6 erros comuns na gestão de consultório que você deve evitar – Dicas essenciais para médicos e dentistas

No setor da saúde, é muito difícil que as faculdades deem aos seus alunos matérias focadas em administração, gestão, marketing e coisas do gênero.

Tudo porque, diferente de outros cursos, nas faculdades de medicina e de odontologia o foco está somente nas atividades relacionadas a área de estudo.

E em muitos casos, isso acaba causando um problema muito grande, quando um profissional, depois de formado, decide trabalhar por conta e abrir o seu próprio consultório ou clínica. Pela carência de aprendizado nas áreas de planejamento e gestão, esse profissional acaba por não saber corretamente como gerenciar a clínica, administrar suas finanças, impostos e etc.

Pensando nessa realidade, o artigo de hoje aborda 6 erros comuns na gestão de consultório, e mostramos como o profissional de saúde pode solucioná-los de maneira prática e simples. Confira!

1. Não dar importância ao trabalho da secretária

A secretária é a ponte entre o médico e o paciente, é ela quem faz a ligação entre ambas as partes.

Ou seja, a secretária é o cartão de visita do seu consultório. E por mais clichê que seja dizer isso, é a mais pura verdade, ela é uma profissional de grande importância!

O paciente terá, antes de mais nada, contato com a secretária, seja em uma ligação ou contato presencial. E será ela quem lhe passará a primeira impressão do consultório e seus serviços. Essa impressão poderá ser a segurança de um consultório que presta seus serviços de maneira séria, ou a insegurança de uma clínica que enxerga seus pacientes apenas como números e não se importa verdadeiramente com o seu bem-estar.

Portanto, valorizar e investir no treinamento e orientação da secretária é crucial. O objetivo aqui, é desenvolver as habilidades fundamentais para a realização de um ótimo trabalho.

Dentro dessas habilidades, podemos citar:

Simpatia e altruísmo

É impressionante como o primeiro contato do cliente pode interferir no seu humor. Se ele se depara com uma pessoa simpática, educada e sente que ela está ali pensando verdadeiramente em ajudar a solucionar o seu problema, ele se sentirá acolhido e satisfeito. Saber lidar com diferentes pessoas e personalidades, é fundamental. Portanto não poupe esforços em passar um treinamento do gênero para a sua secretária.

Organização

Outro fator fundamental é a organização do ambiente de trabalho, gestão de estoques dos materiais, agendas e emissão de comunicados. Uma secretária realiza diversas tarefas e precisa ser uma pessoa bem organizada para poder dar cabo de todas elas sem deixar nada passar despercebido.

Boa escrita e comunicação

Ter boa escrita é mais um fator de grande importância. A secretária envia mensagens, e-mails, anota recados… saber escrever de forma legível e ortograficamente correta, é um fator primordial. Saber se comunicar de forma clara também é crucial, já que ela terá de passar informações aos pacientes.

Facilidade em lidar com tecnologia

Saber operar o pacote office já deixou de ser diferencial há muito tempo. Hoje, conseguir lidar com computadores, internet, smartphones e aplicativos, é algo essencial. A tecnologia facilita e muito a administração de um consultório, e saber utiliza-la gerará bons frutos.

Portanto, invista na preparação da sua secretária, para que ela possa realizar cada vez um trabalho melhor.

Dica: E uma boa prática a se fazer, é solicitar um feedback dos pacientes sobre o tratamento recebido, para assim avaliar o desenvolvimento da secretária.

Emissão de Notas Fiscais

Um outro papel da secretaria que não pode ser esquecido é a emissão da nota fiscal de serviços. O consumidor de serviços de saúde solicita com frequência o documento até para que possa abater no imposto de renda.

Emitir o documento corretamente e sem que o paciente faça solicitações, demonstra a organização do consultório ou clinica. Neste ponto, ter o apoio de um escritório de contabilidade atencioso pode evitar erros e ajudar a sua empresa a fidelizar o cliente.

2. Não fazer uma gestão adequada da agenda

É imprescindível que você siga uma agenda e consiga se organizar a partir dela. Por falta de experiência, muitos profissionais acabam por se enrolar na gestão de seus compromissos pessoais e da clínica, e acabam por esbarrar com os seguintes problemas:

Se confundir com as datas

Existe uma agenda para a clínica e uma agenda pessoal do médico, e por algum motivo às vezes o médico tem algum compromisso agendado para determinada data, esquece, e acaba marcando uma consulta para a mesma data.

Tomar cuidado ao gerenciar as agendas é muito importante. E uma forma simples de fazer isso, é usar alguma agenda online, como a do Google Agenda ou o próprio aplicativo de Agenda da Microsoft.

Esses softwares permitem que você consiga gerenciar mais de uma agenda em um só lugar, assim, tanto você quanto a secretária conseguem fazer os agendamentos sem que um atrapalhe o outro.

Outra coisa que você pode usar para evitar isso, é um software de gestão, que falaremos mais para frente.

Cometer atrasos

Verifique sempre a agenda para ver se não há nada que esteja esquecendo. Saber dos seus compromissos com antecedência lhe pouparão atrasos desnecessários.

Os atrasos do médico são bastante prejudiciais, tanto para ele, quanto para o paciente que o está aguardando. Pode ser que o paciente tenha outros compromissos que sejam comprometidos por causa do seu atraso, leve sempre isso em consideração.

Em caso de imprevistos, realize medidas emergenciais, como ligação direta para o paciente, envio de SMS ou até mensagem no WhatsApp se for o caso.

Não emitir lembrete aos pacientes

Na correria do dia-a-dia, muitas vezes nós acabamos nos esquecendo de coisas importantes que deveríamos fazer. Então, uma maneira proativa de minimizar esquecimentos ou atrasos por parte dos pacientes, é enviando lembretes com antecedência. Esses lembretes podem ser tanto por SMS quanto via WhatsApp, quanto mais prático for, melhor.

Dessa forma, o paciente lembra que tem consulta marcada, e se não puder ir, já avisa com antecedência e isso lhe permite evitar o próximo problema que citaremos aqui, que é…

Não facilitar os encaixes

Saber como facilitar encaixes é uma excelente maneira de melhorar o tempo hábil do médico.

Da mesma forma que o paciente pode ser prejudicado com o atraso do médico, o médico certamente é prejudicado pelo atraso do paciente e isso implica nele não conseguir otimizar o seu tempo.

Então, fazer um acompanhamento proativo do calendário e facilitar os encaixes é uma mão-na-roda. Como fazer isso?

Mantenha o acompanhamento das consultas diárias e envie uma mensagem de confirmação ao paciente. Se ele disser que não pode ir, entre em contato com o próximo da lista e assim por diante.

3. Não traçar metas claras para a clínica

Traçar metas é algo definitivo se você quer ver o seu empreendimento crescer. Ao traçar uma meta, nós conseguimos projetar onde queremos estar em determinado período de tempo. Tendo isso em vista, somos mobilizados a entrar em ação para cumpri-las. Passe a imaginar coisas do tipo:

• quantos clientes quero ter mensalmente no meu consultório em X meses, ou
• quanto eu pretendo lucrar com o consultório em X meses

Isso te ajudará a conseguir planejar quais ações colocar em prática para poder alcançar essas metas. Como por exemplo:

• “Se quero aumentar a minha quantidade de clientes, devo incentivar a indicação?”
• “Se quero lucrar mais, devo aumentar a divulgação do meu consultório. Quais ações de marketing investir?”

Esse tipo de ação e planejamento é essencial. Na área de saúde é muito difícil as iniciativas neste sentido, até por isso tem surgido uma série de franquias que cuidam de alguns aspectos de marketing e branding. Fazer isso pode se tornar essencial para avançar no mercado. Saiba mais dos benefícios de uma Planejamento no artigo: Planejamento Estratégico para PMEs: Conheça 7 benefícios que fazem total sentido em sua empresa

E falado em marketing, entraremos no nosso próximo tópico.

4. Não investir em Marketing

De todos os erros a se cometer, a não divulgação do seu negócio é um dos mais tristes.

Para que outras pessoas conheçam o seu consultório, é imprescindível que você se preocupe em fazer uma divulgação adequada para ele. E o motivo é bem simples: os clientes são quem farão o negócio andar, portanto, quanto mais, melhor.

Essa divulgação, pode inclusive ser feita com poucos custos e utilizando a internet. Você pode por exemplo:

• Criar uma página no Facebook: e convidar seus amigos para curtirem e compartilharem, além de usar esse meio para dar avisos, fazer divulgações e promoções.
  Dica: Aproveite este canal para criar relacionamento com os potenciais clientes, respondendo seus comentários;
• Criar um site institucional: e dar informações sobre localização, horário de expediente, mostrar agenda e contar um pouco mais sobre o consultório;
• Criar um blog: e fazer publicações sobre assuntos que sejam interesse do seu público-alvo. Assim, você sanará suas principais dúvidas e eles passarão a conhecer a sua marca.

Recentemente nós publicamos o artigo As mudanças do Marketing – Saiba como fazer um plano na sua empresa para os dias atuais, onde nós falamos mais sobre o assunto! Caso queira mais detalhes, vale à pena a leitura.

Além de divulgar é importante fidelizar os clientes, pois o boca a boca é parte essencial no ramo da saúde. Não esqueça de ouvir a satisfação dos pacientes e melhorar com o feedback do seu público. Um método para fazer isso é o NPS, leia o nosso artigo NPS: Como avaliar a satisfação de clientes e melhorar os resultados de sua empresa (de forma simples, rápida e fácil) e saiba como aplica-lo.

5. Não utilizar um Software de Gestão de Consultório

A tecnologia hoje é uma realidade, a era dos formulários e das agendas em papel ficou no passado.

Os softwares de gestão de consultório são uma ótima maneira de organizar e gerir tudo o que está relacionado ao consultório e seus processos. Além de serem fáceis e intuitivos de se aprender a usar, eles têm uma série de funcionalidades que facilitam o trabalho da secretária e do médico.

Dentre essas funcionalidades, podemos citar:

• Cadastro de pacientes
• Organização de agendas
• Agendamento de consultas
• Eles mantêm prontuários, e
• Ainda realizam backups automáticos dos dados

Então vale à pena investir em um software de gestão, não acha?

Procure também por sistemas que ajudem com o Fluxo de Caixa do consultório. A maior parte das empresas fecham por causa de problemas relacionados a este tema, no seu consultório não deve ser diferente. Saiba Como organizar despesas e receitas da empresa de um jeito fácil no link.

6. Não fazer o Planejamento Tributário do seu consultório

O Planejamento Tributário visa, de forma legal, estudar quais as maneiras de se conseguir reduzir os encargos tributários da empresa. Ou seja, é uma ferramenta que consiste em estudar a legislação vigente e ver quais as possibilidades de economia válidas para cada negócio, mediante análise.

Os impostos “leva” cerca de 20% a 30% de toda a receita obtida. Só por esses números já se justifica uma analise mais criteriosa sobre as possibilidades de reduzir os tributos.

A legislação é complexa e existe uma série de “senões” que custam muito ao empresário, já que no Brasil há diversos impostos, taxas e contribuições.

Um exemplo disso é a mudança do Simples Nacional para 2018, as mudanças trazem algumas mudanças para a tributação do setor de saúde e pode ser uma grande oportunidade de reduzir o custo com impostos. Saiba mais no artigo: Simples Nacional – Sua empresa está preparada para as mudanças de 2018?

Mas fazer um Planejamento Tributário não é tarefa fácil. Para fazer de maneira correta, é necessário que haja um conhecimento sobre as leis, os encargos e, portanto sugiro que consulte um contador parceiro para que ele possa te ajudar nessa tarefa.

Temos alguns conteúdos que podem ajudar no pontapé inicial, mas procurar um escritório capacitado como a Capital Social Contabilidade pode ser um diferencial e tanto.

Indicamos o nosso artigo sobre planejamento tributário e o também nosso ebook “Planejamento Tributário ao Alcance de Todos” para download, onde damos maiores explicações.

Conclusão

Muitos médicos e dentistas, por não terem tido na faculdade matérias relacionadas à gestão de clínicas, planejamento e organização, sentem muita dificuldade ao abrirem seu próprio negócio.

Geralmente, esses profissionais acabam esbarrando em erros que podem simplesmente ser contornados, basta que tenham conhecimento da importância deles.

Dentre esses principais erros: não valorizar a secretária, não utilizar softwares de gestão, não criar um plano de marketing e não realizar o planejamento tributário do negócio, são os mais cometidos.

E de todos eles, o planejamento tributário é o único que você deve procurar o auxílio de um escritório de contabilidade de confiança para te ajudar. Simular os tributos para 2018 com as mudanças para o Simples Nacional pode gerar grandes oportunidades.

Então fica a dica: por se tratar de um assunto complexo e que envolve leis e tributos, é preciso fazer da maneira correta para não entrar em enrascadas! ?

E você, tem um consultório e já passou por algum desses tipos de problema? Encontrou alguma outra maneira de solucioná-los? Conta pra gente nos comentários! Adoraremos saber!