Orçamento Empresarial – Adote em sua PME para não se arrepender depois

Já ouviu aquele ditado “para quem não sabe aonde quer ir, qualquer lugar serve”? Pois então, isso pode acontecer em sua PME com a falta de um orçamento empresarial.

Pense bem, você sabe quanto será o crescimento de vendas de sua empresa no próximo ano? Tem mapeado os custos associados ao crescimento das vendas? Quanto espera ter de lucro?

Se você não tem isso na ponta do lápis, é hora de pensar em adotar o Orçamento Empresarial. Esse é o último passo para ter uma gestão financeira adequada.

1. O primeiro é controlar o que se passou para melhorar (controle de entradas e saídas);
2. O segundo é cuidar do hoje, se há ou não recursos (fluxo de caixa);
3. O terceiro é o orçamento, planejando o futuro da empresa.

Esses três passos completos, você terá total controle dos caminhos da empresa e poderá corrigir seu rumo se algo der errado.

Ao contrário do que muitos imaginam, o Orçamento Empresarial pode ser adotado por Micro, Pequenas e Médias Empresas de qualquer segmento. Vamos ver mais:

1. O que é um Orçamento Empresarial

O orçamento empresarial é o ato de planejar a empresa com métricas financeiras e projeções de resultado para um período de 1 a 3 anos. Nele se estimam as receitas, despesas e investimentos necessários.

Neste planejamento, há um desmembramento destes resultados por tipos de produtos, canais de venda e áreas da empresa, para entender e facilitar a adoção de metas por toda a empresa.

O Orçamento é um desdobramento do Planejamento Estratégico da empresa, e com ele é possível estabelecer metas e objetivos que podem ser acompanhadas a partir do desempenho financeiro do seu negócio.

É uma ferramenta simples de ser adotada e o seu acompanhamento é possível saber onde a empresa está indo. Ele deve ser dinâmico o suficiente para se corrigir o rumo e a estratégia com o foco no objetivo.

A tradução destes resultados deve ser realiza através de um DRE projetado e a sua comparação com o efetivamente executado.

Além de planejar, o orçamento empresarial ou orçamento financeiro tem outros objetivos, como:

• Ser um sistema de autorização, liberando recursos da empresa de acordo com os previstos;
• Ser um meio para projetar e planejar a operação da empresa;
• Canal de comunicação e coordenação das ações do planejamento;
• Instrumento de Avaliação da Performance dos objetivos empresariais;
• Fonte de Informação para a tomada de decisão.

Por isso essa ferramenta é importante, seja em Grandes Empresas, seja em Pequenas e Médias Empresas (PMEs).

2. Planejamento de Resultados de uma Empresa

O Orçamento Empresarial é uma das ferramentas para o Planejamento de Resultados de uma Empresa. Normalmente as empresas apresentam três níveis de planejamento. Um Orçamento Financeiro bem realizado ocorre como desdobramento destes níveis.

a) Estratégico

O Planejamento Estratégico é de responsabilidade dos níveis mais altos da organização, que avaliam fatores externos e internos par determinar o futuro da empresa. Esse planejamento tem um período mais longo de maturação e pode ser inclusive aspiracional aonde se pretende motivar toda a empresa. Os riscos são altos e há possibilidade de mudanças de cenários ao longo do tempo.

b) Tático

O Planejamento Tático tem abrangência mais limita, restrita a uma área da empresa que pretende desmembrar o Planejamento Estratégico em Ações realizáveis em um prazo menor. Os responsáveis por este planejamento são as estruturas organizacionais das áreas, como Diretores e Gerentes.

c) Operacional

Já no operacional, temos de fato as ações executáveis. Esse planejamento é mais de curto prazo, e pode se adotar alguma ferramenta ágil como as Metas OKRs. As ações são mais descentralizadas e atingem todos na companhia. O Orçamento Empresarial é uma destas ferramentas do Planejamento Operacional.

3. Benefícios de um Orçamento Empresarial

O Orçamento Empresarial é uma excelente ferramenta de gestão, que pela sua simplicidade e aderência aos processos empresariais pode ser adotado por todos.

Atualmente é impensável uma grande empresa não adota-lo. Este processo se massificou desde a década de 90, onde a estabilidade da moeda passou a exigir mais controle e direcionamento para as empresas.

Dentre os seus principais benefícios temos:

• Obriga a empresa a pensar à frente para planejar seu futuro, fazendo isso de forma consistente, já que o plano exigirá ter lógica.
• Permite estabelecer metas claras e mensuráveis, utilizando indicações financeiras, que tornam mais visível o atingimento ou não;
• Gera o engajamento da empresa, já que sua exposição é em linguagem (número atingíveis) que todos conhecem e conseguem mensurar. Isso reduz custos indiretos da falta de direcionamento claro;
• Serve para qualquer tamanho de empresa, devido sua simplicidade de adoção.

O processo de orçamento, uma vez adotado deve sempre evoluir de acordo com as necessidades da empresa, que o próprio processo exigirá, garantindo uma maturidade constante da empresa a processos financeiros.

4. Limitação de um Orçamento Empresarial

Bem, mas se tem tantos benefícios assim, por que eu ainda não uso? É preciso calma, pois como qualquer processo, além de benefícios, existem limitações que interferem no seu funcionamento e performance.

Iremos observar que muitas das limitações decorrem da falta de cultura orçamentária da empresa, por isso é tão importante contar com um parceiro para “transferir” parte desta cultura. Vamos ver as limitações.

• Variações orçamentárias de acordo com as estimativas adotadas, que devem ser bem registradas para em caso de variação serem corrigidas e não gerarem descredito do processo;
• Inflexibilidade e Ajustes demorados, que podem provocar distorções das previsões e projetamentos.
• Custo de implementação e operacionalização, que dependendo de uma estrutura não preparada pode ser alta, mais com o parceiro e ferramentas adequadas podem ser minimizados.
• Ajustes antiéticos, para encobrir ineficiências e bater metas, que pode ser resolvido com uma estrutura de governança externa.

A maior parte das limitações podem ser resolvidas com uma estrutura externa desenvolvida por um parceiro experiente. Vamos voltar esse tema para facilitar a adoção do Orçamento no item 7 do texto.

5. Como implementar um Orçamento Empresarial em sua PME

Assim como qualquer processo que implemente em sua empresa, é sempre importante seguir certos procedimentos para facilitar a sua adoção plena. Vamos ver um passo a passo que sugerimos:

a) Verifique a estrutura e condições prévias

Antes de implementar, é importante verificar se existem algumas condições prévias que facilitarão este processo.

• Informações financeiras históricas

Verifique se sua empresa tem informações históricas, como a média de vendas de anos anteriores, histórico de lucros, informações de tributação, e a sazonalidade de vendas e custos.

• Existência de um plano estratégico de futuro

A realização de um Orçamento Financeiro pressupõe que a empresa tenha um plano estratégico físico a ser cumprido. Verifique se há, se não foi feito é importante que pense nesta questão.

Saiba mais sobre Planejamento Estratégico para PMEs clicando aqui. 

• Plano de Contas Financeiro

Verificar se as informações financeiras estão organizadas através de um Plano de Contas organizado e adequado para a sua empresa.

Normalmente, as informações estão organizados nos Balanços e DRE’s entregues pela contabilidade da empresa.

• Definições de áreas e estruturas de custos e lucros

No orçamento existem “quebras” de informação além das contas,  como categorias de produtos, canais de distribuição, e centros de lucros e custos. Verifique se já existem estas definições pela empresa.

• Líderes alinhados com a adoção do Orçamento

Para adoção plena é preciso que os líderes da empresa estejam alinhados com a adoção e continuidade do planejamento estratégico. Se não estiverem, vale a pena dar um passo atrás e fazer isso, são eles que permitirão dar continuidade a sua adoção.

• Ferramenta para a execução

Verifique se o ERP que a empresa usa possui um módulo de orçamento ou ainda se ele integra a alguma ferramenta de mercado para integrar dados. Isso facilitará a atualização periódica do realizado.

b) Monte um Plano Estratégico e desdobre em métricas financeiras

O Orçamento Empresarial deve ser um desdobramento com métricas financeiras então é importante ter um Plano Físico do onde se espera chegar.

Faça um planejamento estratégico de sua empresa e transforme os objetivos em grandes métricas, como vendas e lucratividade esperada.

c) Construa o Orçamento Financeiro

O Orçamento é justamente o desdobramento do Plano em métricas financeiras.

Inicie pelas metas de vendas e quebras delas em linhas/grupos de produtos e serviços, canais de distribuição como lojas físicas, representantes, tipo de consumidor.

Levante os custos e despesas e projete de acordo com as vendas esperadas. Desta forma você terá a sua Margem de Contribuição.

Defina os investimentos e o orçamento de Pessoal para o atendimento de suas necessidades, não se esquecendo de incluir os encargos sociais para o pessoal esperado e por fim os impostos aplicáveis ao plano.

Neste ponto, ter o auxílio do seu contador será imprescindível. É muito bom ter um contador parceiro próximo, que esteja junto na construção do seu Orçamento Financeiro.

d) Faça projeções e simulações para o Período

Após ter o plano base, chega a hora de projetar cenários otimistas e pessimistas para entender como a empresa pode se comportar ou estimular uma performance maior.

O comportamento de custos e despesas de capital e pessoal devem estar alinhadas às vendas, para realmente você entender se nos cenários você terá lucro ou prejuízo e saber o que fazer em cada situação.

A saída das simulações devem ser sempre pelo DRE e Fluxo de Caixa em conjunto para entender lucratividade e necessidade de recursos.

e) Acompanhem os resultados realizados

Fazer as projeções futuras é somente um dos passos. É importante comparar o realizado e principalmente analisar e realimentar a estratégia.

Por isso, defina rituais de avaliação com a sua equipe e líderes. É importante compartilhar os resultados com a equipe para alcançar melhores resultados futuros. É importante que esse esforço esteja ligada às métricas, como por exemplo as métricas de OKR da empresa. Saiba mais no nosso artigo OKR – O que é, como usar e ajudar as metas na sua Empresa.

6. Orçamento Empresarial por tamanho de empresa

Como mencionado, o Orçamento é uma ferramenta simples e deve ser amplamente utilizado por qualquer tipo de empresa, para cada tamanho ela poderá ter benefícios diferentes. Vejamos exemplos disso:

a) Adoção por Pequenas e Micro Empresas

O início de uma empresa ou startup é sempre bastante complicado, pois falta “equipe” e é um ambiente onde existem muitas prioridades e mudanças constantes.

O método tradicional para resolver isso é muito a tentativa e erro, assim, se aprende e se evolui. O problema é que um erro pode custar muitos esforços e ainda demorar mais para estabilizar a operação.

O Orçamento Empresarial pode direcionar os esforços e deve ser priorizado para alcançar o resultado esperado.

b) Adoção por Empresas Médias

As médias empresas têm como características já estarem estabelecidas no mercado, porém, ainda não possuem uma estrutura consistente de caixa.

Aqui custa muito caro errar, pois pode prejudicar a condição de caixa e a estrutura operacional.

O Orçamento Financeiro cabe muito bem para conseguir direcionar a performance. É um momento muito propício para a utilizar a ferramenta.

c) Adoção por Grandes Empresas

Esse é um processo comum nas grandes empresas e é impensável não utilizar. A estrutura começa a pesar e as mudanças são mais difíceis de ocorrer. Por isso é importante ter para um direcionamento adequado do médio e longo prazos.

7. Como facilitar a adoção e a manutenção do Orçamento Empresarial

Já observamos no texto o quão importante é ter os líderes alinhados com o processo, agora chega o momento de falarmos sobre como facilitar a sua operacionalização.

Sabemos o quanto isso é importante, pois muitos deixam de realizar devido o processo operacional de um orçamento.

Seguem as dicas que vão permitir que isso ocorra mesmo em pequenas empresas que não possuem gente dedicada.

a) Tenha informações Contábeis e Financeiras Organizadas

Isso é essencial para não se perder o timing das análises. Nas PME’s é comum que a Contabilidade seja terceirizada, mas pense em ter parceiros que possuam a integração com o seu Financeiro.

Clique aqui e saiba mais sobre as vantagens de ter a Contabilidade e processos Financeiros integrados.

b) Obtenha uma ferramenta tecnológica para facilitar

Em muitas empresas, todas as análises ocorrem juntando as informações em Excel. Nada contra as planilhas, porém isso acontece bem com muito esforço de pessoas.

Uma PME não se pode dar ao luxo de ter pessoas cuidando somente disso, não é mesmo?

Então verifique se o ERP utilizado facilita o orçamento ou verifique ferramentas de mercado para realizar o processo.

c) Tenha um parceiro e terceirize todo o processo

Por fim, caso seja complicado alocar equipe, uma solução adequada é terceirizar o processo contábil, financeiro e de orçamento com um parceiro.

Isso deixará somente a análise por conta dos líderes da empresa.

Além disso, deixar os três processos com um único parceiro permitirá organizar melhor as informações e ganhar produtividade.

A Capital Social é um Escritório de Contabilidade e Gestão que permite a terceirização de todo o processo pelo nosso BPO. Além disso atuamos com parceiros tecnológicos para que a entrega de informação para os Empreendedores ocorra de forma constante e como resultado das entregas operacionais. Saiba mais sobre esse serviço, nos envie uma mensagem.

Conclusão

Para ter um processo de planejamento consistente é necessário ter um Orçamento Empresarial. Ele permitirá a empresa ter visibilidade do seu futuro e ter metas e métricas financeiras para acompanhamento. Além disso, é uma excelente ferramenta para alinhar toda a equipe de trabalho.

De fácil adoção, é essencial que os líderes da empresa estejam alinhados com a ferramenta e metas. Ela pode ser adotada por empresas de vários tamanhos, embora o esforço de cada uma seja direcionado para um foco em particular.

Ter ferramentas tecnológicas e um parceiro que possa operacionalizar o acompanhamento pode ser essencial para facilitar a vida do empreendedor na tomada de decisão à partir de uma análise de informações claras.

E na sua empresa? Já é utilizado um orçamento empresarial? Pretende implementar? Conte para a gente!