Rotinas e obrigações de uma empresa: O que você precisa saber para não se perder e fazer seu negócio dar certo

Você conhece todas as rotinas e obrigações de uma empresa?

Diferentemente de ser funcionário, onde as suas responsabilidades estão bem estabelecidas, ao abrir um negócio nos deparamos com uma série de rotinas e obrigações essenciais para a manutenção de um negócio.

E eu não estou falando somente do pagamento de impostos, mas existem aquelas que são essenciais para a própria gestão da empresa.

Primeira obrigação de uma empresa: estar legalmente constituída

Muitas vezes eu me deparo com a seguinte situação: Efetuo um compra, peço a nota fiscal (com CPF para receber os créditos da nota fiscal paulista) e o vendedor me diz que ainda não possui uma empresa aberta.

Abrir uma empresa é o primeiro passo a ser realizado quando se tem um negócio, e é preciso muita atenção para fazer da maneira correta.

É necessário definir o tipo societário e fazer os registros em todos os órgãos.

Muitas vezes na pressa de começar a operar, somente é realizado o cadastro na Junta Comercial, Receita Federal, no Estado e na Prefeitura, tendo acesso a emissão de notas fiscais e esquecendo os outros.

Por exemplo, nós da Capital Social, ainda vamos na Caixa Econômica o no INSS ajustar o cadastro da empresa e fazemos o enquadramento sindical, garantindo realmente a total regularidade de funcionamento da empresa.

Neste processo outras coisas são importantes que listo a seguir:

Definir a atividade econômica correta da empresa

Alguns impostos são definidos pela atividade econômica, e por isso é preciso muita atenção.

Um exemplo muito comum é a pessoa prestar serviços de treinamento e emitir notas fiscais de consultoria, pagando dessa forma, uma alíquota maior de ISS ou da DAS do Simples Nacional.

Por isso é preciso entender todas as atividades finais da empresa e definir corretamente o código de CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), evitando assim pagar um imposto maior ou indevido.

Emissão das Notas Fiscais

Emitir notas fiscais na venda de produtos ou na prestação de serviço é obrigatório a todos, exceto ao MEI quando este vender para uma pessoa física.

Ter o cuidado para emitir corretamente também é essencial. Essa atividade pode gerar, assim como no tópico anterior, obrigações adicionais ou o pagamento de tributos indevidos.

Definição do enquadramento tributário

Neste ponto, é importante avaliar o quanto a empresa pagará de impostos em cada enquadramento e o quanto isto adicionará de complexidade/custo na operação da empresa.

Digo isso pois, muitas vezes a economia com determinado imposto se anula com os custos de controles adicionais ou com a compra de um sistemas para garantir as obrigações deste enquadramento mais econômico, porém, mais complexo.

Recomendo para você:E-book Passo a Passo – Da Abertura ao Sucesso da sua Empres

Obrigações Fiscais

Feito a abertura e o enquadramento tributário da empresa chega a hora de entregar as obrigações fiscais de uma empresa.

Podemos separa-las em duas categorias, que são o pagamento de impostos e a entrega de obrigações acessórias.

Pagamento de Impostos

Aqui não há muito segredo, se sua empresa for do Simples Nacional ela pagará uma Guia chamada DAS que engloba diversos impostos.

Já se ela for do Lucro Presumido ou do Lucro Real, terá que pagar guias de acordo com os tributos de forma individualizada.

A dica aqui é a seguinte: Confira se o seu Banco tem convenio para receber as Guias de todos os tributos que sua empresa paga.

Em alguns casos, há Bancos que não estão aptos a receber por exemplo uma Guia Estadual ou Municipal e isso gera muitos transtornos para a sua empresa, como ter que ir pagar na “boca do caixa” ao invés de utilizar o internet banking.

Declarações Acessórias Fiscais

As obrigações acessórias, são as informações fiscais do seu negócio que são transmitidas para o governo, a fim de atestar as apurações de impostos e demais obrigações realizadas.

Embora queremos acreditar que exista um esforço do Governo para simplificar essas obrigações, já que essa burocracia aumenta ainda mais o Custo Brasil, elas são inúmeras, e aqui você precisará de ajuda com certeza.

As principais obrigações existentes são:

• Apuração da DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
• SPED Fiscal ICMS/IPI
• SPED Contribuições
• Escrituração Contábil e Fiscal
• GIAS (Guia de Informação e Apuração do ICMS)
• DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
• Escrituração das Notas como Tomador de Serviços

Essas são somente as principais, pois não para por aqui.

O importantes destas várias obrigações é que em muitas a informação é a mesma, ou muito semelhante. Então é necessário ter um bom controle para que nos cruzamentos fiscais não exista divergências entre as obrigações.

Essa atividade é crítica e precisa ser realizada por especialistas.

Recomendo para você: E-book – Planejamento Tributário ao Alcance de Todos

Obrigações trabalhistas

É comum ouvir a seguinte pergunta quando falamos deste assunto para um empreendedor que está iniciando um negócio.

Eu ainda não tenho funcionários, existem obrigações trabalhistas no meu negócio?

A resposta é sim, mesmo que você não tenha funcionários, e ainda que, não retire pró-labore, que é o salário do sócio, terá obrigações trabalhistas a entregar sob pena de multa.

Pró-labore, o salário do sócio

A primeira questão trabalhista de uma nova empresa é a definição do salário do sócio. Isso pode ser iniciando ainda no contrato social dependendo da forma como ele foi escrito.

Normalmente recomendamos, somente prever a possibilidade de pagamento no Contrato Social, pois se ele for instituído neste documento e a empresa não pagar, pode gerar problemas futuros.

Saiba mais sobre os rendimentos de um sócio: Imposto de Renda: Distribuição de Lucro, Pró-labore e Receita de Alugueis

Sobre o valor pago ao sócio, deve ser retido o percentual de 11% referente ao INSS e ser informado junto com as obrigações acessórias dos demais funcionários.

Admissão e Demissão de Funcionários

Na contratação e demissão de funcionários, deve se atentar aos procedimentos exigidos pela Legislação Trabalhistas.

Entre eles podemos destacar, a realizar dos exames admissionais e demissionais.

Faze-los pressupõem que a empresa já os relatórios de PPRA (Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional).

Estes dois programas são obrigatórios, e com o advento do ESocial não será mais possível não te-los, já que a fiscalização será de forma eletrônica.

Saiba mais sobre PPRA e PCMSO: PCMSO e PPRA: o que são e para que servem?

Além disto, deve-se, assinar um contrato de trabalho, atualizar a carteira de trabalho, e realizar as homologações no caso da demissão.

Pagamento de Obrigações Sociais e Salários

Assim como nas obrigações fiscais aonde há o pagamento dos impostos, nas obrigações trabalhistas há o pagamento das guias sociais, com o valor de INSS e de FGTS.

No caso do INSS, a guia é composta de retenções sobre a folha de pagamento e valores referente as contribuições patronais e terceiros.

Em alguns casos, como nas empresas optantes pelo Simples Nacional ou empresas optantes pela Desoneração da Folha, a parte patronal é pago fora da Guia do INSS, e tem como base o faturamento.

Vale mencionar, que também é obrigação do empreendedor pagar os salários, lembrando que existem regras para o cálculo dele, como as que se referem ao 13º salário e as férias.

É importante ter feito o enquadramento sindical corretamente, e acompanhar as convenções de negociação coletiva entre sindicatos patronais e dos funcionários, a fim de seguir todas as regras estabelecidas.

A convenção coletiva tem força de normatização e se não seguidas podem gerar processos de ordem trabalhista.

Declarações Acessórias Trabalhistas

Na parte Trabalhista, assim como na parte Fiscal, existem a entrega de obrigações acessórias que servem de informações para o governo atestar a regularidade da empresa.

As principais atuais são;

• SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social)
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)

A DIRF acima listada, está repetida no texto, pois as retenções de imposto de renda podem atingir os funcionários e os demais serviços tomados, desta forma ela acaba sendo uma obrigação acessória ligada a área trabalhista e a área fiscal.

Como resultado da entrega da DIRF não podemos nos esquecer que existe o Informe de Rendimentos.

Este documento é entregue aos funcionário após a DIRF e serve para que se faça a Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física corretamente.

Recomendo para você: Planilha – Calculo dos Custos de Contratação

Obrigações contábeis

Na Contabilidade, temos uma situação interessante, pois podemos encarar ela de duas formas:

• Burocrática: Meramente para atender a necessidade do Fisco.
• Dinâmica: Atendendo o Fisco, e também as necessidades da empresa, dos seus sócios e mais usuários das informações.

É claro que eu prefiro a segunda forma, manter a contabilidade em ordem pode gerar diversos benefícios para a empresa, tais como;

• Manter o controle da situação econômica e financeira da empresa.
• Ter Lucros Isentos de Imposto de Renda na Pessoa Física dos Sócios
• Ser um instrumento para planejamento e gestão.

Com relação as obrigações, o Livro Diário é um documento obrigatório para todas as empresas, e recentemente tivemos uma boa notícia.

As empresas que entregam o SPED Contábil não necessitam registrar os seus livros na Junta Comercial e podem mantê-los em formato digital.

Isso foi uma excelente iniciativa de redução da burocracia e de compromisso com o meio ambiente com a redução de papel impresso.

Recomendo para você: Texto – 8 motivos para você contratar um contador para sua empresa.

Rotinas financeiras

Eu não consigo ver nenhuma empresa de sucesso sem a manutenção de uma boa rotina financeira.

Ela é essencial para definir o futuro do empreendimento, afinal se você não sabe quanto gasta mensalmente ou se há recursos para pagamento a empresa não irá para frente.

As principais rotinas que posso listar são;

Controle de Despesas e Receitas com conciliação bancária

Esse é o primeiro passo em uma gestão financeira. Eu diria que qualquer outra coisa que você pretenda fazer com o tema financeiro, se este não for bem feito, você não conseguirá avançar.

Existem várias formas de fazer esse controle, e a única que não recomendo é a realizada em papel.

Veja, você escreveu no papel e não poderá recuperar as informações para fazer uma análise, ou simular projeções… não é possível não é mesmo?

Então, o controle no papel serviu apenas para tomar o seu tempo. Precisamos analisar para nos aprofundar nos benefícios do controle.

Seja no Excel ou em um sistema, faça bem feito, categorizando corretamente e mantendo as informações de data.

E procure avaliar quais são as principais categorias em termos de volume financeiro e acompanhar a sua evolução no tempo. Isso servirá para que você possa tomar decisões.

Gestão de Contas a Pagar e Contas a Receber

Aqui está um grande segredo, cuidar do Contas a Pagar e do Contas a Receber da empresa.

Pois é aqui que a sua gestão pode influenciar para se ter um caixa saudável.

Imagine a situação de uma inadimplência massificada sem nenhuma processo de cobrança estabelecido, com certeza o seu caixa irá sentir e você não terá recursos para pagamento de contas.

Agora, pense na falta de controle das contas a pagar. Duas situações podem ocorrer, você pagar contas com atraso, com juros ou ainda ter que fazer um pagamento superior ao que seu caixa suporta.

Nas finanças, essas três rotinas são essenciais, e a partir delas você poderá evoluir o processo financeiro e ter mais controle.

Recomendo para você: Texto – A importância da conciliação bancária para sua empresa

Rotinas operacionais

Destas rotinas com certeza você entende não é mesmo, afinal você abriu a empresa no ramo que conhece e tem experiência.

Mas quero destacar duas coisas nas quais você não pode descuidar.

Precificação dos Serviços e Produtos

Saber por quanto você deve vender o produto e serviço é essencial, pois ele que determinará se você poderá pagar as suas despesas e ainda ter um lucro no final.

Não confie em determinar os preços observando somente os preços do mercado.

Faça contas, entenda seus custos e veja se você consegue ser mais eficiente do que a concorrência.

Saiba mais sobre precificação de serviços: Como precificar meus serviços?

Controle de Estoque

Esse é um outro tema de atenção, por dois motivos;

• Influencia no Caixa da Empresa
• Existem obrigações atreladas ao seu controle

Isso mesmo, existe a obrigação anual do Livro de Inventário que está bastante relacionada ao controle de Estoque, isso sem falar no SPED Fiscal que a partir da entrada em vigor do bloco K, exigirá a transmissão das informações do estoque.

E como isso influência nas finanças, pois mercadoria parada, gera custos de armazenamento e não se transforma em dinheiro, piorando a situação do seu Capital de Giro.

Recomendo para você: Texto – Capital de Giro: O que é e como calcular

Ufa, muita coisa não? E olha que eu tentei resumir bastante as obrigações, somente para te dar ciência. Aqui sempre vale a dica, ter a ajuda é essencial e nada como contar com um escritório de contabilidade atento a isso para te ajudar a fazer seu negócio deslanchar.

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