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Despesas e Receitas da Empresa – Como organizar de um jeito fácil

Publicado por Regina Fernandes em 9 de março de 2020
despesas e receitas

despesas e receitas

O que você vai ler neste artigo
  • 1. Por que devo organizar as receitas e despesas da empresa?
  • 2. Primeiro passo: onde organizar despesas e receitas
  • 3. Como fazer o controle
  • 4. Quais são as diferenças entre Receita, Custos e Despesas
  • 5. Cuidados ao se organizar receitas e despesas

De cada quatro empresas criadas no Brasil, uma declara falência antes de completar dois anos de atividade. A maior parte delas não conhece suas despesas e receitas!

E um dos principais motivos para essa circunstância é a falta de organização das finanças.

O empresário que acompanha de perto as finanças de seu negócio tem melhores possibilidades de calcular os custos e as compras, acompanhar seu potencial de venda, projetar a margem de lucro de seu produto ou serviço, bem como fazer investimentos de médio e longo prazo.

Começar a fazer essa gestão das finanças não é nada difícil, basta iniciar um controle de entradas e saídas da empresa, fazendo com que se conheça as receitas e despesas do negócio.

Então, vamos ver como começar de forma simples e rápida.

1. Por que devo organizar as receitas e despesas da empresa?

Um controle detalhado das entradas e saídas (fluxo de caixa) é necessário para que a gestão da empresa possa trabalhar com mais segurança.

Esse controle é de suma importância, tanto para calcular o capital de giro quanto para definir datas de pagamentos, recebimentos e também para reduzir impostos.

Ao saber quanto entra e sai na empresa é possível fazer uma melhor gestão, e consequentemente possibilitar a continuidade dos negócios. Acesse o nosso Guia Completo de Fluxo de Caixa.

2. Primeiro passo: onde organizar despesas e receitas

Você pode organizar os custos, despesas e receitas de sua empresa através de:

  • Planilhas de Excel
  • Software de gestão financeira
  • Lápis e caderno

A escolha fica a seu critério e é bem pessoal. Em todas as opções existem prós e contras, mas o que importa é que o controle seja bem detalhado e que possa gerar informação úteis para tomada de decisão.

Nós indicamos o Software de Gestão, pois possibilita uma melhor análise, além de muitos destes sistemas terem ferramentas para tornar a atividade mais produtiva.

Aqui na Capital Social resolvemos o pior contra de utilizar um Software Financeiro que era seu custo. Oferecemos em todos os planos uma ferramenta de controle de caixa, que se integra a nossa contabilidade trazendo benefícios para ambos os lados. Saiba mais sobre estes benefícios.

3. Como fazer o controle

Diariamente, você irá registrar os seguintes itens em seu controle financeiro:

Registrando Despesas e Receitas

a. Saldo inicial

É o valor que inicia o controle financeiro. Esse valor é o quanto você tem disponível no início do período, sem contar com os valores que irão entrar ou serão reduzidos.

b. Entradas

É o que você recebe pela venda do produto ou serviço. Você deve descrever a data de recebimento, a origem de cada receita e registrar qual foi a forma de pagamento (dinheiro, cheque pré-datado, depósito ou cartão de crédito) bem como o valor de cada entrada.

c. Saídas

São os valores que você irá pagar. Não deixe de registrar o destino das despesas e de que forma foram feitos os pagamentos. Classifique entre custos (que podem ser fixos ou variáveis) e a despesas.

Com isso você terá algumas informações úteis ao final do controle.

  • Saldo operacional – É o resultado financeiro das movimentações diárias. Corresponde à quantidade de dinheiro que entrou durante um período estipulado (mês, semana ou dia) e é obtido através do saldo entre gastos, entradas e saídas da empresa durante o tempo estipulado.
  • Saldo final – É a soma do saldo inicial com o operacional. Esse valor define quanto de receita foi acrescido a um negócio, ou caso feche em margem negativa, quanto será reduzido do saldo inicial.

4. Quais são as diferenças entre Receita, Custos e Despesas

É muito importante entender as diferenças entre os itens de controle financeiro para poder gerar boas informações. Vamos lá.

i. Receitas

Receitas são toda a renda gerada por uma empresa. Ela pode ser através de sua operação, como a venda de produtos e serviços, financeira com o recebimento de juros em suas aplicações ou ainda com a venda de itens de investimento, como máquinas e equipamentos.

ii. Custos

Custos são as saídas do caixa da empresa que se relacionam diretamente ao produto e aos serviços produzidos. São exemplos de custos as matérias primas da fábrica, suas embalagens, itens para revenda e salários da produção.

Há uma diferença entre custos fixos, que não se alteram de acordo com o volume (ex. aluguel de uma máquina), e custos variáveis, que se alteram de acordo com o volume produzido (ex. matéria prima).

iii. Despesas

Despesas são todos os gastos que se referem à manutenção da atividade da empresa e não estão relacionadas ao produto diretamente. Como exemplos temos: Tarifas Bancárias, Contas de Telefone (se não for empresa de Teleatendimento), Gastos com Copa e Cozinha e Assinatura de Jornais e Revistas.

5. Cuidados ao se organizar receitas e despesas

  • Separe o controle financeiro da empresa de suas finanças pessoais.
  • Não contabilize como saldo positivo cheques devolvidos ou a serem compensados.
  • Contas em atraso devem ser cobradas com rapidez para não prejudicar o capital de giro.
  • Faça uma anotação das movimentações bancárias, como recebimento de depósitos, transferência e saques.
  • Mantenha a disciplina em dia: não deixe de anotar e fazer atualizações periódicas no seu controle financeiro. Isso é fundamental para o sucesso da sua gestão financeira.
  • Busque fazer sua projeção financeira anual. Isso facilita a projeção de despesas e receitas, evitando surpresas desagradáveis.

Sem segredo, anotar tudo é a maneira mais fácil de organizar as despesas e receitas de uma empresa. Com organização e um controle minucioso, é possível ver à quantas caminha o destino financeiro de sua empresa – e assim, pensar qual é o próximo passo a ser tomado!

Você tem alguma dúvida sobre como organizar as despesas e receitas da sua empresa? Veja nosso Guia Completo de Fluxo de Caixa, e descubra os Benefícios de Integrar as Informações ao Contador. 

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Regina Fernandes
Regina Fernandes
Contadora, pós graduada em Pericia Contábil e Marketing com especialização em Gestão de Projetos, Processos e Pessoas. É a responsável técnica da Capital Social Contabilidade e Gestão. Website: www.capitalsocial.cnt.br

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4 Comments

  1. Eliezer Johnson disse:
    6 de dezembro de 2016 às 13:36

    Muito Obrigado, reafirmou mais uma vez meus métodos.
    Logo mais pretendo pedir a promoção para o financeiro da empresa, que atualmente é precário.
    Desejo sucesso para todos do ramo.

    Responder
    • Capital Social Contabilidade disse:
      7 de dezembro de 2016 às 11:03

      Olá Eliezer, bom dia

      É isso mesmo, buscando cada vez mais informações para evoluir na área de atuação.

      Também lhe desejo todo sucesso nas suas iniciativas.

      Responder
  2. O que é Demonstração do Resultado de Exercício da sua empresa (DRE)? – Capital Social Contabilidade e Gestão disse:
    25 de janeiro de 2018 às 05:26

    […] Um dos pontos mais importantes para o Empreendedor é entender de forma adequada a separar o que são Custos e o que são Despesas, a partir deste entendimento é possível ter uma visão melhor sobre a empresa e definir estratégias vencedoras de rentabilidade das vendas, para entender melhor esses conceitos sugiro uma passada pelo nosso post Como organizar despesas e receitas da empresa de um jeito fácil. […]

    Responder
  3. A importância da conciliação bancária para a sua empresa – Capital Social Contabilidade e Gestão disse:
    25 de janeiro de 2018 às 05:35

    […] Então está fazendo a conciliação, faça também um controle de despesas e receitas, saiba como fazer neste link. […]

    Responder

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