completo de Fluxo de Caixa, e descubra os Benefícios de Integrar as Informações ao Contador.